Hvilke endringer i leverandørgjeld
Leverandørfakturaer kommer ofte inn gjennom flere kanaler og trenger manuelle kontroller, koding og påminnelser. Qvalia samler arbeidet i én flyt, slik at teamet ditt kan fokusere på unntakene i stedet for å flytte fakturaer fremover manuelt.
Mottak
Hver leverandørfaktura i én innboks
Peppol e-fakturaer, EDI-meldinger og PDF-fakturaer ankommer samme sted. PDF-fakturaer registreres med toppdata og fakturalinjer.
Kontroll og koding
Avvik holdt, kontoer foreslått
Fakturareglene dine kontrollerer hver faktura og setter avvik i karantene med den viste årsaken. Hver linje får en foreslått konto basert på bokføringshistorikken din.
Godkjenning
Godkjenning i nettappen eller på telefonen
Godkjennere får et varsel når en faktura venter. Hver handling registreres på fakturaen, slik at du kan se hvem som godkjente hva og når.
Hvordan en leverandørfaktura går gjennom Qvalia
- Motta. Peppol e-fakturaer, EDI-meldinger og PDF-fakturaer kommer i samme innboks. PDF-fakturaer registreres med faktura-OCR .
- Sjekk. Fakturaregler sjekker hver faktura. Fakturaer som ikke oppfyller dem venter i karantene med den angitte årsaken.
- Kode. Qvalia gir forslag til kontering for hver linje, basert på hvordan teamet ditt har kontert lignende fakturaer.
- Godkjenn. Godkjenningsarbeidsflyten sender fakturaen til de riktige godkjennerne etter rolle og beløp.
- Godkjente fakturaer sendes til ERP-systemet ditt via en koblingsapp , API-et eller SFTP.
Godkjennere kan godkjenne fra telefonen sin
Qvalia-appen for iPhone og Android har samme fakturaer, godkjenningshierarki og kontroller som nettappen. Godkjennere får et push-varsel når en faktura venter på dem.
- Godkjenn, signer, tildel på nytt, hold tilbake eller avvis en faktura
- Kommenter og følg hele tidslinjen for handlinger
- Åpne den originale fakturaen og leverandørdetaljene
Følg forbruket ned til fakturalinjen
Hver faktura er strukturert på linjenivå, slik at finans og innkjøp kan følge forbruket i Qvalia uten å bygge sine egne rapporter.
- Forbruk per leverandør, kategori og produkt
- Trender og prisavvik over tid
- Linjeelementdata til ditt eget BI-verktøy via API eller CSV
Fungerer med ERP-systemet ditt og leverandørene dine
Qvalia kobler seg til regnskapssystemet du allerede bruker. Leverandørene dine sender Peppol e-fakturaer, EDI- eller PDF-fakturaer, og alle ender opp i samme flyt.
- Koblingsapper for Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero, Procountor og andre systemer
- REST API og SFTP for andre ERP-systemer
- Peppol e-fakturaer mottatt gjennom Qvalias sertifiserte Peppol aksesspunkt
- Leverandørregistre utfylt fra selskapsregistre med masterdata
Den samme fakturaen for teamet ditt og systemene dine
Hver leverandørfaktura blir strukturerte data i Qvalia. PDF-fakturaer registreres også med toppdata og fakturalinjer. Teamet ditt ser detaljene og fakturastatusen i webappen, for eksempel når en fakturaregel har holdt tilbake en faktura.
ERP-systemet eller plattformen din kan hente innkommende fakturaer som JSON- eller UBL XML-fakturaer via fakturerings-API-et.
Hvordan komme i gang
Automatisering av leverandørgjeld med forslag til registrering, godkjenning og kontering er en del av Bedrift tilbud. Vi avtaler det med deg.
- Vi går gjennom fakturaflyten, godkjennerne og ERP-systemet ditt med deg.
- Vi setter opp fakturaregler, godkjenningshierarki og ERP-tilkobling sammen.
- Din Peppol ID er registrert, og leverandørfakturaer begynner å ankomme Qvalia.
Hvis du bare trenger å motta og gjennomgå e-fakturaer, Connect Large inkluderer det.
Vanlige spørsmål om automatisering av leverandørgjeld
Må leverandørene våre endre måten de fakturerer oss på?
Nei. Leverandører som sender Peppol e-fakturaer når deg gjennom din Peppol ID Leverandører som sender PDF-fakturaer kan fortsette å gjøre det, og PDF-fakturaene registreres i Qvalia.
Bokfører Qvalia fakturaer automatisk?
Nei. Qvalia foreslår en konto for hver fakturalinje, og teamet ditt bekrefter den. Godkjente fakturaer overføres deretter til ERP-systemet ditt.
Hva skjer med en faktura som ikke oppfyller reglene våre?
Den venter i karantene med den angitte grunnen. Teamet ditt korrigerer og frigir den, eller bestrider den med leverandøren.
Kan godkjennere bruke telefonene sine?
Ja. Qvalia-appen for iPhone og Android har samme faktura- og godkjenningshierarki som nettappen.
Hvilke ERP-systemer jobber Qvalia med?
Koblingsapper dekker systemer som Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero og Procountor. Andre ERP-systemer kobles til via REST API eller SFTP.
Hvilken plan inkluderer automatisering av leverandørgjeld?
Registrering, fakturaregler, godkjenning og forslag til kontering er en del av Bedrift tilby. Connect Large inkluderer mottak og gjennomgang av e-fakturaer for organisasjoner som kun trenger det.