Den komplette guide til Peppol

Senest opdateret i oktober 2026.

Peppol er et internationalt netværk og et sæt standarder til udveksling af strukturerede forretningsdokumenter, såsom fakturaer, kreditnotaer og ordrer, mellem organisationer. Hver organisation opretter en enkelt forbindelse via et certificeret Peppol-adgangspunkt og kan derefter nå ud til alle andre deltagere i netværket, uanset hvilken udbyder de benytter. Dokumenterne følger fælles specifikationer (Peppol BIS), så modtagersystemet kan læse dem direkte. For en uddybende forklaring af netværket, dets roller og hvordan et dokument sendes videre, kan du læse »Hvad er Peppol?«.

At tage den digitale transformation til sig i alle finansielle processer starter med at forbedre datakvaliteten.

Overgangen fra manuelle processer til e-fakturering og e-ordrer kan i første omgang virke udfordrende og kræve betydelig IT-ekspertise og økonomiske ressourcer. Indførelsen af Peppol kan dog forenkle denne overgang betydeligt.

Denne vejledning vil hjælpe dig med at vurdere dine nuværende processer for kreditorbogholderi (AP) og debitorbogholderi (AR), identificere områder, hvor der er plads til forbedringer, og forstå, hvordan Peppol kan strømline dine arbejdsgange.

Hvordan håndterer og udveksler I transaktioner? Lad os se nærmere på de mest almindelige fremgangsmåder.

Der er ikke foretaget nogen digitalisering, og det har måske fungeret fint for jer. Med blot nogle få leverandører og kunder om måneden har det ikke været investeringen værd at indføre digitale løsninger ud over håndteringen af PDF-filer. Metoden er dog forbundet med omkostninger og risici. Typiske udfordringer omfatter manuelle, ensformige processtrin, menneskelige fejl og utilstrækkelige analysefunktioner. Processen er kostbar for både leverandører og købere.

Vurdering: Har jeg tid til manuelt at indtaste mine fakturaer i mit ERP-system? Opstår der fejl i forbindelse med processen? Hvordan ser de lovgivningsmæssige rammer ud?

Du bruger OCR-software (optisk tegngenkendelse) til at fortolke oplysninger fra leverandørfakturaer, så du ikke behøver at indtaste dem manuelt i dit regnskabsprogram eller din arbejdsgang. For ti år siden var OCR en banebrydende teknologi, der var mere praktisk end at håndtere papirfakturaer. I dag betragtes den som en forældet teknologi med betydelige ulemper i forhold til moderne alternativer.

Den største udfordring er, at OCR ikke kan fortolke oplysningerne fra PDF-filer perfekt. Billedfiler som PDF-filer mangler de strukturerede, normaliserede data, som e-fakturaer og andre elektroniske forretningsmeddelelser indeholder. Manglende eller fejlagtigt fortolkede oplysninger er en væsentlig kilde til fejl i den finansielle proces, hvilket kræver løbende manuel opfølgning med henblik på kvalitetssikring. Ofte indlæses kun overskriftsdata, og de scannede fakturaer skal overføres til ERP-systemet.

Vurdering: Har jeg en tilstrækkelig proces til at overvåge og sikre kvaliteten? Er min proces skalerbar? Hvad er omkostningerne sammenlignet med elektroniske forretningsmeddelelser?

I benytter jer af PDF-filer, men bruger en tjenesteudbyder til at scanne papirdokumenter og udføre OCR. Det gør de interne processer mere effektive og tilpasser sig automatisk jeres transaktionsmængder.

Uanset om arbejdet udføres eksternt eller internt, står OCR over for de samme teknologiske udfordringer. PDF-filer indeholder ikke de strukturerede, standardiserede data, som man finder i e-fakturaer og andre elektroniske forretningsmeddelelser. Dette fører ofte til fejl på grund af manglende eller forkert fortolkede oplysninger, hvilket kræver løbende manuel kontrol for at sikre datakvaliteten. Desuden udsætter afhængigheden af en ekstern part til manuelt arbejde i kritiske processer jer for yderligere risici, såsom manglende fakturaer og forsinkede leverancer. Høje omkostninger pr. transaktion og support gør generelt disse tjenester dyre.

Vurdering: Har tjenesteudbyderen en tilstrækkelig proces til at overvåge og sikre kvaliteten? Har jeg en tilstrækkelig proces til at overvåge og sikre kvaliteten? Er min proces skalerbar? Hvad er omkostningerne sammenlignet med elektroniske forretningsmeddelelser?

Electronic Data Interchange (EDI) er den samlede betegnelse for etablering og vedligeholdelse af unikke forbindelser mellem to forretningspartnere. Når forbindelsen først er oprettet som en punkt-til-punkt-forbindelse, er den fastkodet og robust. Metoden anvender fuldt digitale formater, tabsløs overførsel og maskinlæsbare, normaliserede data.

At integrere nye leverandører er et omfattende IT-projekt. Alene tilpasning og sammenkobling af dataformater kræver 40–80 timers arbejde. Enhver ændring af ERP-systemet på den ene eller den anden side kræver ofte, at hele processen skal gentages. Denne løsning kræver desuden løbende vedligeholdelse, hvilket stiller store krav til den interne IT-kompetence.

Det er praktisk at benytte en løsningsudbyder til punkt-til-punkt-EDI-forbindelser i forhold til at oprette og vedligeholde forbindelser med interne IT-ressourcer. Tjenesteudbyderen tager sig af alle tekniske aspekter, integrationer og filkonverteringer, hvilket gør håndteringen nem, men omkostningerne til implementering og support samt faste og mængdebaserede transaktionsgebyrer er ofte betydelige.

VAN Tjenesteudbydere, også kaldet operatører, tilbyder en mere praktisk løsning end forretningskommunikation via punkt-til-punkt-EDI, idet de giver adgang til Value-Added Network (VAN). Ved hjælp af en firehjørnet model tilbyder VAN en forbindelse til kundens ERP-system og/eller en supplerende webbaseret portal og opretholder forbindelser og interoperabilitet med andre VAN -operatører. Indgående forretningsmeddelelser konverteres til kundens interne format, det såkaldte kanoniske format. Operatøren VAN foretager de nødvendige konverteringer af udgående meddelelser.

VAN Operatørerne fungerer som portvagter for et halvt åbent netværk, hvilket bidrager til høje transaktionsomkostninger. En besked omfatter gebyrer for afsenderen, modtageren samt for databehandling i begge ender.

Sporbarhed udgør ligeledes en begrænsning, da operatører af » VAN « kun kan levere oplysninger om behandlede meddelelser. Der er behov for support, hver gang en bruger ønsker at undersøge, om en afsendt forretningsmeddelelse er blevet modtaget.

Peppol er en banebrydende løsning inden for elektronisk forretningskommunikation. I stedet for at oprette punkt-til-punkt-forbindelser eller sende data via en VAN, opretter virksomhederne én gang forbindelse til et certificeret adgangspunkt og kan straks udveksle e-fakturaer, e-ordrer, kataloger, forsendelsesmeddelelser og meget mere med enhver af de over 4,4 millioner registrerede deltagere i 116 lande (Peppol-netværket, juni 2026). Én opsætning. Én standard. Global rækkevidde.

Standardisering forenkler integrationen markant og reducerer omkostningerne i hele forsyningskæden. Peppol er veletableret i hele Europa — hvor det danner grundlag for obligatorisk e-fakturering i Belgien, Tyskland, Frankrig og de nordiske lande — og er i rivende udvikling i Asien-Stillehavsområdet (Australien, New Zealand, Singapore, Malaysia, Japan) og andre steder.

I årtier har operatørnetværk været den dominerende infrastruktur til elektronisk udveksling af e-fakturaer og andre forretningsdokumenter mellem virksomheder og organisationer.

Disse netværk forbinder forskellige tjenesteudbydere, der kaldes e-fakturaoperatører eller Value-Added Network (VAN)-tjenester, og letter dermed adgangen til forretningskommunikation. Vi kalder det en lukket netværksopsætning.

Den traditionelle opbygning af lukkede netværk har været noget problematisk og har skabt hindringer for en hurtigere indførelse af e-fakturering. Virksomhederne har typisk været nødt til at gennemgå følgende trin:

Denne gatekeeping fra de traditionelle udbyderes side har opretholdt en »lukket netværksstruktur«, skabt hindringer for innovation og holdt omkostningerne ved e-fakturering høje for brugerne. Denne praksis er dog ved at ændre sig.

Det nye åbne netværk Peppol gør det muligt for virksomheder og organisationer hurtigt at udveksle e-fakturaer og andre forretningsmeddelelser ved hjælp af deres Peppol-deltageridentifikator (Peppol ID). Denne proces er lige så enkel som at sende en e-mail.

Peppol forenkler håndteringen af e-fakturaer og forretningsmeddelelser for virksomheder, organisationer og den offentlige sektor. Navnet stammer fra EU-projektet »Pan-European Public Procurement On-Line«, men Peppol er i dag et selvstændigt brand med global rækkevidde. Det tilbyder både en infrastruktur til udveksling af meddelelser og standardiserede formater til udbudsprocesser.

Peppols meddelelsesformater, kaldet BIS, og den åbne infrastruktur fremmer digitaliseringen inden for B2B-handel. I henhold til et EU-direktiv om e-fakturering kræver mange europæiske offentlige enheder nu e-fakturaer i forbindelse med nye kontrakter.

Netværket, der administreres af OpenPeppol, udvider sig globalt, idet lande som Japan, Malaysia, Singapore, Australien, New Zealand og De Forenede Arabiske Emirater tilslutter sig. Meddelelser udveksles via Peppol-tjenesteudbydere ved hjælp af modtagerens » Peppol ID « for at sikre leveringen. I Europa kaldes e-fakturaformatet Peppol BIS Billing; markeder uden for Europa anvender specialiseringer af PINT, den internationale Peppol-fakturamodel, såsom PINT A-NZ, JP PINT og MY PINT.

For at kunne udveksle e-fakturaer inden for Peppol-netværket skal forretningspartnere tilmelde sig hos et certificeret Peppol-adgangspunkt, også kaldet en Peppol-tjenesteudbyder, som ofte er en e-faktureringsløsning eller en udbyder af forretningsmeddelelser.

E-fakturaer og andre forretningsmeddelelser kan nemt oprettes og udveksles ved at integrere dit ERP-system med et adgangspunkt eller ved at benytte en onlineløsning fra en Peppol-tjenesteudbyder.

I modsætning til VAN er der ikke behov for aftaler eller specielle konfigurationer mellem adgangspunkterne; forretningsmeddelelser kan udveksles på tværs af netværket langt nemmere og mere omkostningseffektivt.

Det næste trin er at anskaffe en dedikeret Peppol ID, som er nødvendig for at kunne modtage Peppol-e-fakturaer og andre e-dokumenter inden for netværket. Det er dog ikke nødvendigt at have en Peppol ID for at kunne sende e-fakturaer inden for Peppol-netværket.

Afhængigt af din opsætning kan udbyderen stille værktøjer til rådighed til håndtering af meddelelser, typisk via en webbaseret brugerflade eller integration i dit ERP-system. Gebyrerne for registrering og udveksling af e-fakturaer varierer fra udbyder til udbyder.

Gratis værktøjer til små virksomheder er afgørende for at digitalisere en større del af forsyningskæden og understøtter digitaliseringen af alle led.

En » Peppol ID « er den unikke elektroniske adresse, der identificerer en virksomhed eller organisation i Peppol-netværket, og som bruges til at videresende e-fakturaer og andre forretningsdokumenter til den rette modtager.

En » Peppol ID « består af to dele: en indledende firecifret kode, der angiver identifikationstypen, og et unikt identifikationsnummer for en bestemt virksomhed eller organisation, adskilt af et kolon. For eksempel er koden for et svensk organisationsnummer »0007«, hvilket betyder, at Qvalia’s Peppol ID bliver »0007:5567321707«.

Udvekslinger inden for Peppol kan også anvende GLN-numre til at videresende e-fakturaer og andre dokumenter til den rette modtager. For virksomheder, der bruger GLN-numre, består koden af »0088« efterfulgt af 13 cifre, f.eks. »0088:1234567891234«. Disse koder varierer fra land til land.

Med Peppol er det ikke nødvendigt for lokale netværksoperatører med status som Peppol-adgangspunkt at foretage særlige indstillinger på forhånd. De fleste operatører af elektroniske fakturaer er i dag adgangspunkter, hvilket minimerer risikoen for problemer med transaktionerne.

Nedenstående profiler er de europæiske Peppol BIS 3.0-meddelelsestyper. Markeder uden for Europa anvender fakturaformater baseret på PINT, den internationale Peppol-fakturamodel (f.eks. JP PINT, PINT A-NZ).

E-fakturaformatet i Peppol. Meddelelsen skal indeholde køberreferencen eller købsordrereferencen, og fakturalinjerne kan indeholde produkter eller tjenesteydelser, mængde, nettobeløb, køberens regnskabsreferencer, tidsperiode, ordrereferencer osv.

Meddelelsen om kreditnota/kreditfaktura i Peppol. Det er en Peppol BIS Billing 3-profil, der bruger negative beløb på dokumentniveau.

BIS Invoice Response muliggør kommunikation gennem hele faktureringsprocessen, for eksempel ved at informere om en fakturas status.

BIS Order Only er en profil til en forenklet proces for e-ordremeddelelser. Den kan indeholde oplysninger om f.eks. produkter og tjenester, regnskabsoplysninger, værdier og beløb samt moms. Desuden understøtter meddelelsen lageroplysninger, når ordrer er baseret på kataloger.

BIS Ordering er en profil for en udvidet e-ordrebeskedproces. Den indeholder alle funktioner i BIS Order Only , men giver f.eks. sælgere mulighed for at acceptere eller afvise ordrer eller foretage ændringer.

BIS Advanced Ordering er den mest avancerede profil til at sende e-ordrebeskeder i Peppol, som muliggør tovejskommunikation mellem kunde og leverandør.

BIS Catalogue Without Response er en produkt- og servicekatalogmeddelelse. Leverandører kan forsyne kunder med priser og produktrelaterede oplysninger som beskrivelser, tilknyttede rammer, emballage og skatteklasser.

BIS Despatch Advice er en notifikationsmeddelelse i transaktionsudførelsesprocessen. Meddelelsen muliggør information og aktiviteter for transport, bestilling og modtagelse af varer. Scenarier med forskellige slutpunkter og udestående varer understøttes.

Punch Out er en dynamisk indkøbsvogn til B2B e-handelstransaktioner. Kunderne kan tilføje produkter og tjenester til en kurv fra onlinekataloger, foretage konfigurationer og sende en ordre til leverandøren.

BIS Order Agreement muliggør aftaler mellem leverandører og kunder. Leverandører kan levere dokumentation om et køb eller samle flere køb inden for en rammeaftale.

BIS Message Level Response letter kommunikationen under en transaktion. Parterne kan kvittere for procestrin og informere om afvigelser eller fejl. De vigtigste meddelelsestyper er transportbekræftelser, svar relateret til oplysninger i andre meddelelser og svar relateret til forretningsbegivenheder.

At forbedre kvaliteten af dine transaktionsdata er afgørende for, at du kan klare den digitale transformation inden for forretningskommunikation. Den måde, du strukturerer dine data på, de formater, du vælger, og den type indhold, du udveksler med forretningspartnere, påvirker ikke blot, hvad du kan gøre nu — de spiller også en afgørende rolle for at sikre, at dine finansielle processer er klar til fremtiden.

Effektiv datahåndtering inden for finansområdet afhænger af to afgørende faktorer: datakvalitet og datastruktur.

Datakvalitet sikrer nøjagtigheden, fuldstændigheden og pålideligheden af finansielle data, hvilket muliggør velinformerede beslutninger og overholdelse af lovgivningen. Samtidig sørger en robust datastruktur for at organisere og integrere data på en måde, der muliggør effektive automatiserede processer, analyser og rapportering. Tilsammen udgør disse faktorer grundlaget for en robust strategi for håndtering af finansielle data, der fremmer operationel effektivitet og strategisk indsigt.

Datakvalitet er afgørende for præcis beslutningstagning, effektiv drift og overholdelse af lovgivningen. Data af høj kvalitet kendetegnes ved flere egenskaber.

Med datastruktur menes den måde, hvorpå data er organiseret, formateret og lagret i transaktionsdokumenter, forretningsmeddelelser såsom e-fakturaer og e-ordrer samt i systemer.

Kvaliteten af indholdet i dine transaktioner sætter ikke blot standarden for, hvordan du kan strømline driften og reducere fejl, men kan også bidrage til at styrke beslutningsprocessen.

Afskaffelse af analoge formater, reduktion af behovet for datakonvertering og øget udnyttelse af Peppol-netværket er tre vigtige tiltag til forbedring af datakvaliteten. Disse tiltag forbedrer datanøjagtigheden og -pålideligheden og bidrager til øget effektivitet og operationel excellence.

Implementeringen af Peppol varierer afhængigt af den enkelte virksomheds kompleksitet. Disse trin giver en generel vejledning i, hvordan man kommer i gang.

De tekniske specifikationer, dokumenttyper og valideringsregler, som jeres udviklere har brug for, findes i Peppol-dokumentationen og implementeringsvejledningen. Krav og Peppol-dækning pr. land er beskrevet i Peppol-landeguiden.