Čo vám váš fakturačný operátor nechce prezradiť

Vo väčšine prípadov potrebujete prístup k sieti prevádzkovateľov faktúr, aby ste mohli odosielať alebo prijímať elektronické faktúry. Tu je všetko, čo potrebujete vedieť o otvorených a uzavretých sieťach elektronických faktúr, ako vybrať sieť pre svoju firmu a čo tradiční prevádzkovatelia sietí elektronických faktúr nechcú, aby ste vedeli. 

Mnohé krajiny a regióny disponujú takzvanýmioperátorskými sieťami navýmenu elektronických faktúr a iných transakčných dokumentov medzi spoločnosťami a organizáciami.

Siete sú v podstate spoluprácou – prepojením – medzi poskytovateľmi služieb, ktoré umožňujú prístup k rôznym sieťam elektronických faktúr. Tieto spoločnosti sa nazývajúprevádzkovatelia elektronických faktúr alebo niekedyVAN aleboVAN (Value Added Networks).

Na zasielanie elektronických faktúr z jednej spoločnosti do inej organizácie, lokálne alebo medzinárodne, sa musia prevádzkovatelia faktúr odosielateľov a príjemcov skontaktovať a zvyčajne nastaviť konverzný skript, aby bola elektronická faktúra spravovateľná v systéme príjemcu.

Okrem možnosti výmeny elektronických dokumentov môžu zákazníci prevádzkovateľov elektronických faktúr niekedy využívať aj ďalšie služby s pridanou hodnotou, ako napríklad nástroje na podporu procesov účtovania záväzkov, schvaľovacieho pracovného toku a ďalšie.

Často ide o silný predajný argument s výhodami pre zákazníkov, ako je zvýšená digitalizácia, zvýšená efektívnosť finančných procesov a znížený vplyv na životné prostredie.

Tradičné siete prevádzkovateľov faktúr možno charakterizovať akouzavreté siete. Systémje nastavený tak, že prevádzkovatelia elektronických faktúr sú sprostredkovateľmi v komunikácii medzi svojimi zákazníkmi.

Tu je dôvod: 

Na odosielanie a prijímanie správ v rámci akejkoľvek siete elektronických faktúr musia odosielateľ aj príjemca elektronických faktúr mať samostatnú zmluvu s prevádzkovateľom elektronických faktúr.

V tradičných sieťach musia prevádzkovatelia faktúr spájajúci dvoch obchodných partnerov komunikovať, aby mohli nastaviť vzájomné prepojenie medzi svojimi prevádzkovateľmi. Ide často o časovo náročný proces, ktorý zahŕňa rôzne testy a ručné overovania. V konečnom dôsledku tento postup zvyšuje náklady pre zákazníkov tradičných riešení prevádzkovateľov elektronických faktúr.

Situácia bola podobná po celom svete. Ako príklad si vezmime Švédsko: Svefaktura je tradične najbežnejším formátom v rámci miestnej operátorskej siete vo Švédsku od jej zavedenia vládou v roku 2005.

13-miestnečíslo GLNsa bežne používa ako adresa doručenej pošty, adresa pre elektronické faktúry špecifická pre organizáciu pre spoločnosť alebo organizáciu, ktorá zaviedla elektronické fakturovanie, nazývaná identifikátor. 

Svefaktura je založená na UBL (Universal Business Language), široko používanom globálnom štandarde XML pre obchodné dokumenty. Existuje však mnoho ďalších formátových štandardov, ktoré používajú alebo nepoužívajú UBL, napríklad OIOUBL v Dánsku a Finvoice vo Fínsku, aby sme spomenuli aspoň niektoré. Formát a štandard údajov definujú, ako by mala byť elektronická faktúra nastavená, napríklad položky, informácie v hlavičke a ďalšie. Ak máte ERP nastavené na spracovanie Svefaktury, nemôžete bezproblémovo spravovať OIOUBL a naopak.

V posledných rokoch sa tradičné prostredie elektronických faktúr radikálne zmenilo. 

V roku 2019 Peppol, otvorená sieť na výmenu elektronických dokumentov, výrazne zjednodušila elektronickú fakturáciu pre všetky typy organizácií a rýchlo sa stala novým štandardom. Znížené náklady a jednoduchosť používania priniesli výhody väčšine organizácií, ale elektronická fakturácia sa stala obzvlášť dostupnou pre malé a stredné podniky.

Peppol bol iniciovaný Európskou komisiou, predovšetkým s cieľom uspokojiť globálne potreby interoperability a efektívnosti v oblasti elektronickej fakturácie. Okrem Európskej únie sa neustále pripájajú nové krajiny. Austrália a Singapur sú len niektoré z najnovších uzlov.

Katalyzátorom nedávneho vývoja je smernica EÚ 2014/55/EÚ; celý verejný sektor v rámci Európskej únie je teraz povinný prijímať iba elektronické faktúry amusí byť schopný prijímať faktúry prostredníctvom siete Peppol.

Regulačné orgány v celej Európe aktívne podporujú prechod na systém Peppol a otvorené siete. Odporúčanie je jasné: prejdite na systém Peppol a informujte svojich zákazníkov a dodávateľov o novej rutine.

Vo Švédsku sa DIGG, Švédska agentúra pre digitálnu správu, a SFTI, spoločná iniciatíva verejného sektora zaoberajúca sa digitalizáciou, ktorá spravuje štandard pre Svefaktura, rozhodli definitívne ukončiť podporu Svefaktura od 1. apríla 2021 a odporúčajú prechod na Peppol ako formát elektronickej faktúry. Orgány v iných krajinách EÚ sa uberajú rovnakým smerom so svojimi príslušnými miestnymi sieťami a formátmi.

Peppol sa od ostatných sietí líši tým, že je otvorenou sieťou, ktorá nie je závislá od interoperability miestnych prevádzkovateľov faktúr. 

Spoločnosti a organizácie môžu rýchlo vymieňať elektronické faktúry a rôzne iné elektronické dokumenty prostredníctvom svojho identifikátora účastníka Peppol, nazývaného Peppol ID. Na výmenu nie sú potrebné žiadne dohody s operátormi, nastavenia ani konverzie. Jediné, čo je potrebné, je prístup k prístupovému bodu certifikovanému Peppol. Faktúry možno ľahko vytvárať a prijímať v softvéri na správu faktúr, prostredníctvom integrácie ERP alebo oboma spôsobmi.

Peppol je na viacerých úrovniach revolučný, čo nie všetci aktéri nutne vítajú.

Miestne siete prevádzkovateľov faktúr majú silné motivácie presadzovať svoj špecifický miestny formát namiesto Peppol.

Dôvod je čisto komerčný – významné zdroje príjmov tradičných prevádzkovateľov elektronických faktúr pochádzajú z udržiavania uzavretých sietí. V systéme Peppol nie sú potrebné žiadne dohody medzi odosielateľom a príjemcom alebo prevádzkovateľom. Jediné, čo je potrebné, je adresa, Peppol ID, na výmenu transakčných dokumentov. 

V rámci siete Peppol sa medzi stranami neúčtujú žiadne poplatky, ale prevádzkovatelia a príjemcovia elektronických faktúr Peppol si môžu navzájom účtovať poplatky v súlade s nariadeniami EÚ.

Používatelia služby Qvaliasamôžuzaregistrovať zadarmoa do niekoľkých minút zaregistrovať jednu alebo viac adries. Posielanie a prijímanie elektronických faktúr je tiež bezplatné.

V porovnaní so starou štruktúrou lokálnej siete je Peppol veľkým krokom vpred a dobrou správou pre spoločnosti, ktoré sa snažia posunúť svoju digitálnu transformáciu ďalej.