Så får du AI att fungera på ekonomiavdelningen

Artificiell intelligens förändrar hur ekonomiavdelningar arbetar — men många företag riskerar att börja i fel ände. Fokus hamnar ofta på den senaste tekniken, som kraftfulla språkmodeller (LLM) eller avancerade algoritmer. Men dessa verktyg är bara så effektiva som den data de bygger på.

Med andra ord: du kan inte bra AI med dålig data.

Utmaningen: Dålig data in, dåligt resultat ut

AI-algoritmer — oavsett om det gäller generativa modeller, prediktiv analys eller regelbaserad automation — är inte intelligenta i sig själva. De kräver stora mängder strukturerad, konsekvent och tillförlitlig data för att fungera. Saknas det, spelar det ingen roll hur avancerade verktygen är – de levererar inte relevanta resultat.

Inom ekonomi är utmaningen särskilt tydlig. Organisationer hanterar enorma datamängder via fakturor, ordrar, bokföringsposter och masterdata. Men mycket av denna information är instängd i ostrukturerade format – PDF:er, utskrifter, skannade dokument eller e-post – vilket gör den svår att använda i AI- och automationssammanhang.

Strukturerad och ostrukturerad data – en snabb introduktion

Strukturerad data är maskinläsbar och konsekvent formaterad – precis som i ett kalkylark eller en databas. Den möjliggör snabb och korrekt bearbetning och fungerar både för traditionell automation och avancerade AI-modeller.

Exempel:

Radnivåer på fakturor
Leverantörs- och kundregister
Inköpsordrar och referenser
Bokföringsdimensioner
Betalkonton och momsregistreringsnummer

Ostrukturerad data, däremot, saknar standardiserad struktur. Den är svår för algoritmer att tolka utan manuell bearbetning eller förbehandling. Några vanliga exempel i ekonomiflöden är:

PDF-fakturor och utskrivna beställningar
Avtal och kontrakt
E-post eller fritextfält
Processbeskrivningar

Denna typ av data är inte värdelös – men i AI-sammanhang är den ett hinder. Om kärndata i din ekonomi finns i ostrukturerade format, begränsas möjligheten till automation och maskininlärning kraftigt.

Från ostrukturerad till strukturerad data

För att bygga smarta ekonomiprocesser måste organisationer konvertera ostrukturerad data till strukturerat format – eller ännu bättre, fånga den strukturerad från början. Det innebär:

Digitalisering av inkommande dokument
Användning av standardiserade affärsmeddelanden (t.ex. Peppol)
Normalisering och klassificering med hjälp av AI-baserade extraktions- och valideringsverktyg

Utan dessa steg går värdefull tid åt till manuell granskning och korrigering, vilket motverkar vinsterna med AI.

Grunden för AI: kvalitet, mängd och mångfald

AI av hög kvalitet kräver inte bara mer data – det kräver rätt data:

Kvalitet – Är datan korrekt, fullständig, konsekvent och aktuell?
Mängd – Har ni tillräckligt med relevant data för att träna eller finjustera modeller?
Mångfald – Speglar datan hela bredden av transaktionstyper, affärspartners och format?

För att lyckas krävs ett robust datahanteringsupplägg – där silos bryts ner, konsistens säkerställs över system och hela transaktionsflödet blir synligt och tillgängligt.

Behandla data som en strategisk tillgång

Ekonomiteam ansvarar redan för affärskritiska resurser – budgetar, kassaflöden, risker. Nu behöver data hanteras som en lika viktig tillgång. Det innebär att:

Investera i verktyg och processer som säkerställer datakvalitet
Möjliggöra åtkomst till data i realtid och berika den vid behov
Stödja kontinuerlig träning och förbättring av AI-algoritmer

En bra startpunkt är att reflektera över dessa frågor – svaren visar hur redo ni är att dra nytta av AI i praktiken, inte bara i pilotprojekt:

Fångas vår data i strukturerat, maskinläsbart format?
Förlorar vi värde på grund av silos eller duplicering?
Har vi arbetsflöden för att klassificera och validera data för AI-användning?

Gör dig AI-redo – och få det att fungera

Data driver framtidens ekonomiarbete. Genom att bygga en stabil grund redan idag förbättrar ni inte bara effektiviteten – ni skapar ett försprång i en AI-driven verklighet.

På Qvalia hjälper vi företag att frigöra värdet i sina transaktionsdata. Vår plattform är skapad för att integreras med era befintliga processer, digitalisera hanteringen av affärsmeddelanden, extrahera och strukturera information – oavsett källa – och framtidssäkra er ekonomifunktion.

Kontakta oss för att komma igång – eller läs mer om hur du tar nästa steg.