Co vám váš fakturační operátor nechce prozradit

Ve většině případů potřebujete přístup k síti operátorů faktur, abyste mohli odesílat nebo přijímat elektronické faktury. Zde je vše, co potřebujete vědět o otevřených a uzavřených sítích elektronických faktur, jak vybrat síť pro vaši firmu a co vám tradiční operátoři sítí elektronických faktur nechtějí prozradit. 

Mnoho zemí a regionů má takzvanéoperátorské sítě provýměnu elektronických faktur a dalších transakčních dokumentů mezi společnostmi a organizacemi.

Sítě jsou v podstatě spolupráce – propojení – mezi poskytovateli služeb, které umožňují přístup k různým sítím elektronických faktur. Tyto společnosti se nazývajíprovozovatelé elektronických faktur, někdy takéVAN neboVAN (Value Added Networks).

Aby bylo možné odesílat elektronické faktury z jedné společnosti do jiné organizace, ať už lokálně nebo mezinárodně, musí se operátoři faktur odesílatele a příjemce spojit a obvykle nastavit konverzní skript, aby bylo možné elektronickou fakturu zpracovat v systému příjemce.

Kromě možnosti výměny elektronických dokumentů mohou zákazníci provozovatelů elektronické fakturace někdy využívat také další služby s přidanou hodnotou, jako jsou nástroje na podporu procesů účtování závazků, schvalovacího workflow a další.

Často se jedná o silný prodejní argument s výhodami pro zákazníky, jako je větší digitalizace, vyšší efektivita finančních procesů a menší dopad na životní prostředí.

Tradiční sítě provozovatelů fakturačních služeb lze charakterizovat jakouzavřené sítě. Systémje nastaven tak, že provozovatelé elektronických fakturačních služeb fungují jako zprostředkovatelé při výměně informací mezi svými zákazníky.

Tady je důvod: 

Pro odesílání a přijímání zpráv v rámci jakékoli sítě elektronických faktur musí mít odesílatel i příjemce elektronické faktury samostatně uzavřenou smlouvu s provozovatelem elektronických faktur.

V tradičních sítích musí operátoři fakturace spojující dva obchodní partnery komunikovat mezi sebou, aby nastavili propojení mezi svými příslušnými operátory. Často se jedná o časově náročný proces, který zahrnuje různé testy a ruční ověřování. Tento postup nakonec zvyšuje náklady pro zákazníky tradičních řešení elektronické fakturace.

Situace je podobná po celém světě. Vezměme si jako příklad Švédsko: Svefaktura je tradičně nejběžnějším formátem v rámci místní operátorské sítě ve Švédsku od jejího zavedení vládou v roce 2005.

13místnéčíslo GLNse běžně používá jako adresa schránky, adresa pro elektronické faktury specifická pro organizaci, která zavedla elektronickou fakturaci, tzv. identifikátor. 

Svefaktura je založena na UBL (Universal Business Language), což je rozšířený globální standard XML dat pro obchodní dokumenty. Existuje však řada dalších formátových standardů, které UBL používají nebo nepoužívají, například OIOUBL v Dánsku a Finvoice ve Finsku, abychom jmenovali alespoň některé. Datový formát a standard definují, jak by měla být elektronická faktura nastavena, například položky, informace v záhlaví a další. Pokud máte ERP nastavené na zpracování Svefaktury, nemůžete hladce spravovat OIOUBL a naopak.

V posledních několika letech se tradiční prostředí elektronické fakturace radikálně změnilo. 

V roce 2019 Peppol, otevřená síť pro výměnu elektronických dokumentů, výrazně zjednodušila elektronickou fakturaci pro všechny typy organizací a rychle se stala novým standardem. Zatímco snížené náklady a snadné použití přinesly výhody většině organizací, elektronická fakturace se stala zvláště dostupnou pro malé a střední podniky.

Peppol byl iniciován Evropskou komisí, především za účelem uspokojení globálních potřeb interoperability a efektivity v oblasti elektronické fakturace. Kromě Evropské unie se k němu neustále připojují nové země. Austrálie a Singapur jsou jen některé z nejnovějších uzlů.

Katalyzátorem nedávného vývoje je směrnice EU 2014/55/EU; celý veřejný sektor v Evropské unii je nyní povinen přijímat pouze elektronické faktury amusí být schopen přijímat faktury prostřednictvím sítě Peppol.

Regulační orgány v celé Evropě aktivně urychlují přechod na systém Peppol a otevřené sítě. Doporučení je jasné: přejděte na systém Peppol a informujte své zákazníky a dodavatele o nové rutině.

Ve Švédsku se DIGG, Švédská agentura pro digitální správu, a SFTI, společná iniciativa veřejného sektoru zabývající se digitalizací, která se zabývá standardem pro Svefaktura, rozhodly od 1. dubna 2021 definitivně ukončit podporu Svefaktura a doporučují přechod na Peppol jako formát elektronické faktury. Úřady v jiných zemích EU se ubírají stejným směrem se svými příslušnými místními sítěmi a formáty.

Peppol se od ostatních sítí liší tím, že je otevřenou sítí, která není závislá na interoperabilitě místních provozovatelů fakturačních systémů. 

Společnosti a organizace mohou rychle vyměňovat elektronické faktury a různé další elektronické dokumenty prostřednictvím svého identifikátoru účastníka Peppol, tzv. Peppol ID. K výměně nejsou zapotřebí žádné dohody s operátory, nastavení ani konverze. Jediné, co je potřeba, je přístup k přístupovému bodu certifikovanému Peppol. Faktury lze snadno vytvářet a přijímat v softwaru pro správu faktur, prostřednictvím integrace ERP nebo obojím.

Peppol je disruptivní na několika úrovních, což nemusí být nutně vítáno všemi aktéry.

Místní sítě provozovatelů faktur mají silnou motivaci prosazovat svůj specifický místní formát namísto Peppolu.

Důvod je čistě komerční – významné zdroje příjmů tradičních provozovatelů elektronických faktur pocházejí z udržování uzavřených sítí. V systému Peppol nejsou mezi odesílatelem a příjemcem ani provozovatelem vyžadovány žádné dohody. Jediné, co je potřeba, je adresa, Peppol ID, pro výměnu transakčních dokumentů. 

V rámci sítě Peppol nejsou mezi stranami účtovány žádné poplatky, ale provozovatelé a příjemci elektronických faktur Peppol si mohou navzájem účtovat poplatky v souladu s předpisy EU.

Uživatelé služby Qvaliasemohouzdarma zaregistrovata během několika minut si zřídit jednu nebo více adres. Odesílání a přijímání elektronických faktur je rovněž zdarma.

Ve srovnání se starou strukturou lokální sítě představuje Peppol velký pokrok a dobrou zprávu pro společnosti, které chtějí pokročit v digitální transformaci.