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Die Beschaffung ist der strategische Prozess der Beschaffung von Waren, Dienstleistungen oder Rohstoffen, die eine Organisation für ihren Betrieb und zur Erreichung ihrer Ziele benötigt. Er umfasst die sorgfältige Auswahl, Verhandlung und Verwaltung von Lieferanten, um die beste Qualität, Kosteneffizienz und rechtzeitige Verfügbarkeit von Ressourcen zu gewährleisten.

Zu den wichtigsten Aspekten des Beschaffungsprozesses gehören:

• Beschaffungsstrategie: Unternehmen entwickeln Beschaffungsstrategien, die festlegen, wie und wo sie die benötigten Waren und Dienstleistungen erwerben. Diese Strategie berücksichtigt Faktoren wie Kosten, Qualität, Lieferantenbeziehungen und Markttrends.
• Auswahl der Lieferanten: Beschaffungsexperten bewerten und wählen Lieferanten anhand von Kriterien wie Preis, Zuverlässigkeit, Qualität, Kapazität und Übereinstimmung mit den Werten und Zielen des Unternehmens aus.
• Verhandlung: Bei Verhandlungen mit Lieferanten geht es darum, Vereinbarungen über Bedingungen, Preise, Liefertermine und andere Konditionen zu treffen, die für beide Seiten von Vorteil sind.
• Vertragsmanagement: Häufig werden formelle Verträge abgeschlossen, um die Bedingungen der Lieferantenbeziehung zu umreißen, einschließlich Erwartungen, Leistungskennzahlen und Streitbeilegungsmechanismen.
• Auftragserteilung: Sobald die Lieferanten ausgewählt sind, werden Bestellungen aufgegeben, in denen die Einzelheiten der Bestellung, die Menge, der Preis und der Lieferplan angegeben sind.
• Entgegennahme und Inspektion: Bei der Lieferung werden die erhaltenen Waren und Dienstleistungen geprüft, um sicherzustellen, dass sie die festgelegten Anforderungen und Qualitätsstandards erfüllen.
• Bearbeitung von Rechnungen: Rechnungen von Lieferanten werden bearbeitet und mit Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen, um Genauigkeit zu gewährleisten und Über- oder Unterfakturierung zu vermeiden.
• Management der Lieferantenbeziehungen: Die Aufrechterhaltung gesunder Lieferantenbeziehungen ist für den langfristigen Erfolg unerlässlich. Effektive Kommunikation, Feedback und Zusammenarbeit tragen zu gegenseitigem Wachstum und Wertschöpfung bei.
• Risikomanagement: Beschaffungsexperten überwachen die Risiken in der Lieferkette, z. B. Unterbrechungen, geopolitische Faktoren, Marktverschiebungen und regulatorische Änderungen, um die Kontinuität zu gewährleisten und potenzielle Probleme zu mindern.
• Ethische und nachhaltige Beschaffung: Unternehmen legen zunehmend Wert auf ethische und nachhaltige Beschaffungspraktiken und berücksichtigen bei der Auswahl von Lieferanten soziale, ökologische und ethische Faktoren.

Im modernen Beschaffungswesen werden häufig Technologien und Softwarelösungen eingesetzt, um Prozesse zu automatisieren, die Leistung von Lieferanten zu verfolgen, Daten zu analysieren und die Entscheidungsfindung zu verbessern. Durch die Optimierung der Beschaffungspraktiken können Unternehmen ihre Kosten kontrollieren, Risiken verwalten, die Qualität verbessern und sich einen Wettbewerbsvorteil auf ihren jeweiligen Märkten sichern.

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