Der umfassende Leitfaden zu Peppol

Zuletzt aktualisiert im Oktober 2026.

Peppol ist ein internationales Netzwerk und ein Standardsystem für den Austausch strukturierter Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Gutschriften und Bestellungen zwischen Organisationen. Jede Organisation stellt einmalig über einen zertifizierten Peppol-Zugangspunkt eine Verbindung her und kann dann jeden anderen Teilnehmer im Netzwerk erreichen, unabhängig davon, welchen Anbieter dieser nutzt. Die Dokumente entsprechen gemeinsamen Spezifikationen (Peppol BIS), sodass das empfangende System sie direkt lesen kann. Eine ausführliche Erläuterung des Netzwerks, seiner Rollen und des Weges, den ein Dokument zurücklegt, finden Sie unter „Was ist Peppol?“.

Die Umsetzung der digitalen Transformation in allen Finanzprozessen beginnt mit der Verbesserung der Datenqualität.

Die Umstellung von manuellen Prozessen auf elektronische Rechnungen und Bestellungen mag zunächst als Herausforderung erscheinen, die umfangreiches IT-Fachwissen und erhebliche finanzielle Ressourcen erfordert. Die Einführung von Peppol kann diesen Übergang jedoch erheblich vereinfachen.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, Ihre aktuellen Prozesse im Bereich der Kreditorenbuchhaltung (AP) und der Debitorenbuchhaltung (AR) zu bewerten, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und zu verstehen, wie Peppol Ihre Abläufe optimieren kann.

Wie gehen Sie bei der Verwaltung und dem Austausch von Transaktionen vor? Werfen wir einen genaueren Blick auf die gängigsten Vorgehensweisen.

Es wurde keine Digitalisierung vorgenommen, und vielleicht hat das für Sie gut funktioniert. Bei nur wenigen Lieferanten und Kunden pro Monat hat sich die Einführung digitaler Lösungen – abgesehen von der Bearbeitung von PDF-Dateien – nicht gelohnt. Diese Vorgehensweise ist jedoch mit Kosten und Risiken verbunden. Zu den typischen Problemen zählen manuelle, monotone Prozessschritte, manuelle Fehler und unzureichende Analysefunktionen. Der Prozess ist sowohl für Lieferanten als auch für Einkäufer kostspielig.

Bewertung: Habe ich Zeit, meine Rechnungen manuell in mein ERP-System einzugeben? Kommt es bei diesem Vorgang zu Fehlern? Wie sieht das regulatorische Umfeld aus?

Sie nutzen eine OCR-Software (Optical Character Recognition), um die Daten aus Lieferantenrechnungen auszulesen, sodass Sie diese nicht manuell in Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihren Workflow eingeben müssen. Vor einem Jahrzehnt war OCR eine hochmoderne Technologie, die bequemer war als die Bearbeitung von Papierrechnungen. Heute gilt sie als veraltete Technologie mit erheblichen Nachteilen im Vergleich zu modernen Alternativen.

Die größte Herausforderung besteht darin, dass OCR die Informationen aus PDF-Dateien nicht perfekt interpretieren kann. Bilddateien wie PDFs verfügen nicht über die strukturierten, normierten Daten, die elektronische Rechnungen und andere elektronische Geschäftsnachrichten enthalten. Fehlende oder falsch interpretierte Informationen sind eine Hauptursache für Fehler im Finanzprozess, was eine kontinuierliche manuelle Überprüfung zur Qualitätssicherung erforderlich macht. Oft werden nur die Kopfdaten erfasst, und gescannte Rechnungen müssen in das ERP-System übertragen werden.

Bewertung: Verfüge ich über einen ausreichenden Prozess zur Überwachung und Sicherstellung der Qualität? Ist mein Prozess skalierbar? Wie hoch sind die Kosten im Vergleich zu elektronischen Geschäftsnachrichten?

Sie nutzen PDF-Dateien, beauftragen jedoch einen Dienstleister mit dem Einscannen von Papierdokumenten und der OCR-Verarbeitung. Dies sorgt für effizientere interne Prozesse und passt sich automatisch an Ihr Transaktionsvolumen an.

Unabhängig davon, ob die Arbeit ausgelagert oder intern erledigt wird, weist die OCR dieselben technologischen Probleme auf. PDF-Dateien liefern keine strukturierten, normierten Daten, wie sie in E-Rechnungen und anderen elektronischen Geschäftsnachrichten zu finden sind. Dies führt regelmäßig zu Fehlern aufgrund fehlender oder falsch interpretierter Informationen, was eine kontinuierliche manuelle Überwachung zur Sicherstellung der Datenqualität erforderlich macht. Darüber hinaus setzt Sie die Abhängigkeit von einem externen Partner für manuelle Arbeiten in kritischen Prozessen zusätzlichen Risiken wie fehlenden Rechnungen und verspäteten Lieferungen aus. Hohe Kosten pro Transaktion und für den Support machen diese Dienstleistungen im Allgemeinen teuer.

Bewertung: Verfügt der Dienstleister über ein ausreichendes Verfahren zur Überwachung und Sicherstellung der Qualität? Verfüge ich über ein ausreichendes Verfahren zur Überwachung und Sicherstellung der Qualität? Ist mein Verfahren skalierbar? Wie hoch sind die Kosten im Vergleich zu elektronischen Geschäftsnachrichten?

Electronic Data Interchange (EDI) ist der Sammelbegriff für den Aufbau und die Pflege eindeutiger Verbindungen zwischen zwei Geschäftspartnern. Sobald die Verbindung als Punkt-zu-Punkt-Verbindung eingerichtet ist, ist sie fest verdrahtet und stabil. Dabei kommen vollständig digitale Formate, verlustfreie Übertragung und maschinenlesbare, normalisierte Daten zum Einsatz.

Die Anbindung neuer Lieferanten ist ein umfangreiches IT-Projekt. Allein die maßgeschneiderte Konvertierung und Zuordnung zwischen den Datenformaten erfordert 40 bis 80 Arbeitsstunden. Jegliche Änderungen am ERP-System auf einer der beiden Seiten machen oft eine komplette Neugestaltung erforderlich. Diese Konfiguration erfordert zudem eine kontinuierliche Wartung, was ein hohes Maß an internem IT-Fachwissen voraussetzt.

Die Nutzung eines Lösungsanbieters für Punkt-zu-Punkt-EDI-Verbindungen ist im Vergleich zur Einrichtung und Wartung von Verbindungen mit internen IT-Ressourcen komfortabel. Der Dienstleister kümmert sich um alle technischen Aspekte, Integrationen und Dateikonvertierungen, was die Handhabung vereinfacht; allerdings sind die Kosten für Implementierung und Support sowie die festen und volumenabhängigen Transaktionsgebühren oft beträchtlich.

VAN Dienstleister, auch als Betreiber bezeichnet, bieten im Vergleich zum geschäftlichen Nachrichtenaustausch über Punkt-zu-Punkt-EDI eine komfortablere Lösung, indem sie den Zugang zum Value-Added Network (VAN) ermöglichen. Unter Verwendung eines Vier-Ecken-Modells bietet VAN eine Anbindung an das ERP-System des Kunden und/oder ein ergänzendes webbasiertes Portal und gewährleistet die Verbindungen und Interoperabilität mit anderen VAN -Betreibern. Eingehende Geschäftsnachrichten werden in das interne Format des Kunden, das sogenannte kanonische Format, umgewandelt. Der „ VAN “-Betreiber führt die erforderlichen Umwandlungen für ausgehende Nachrichten durch.

VAN Die Betreiber fungieren als „Gatekeeper“ eines halboffenen Netzwerks, was zu hohen Transaktionskosten beiträgt. Eine Nachricht umfasst Gebühren für den Absender, den Empfänger sowie für die Umwandlungen an beiden Enden.

Auch die Rückverfolgbarkeit stellt einen einschränkenden Faktor dar, da die Betreiber von „ VAN “ lediglich Informationen zu verarbeiteten Nachrichten bereitstellen können. Jedes Mal, wenn ein Nutzer überprüfen möchte, ob eine gesendete Geschäftsnachricht angekommen ist, ist Unterstützung erforderlich.

Peppol ist ein Meilenstein im elektronischen Geschäftsverkehr. Anstatt Punkt-zu-Punkt-Verbindungen aufzubauen oder den Datenverkehr über einen „ VAN “ zu leiten, verbinden sich Unternehmen einmalig mit einem zertifizierten Zugangspunkt und können sofort elektronische Rechnungen, Bestellungen, Kataloge, Versandbenachrichtigungen und vieles mehr mit jedem der über 4,4 Millionen registrierten Teilnehmer in 116 Ländern austauschen (Peppol-Netzwerk, Juni 2026). Eine Einrichtung. Ein Standard. Globale Reichweite.

Die Standardisierung vereinfacht die Integration erheblich und senkt die Kosten entlang der gesamten Lieferkette. Peppol ist in ganz Europa fest etabliert – dort bildet es die Grundlage für die vorgeschriebene elektronische Rechnungsstellung in Belgien, Deutschland, Frankreich und den nordischen Ländern – und breitet sich rasch im asiatisch-pazifischen Raum (Australien, Neuseeland, Singapur, Malaysia, Japan) und darüber hinaus aus.

Seit Jahrzehnten sind die Netzwerke der Netzbetreiber die vorherrschende Infrastruktur für den elektronischen Austausch von E-Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen und Organisationen.

Diese Netzwerke verbinden verschiedene Dienstleister, die als E-Rechnungs-Betreiber oder „Value-Added Network“-Dienste (VAN) bezeichnet werden, und erleichtern so den Zugang zu geschäftlichen Nachrichtenübermittlungsdiensten. Wir bezeichnen dies als „geschlossene Netzwerkkonfiguration“.

Die herkömmliche geschlossene Netzwerkstruktur hat sich als etwas problematisch erwiesen und die schnellere Einführung der elektronischen Rechnungsstellung behindert. In der Regel mussten Unternehmen folgende Schritte durchlaufen:

Diese Kontrollfunktion traditioneller Anbieter hat zu einer „geschlossenen Netzwerkstruktur“ geführt, Innovationsbarrieren geschaffen und die Kosten für die elektronische Rechnungsstellung für die Nutzer hoch gehalten. Diese Praxis ändert sich jedoch gerade.

Das sich entwickelnde offene Netzwerk Peppol ermöglicht es Unternehmen und Organisationen, elektronische Rechnungen und andere Geschäftsnachrichten mithilfe ihrer Peppol-Teilnehmerkennung (Peppol ID) schnell auszutauschen. Dieser Vorgang ist so einfach wie das Versenden einer E-Mail.

Peppol vereinfacht die Verwaltung von elektronischen Rechnungen und Geschäftsnachrichten für Unternehmen, Organisationen und den öffentlichen Sektor. Der Name leitet sich vom EU-Projekt „Pan-European Public Procurement On-Line“ ab, doch Peppol ist heute eine eigenständige Marke mit globaler Reichweite. Peppol bietet sowohl eine Infrastruktur für den Nachrichtenaustausch als auch standardisierte Formate für Beschaffungsprozesse.

Die als BIS bezeichneten Nachrichtenformate von Peppol und die offene Infrastruktur fördern die Digitalisierung im B2B-Handel. Aufgrund einer EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung verlangen viele europäische öffentliche Einrichtungen nun bei neuen Verträgen elektronische Rechnungen.

Das von OpenPeppol verwaltete Netzwerk expandiert weltweit, wobei Länder wie Japan, Malaysia, Singapur, Australien, Neuseeland und die Vereinigten Arabischen Emirate beitreten. Der Austausch von Nachrichten erfolgt über Peppol-Dienstleister unter Verwendung der „ Peppol ID “ des Empfängers, um die Zustellung sicherzustellen. In Europa wird das E-Rechnungsformat als „Peppol- BIS Billing “ bezeichnet; Märkte außerhalb Europas verwenden Spezialisierungen von PINT, dem internationalen Peppol-Rechnungsmodell, wie beispielsweise PINT A-NZ, JP PINT und MY PINT.

Um elektronische Rechnungen innerhalb des Peppol-Netzwerks auszutauschen, müssen sich Geschäftspartner bei einem zertifizierten Peppol-Zugangspunkt registrieren, der auch als Peppol-Dienstleister bezeichnet wird und häufig eine E-Invoicing-Lösung oder ein Betreiber von Geschäftsnachrichten ist.

E-Rechnungen und andere Geschäftsnachrichten lassen sich ganz einfach erstellen und austauschen, indem Sie Ihr ERP-System mit einem Zugangspunkt integrieren oder eine Online-Lösung eines Peppol-Dienstleisters nutzen.

Im Gegensatz zu „ VAN “ sind keine Vereinbarungen oder benutzerdefinierten Konfigurationen zwischen den Zugangspunkten erforderlich; Geschäftsnachrichten können viel einfacher und kostengünstiger über das Netzwerk ausgetauscht werden.

Der nächste Schritt besteht darin, eine eigene Peppol ID zu beantragen, die für den Empfang von Peppol-E-Rechnungen und anderen elektronischen Dokumenten innerhalb des Netzwerks erforderlich ist. Für den Versand von E-Rechnungen innerhalb des Peppol-Netzwerks ist jedoch keine Peppol ID erforderlich.

Je nach Ihrer Konfiguration stellt der Anbieter möglicherweise Tools zur Verwaltung von Nachrichten bereit, in der Regel über eine webbasierte Benutzeroberfläche oder durch die Integration in Ihr ERP-System. Die Gebühren für die Registrierung und den Austausch von E-Rechnungen variieren je nach Anbieter.

Kostenlose Tools für kleine Unternehmen sind entscheidend für die Digitalisierung eines größeren Teils der Lieferkette und unterstützen die Digitalisierung aller Bereiche.

Eine „ Peppol ID “ ist die eindeutige elektronische Adresse, die ein Unternehmen oder eine Organisation im Peppol-Netzwerk identifiziert und dazu dient, elektronische Rechnungen und andere Geschäftsdokumente an den richtigen Empfänger weiterzuleiten.

Peppol ID Eine „ Peppol ID “ besteht aus zwei Teilen: einem vierstelligen Vorcode, der den Identifikationstyp angibt, und einer eindeutigen Identifikationsnummer für ein bestimmtes Unternehmen oder eine bestimmte Organisation, die durch einen Doppelpunkt getrennt sind. Der Code für eine schwedische Organisationsnummer lautet beispielsweise „0007“, sodass die „ “ von Qvalia „0007:5567321707“ lautet.

Auch im Rahmen des Peppol-Austauschs können GLN-Nummern verwendet werden, um elektronische Rechnungen und andere Dokumente an den richtigen Empfänger weiterzuleiten. Bei Unternehmen, die GLN-Nummern verwenden, folgt auf den Code „0088“ eine 13-stellige Ziffernfolge, z. B. „0088:1234567891234“. Diese Codes unterscheiden sich je nach Land.

Mit Peppol müssen lokale Netzbetreiber mit Peppol-Access-Point-Status keine speziellen Vorabkonfigurationen vornehmen. Die meisten E-Rechnungs-Betreiber sind heute Access Points, wodurch das Risiko von Transaktionsproblemen minimiert wird.

Bei den folgenden Profilen handelt es sich um die europäischen Peppol-BIS-3.0-Nachrichtentypen. Märkte außerhalb Europas verwenden Rechnungsformate, die auf PINT, dem internationalen Peppol-Rechnungsmodell, basieren (z. B. JP PINT, PINT A-NZ).

Das e-Rechnungsformat in Peppol. Die Nachricht muss die Referenz des Käufers oder der Bestellung enthalten, und die Rechnungszeilen können Produkte oder Dienstleistungen, Menge, Nettobetrag, Buchhaltungsreferenz des Käufers, Zeitraum, Bestellungsreferenz, usw. enthalten.

Die Gutschrifts-/Gutschriftsrechnungsnachricht in Peppol. Es handelt sich um ein Peppol BIS Billing 3-Profil mit negativen Beträgen auf Belegebene.

BIS Invoice Response ermöglicht die Kommunikation während des gesamten Rechnungsstellungsprozesses, z. B. die Information über den Status einer Rechnung.

BIS Order Only ist ein Profil für einen vereinfachten Prozess der elektronischen Auftragsübermittlung. Es kann z. B. Informationen über Produkte und Dienstleistungen, Buchhaltungsinformationen, Werte und Beträge sowie die Mehrwertsteuer enthalten. Darüber hinaus unterstützt die Nachricht Bestandsinformationen, wenn die Bestellungen auf Katalogen basieren.

BIS Ordering ist ein Profil für einen erweiterten E-Order-Nachrichtenprozess. Es umfasst alle Funktionen von BIS Order Only , erlaubt aber z. B. Verkäufern, Bestellungen anzunehmen oder abzulehnen oder Änderungen vorzunehmen.

BIS Advanced Ordering ist das fortschrittlichste Profil für das Versenden von e-Bestellungen in Peppol, das die Kommunikation zwischen Kunde und Lieferant in beide Richtungen ermöglicht.

BIS Catalogue Without Response ist eine Produkt- und Dienstleistungskatalognachricht. Lieferanten können ihren Kunden Preise und produktbezogene Informationen wie Beschreibungen, zugehörige Rahmen, Verpackungen und Steuerklassen mitteilen.

BIS Despatch Advice ist eine Benachrichtigungsmeldung im Prozess der Transaktionsabwicklung. Die Nachricht ermöglicht Informationen und Aktivitäten für den Transport, die Bestellung und den Empfang von Waren. Es werden Szenarien mit verschiedenen Endpunkten und ausstehenden Waren unterstützt.

Punch Out ist ein dynamischer Einkaufswagen für B2B-E-Commerce-Transaktionen. Kunden können Produkte und Dienstleistungen aus Online-Katalogen in einen Warenkorb legen, Konfigurationen vornehmen und eine Bestellung an den Lieferanten senden.

BIS Order Agreement ermöglicht Vereinbarungen zwischen Lieferanten und Kunden. Lieferanten können einen Einkauf dokumentieren oder mehrere Einkäufe in einer Rahmenvereinbarung zusammenfassen.

BIS Message Level Response erleichtert die Kommunikation während einer Transaktion. Die Parteien können Prozessschritte quittieren und über Abweichungen oder Fehler informieren. Die wichtigsten Nachrichtentypen sind Transportbestätigungen, Antworten in Bezug auf die Informationen anderer Nachrichten und Antworten in Bezug auf Geschäftsereignisse.

Die Verbesserung der Qualität Ihrer Transaktionsdaten ist entscheidend für die erfolgreiche Bewältigung der digitalen Transformation im Bereich der Geschäftskommunikation. Die Art und Weise, wie Sie Ihre Daten strukturieren, die von Ihnen gewählten Formate und die Art der Inhalte, die Sie mit Geschäftspartnern austauschen, beeinflussen nicht nur Ihre aktuellen Möglichkeiten – sie spielen auch eine entscheidende Rolle dabei, sicherzustellen, dass Ihre Finanzprozesse für die Zukunft gerüstet sind.

Ein effektives Datenmanagement im Finanzwesen hängt von zwei entscheidenden Faktoren ab: der Datenqualität und der Datenstruktur.

Die Datenqualität gewährleistet die Genauigkeit, Vollständigkeit und Zuverlässigkeit von Finanzdaten und ermöglicht so fundierte Entscheidungen sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Gleichzeitig sorgt eine robuste Datenstruktur für die Organisation und Integration der Daten, sodass effiziente automatisierte Prozesse, Analysen und Berichte möglich sind. Zusammen bilden diese Faktoren die Grundlage einer widerstandsfähigen Strategie für das Finanzdatenmanagement, die die betriebliche Effizienz steigert und strategische Erkenntnisse liefert.

Die Datenqualität ist entscheidend für eine fundierte Entscheidungsfindung, effiziente Abläufe und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Die Qualität von Daten wird durch verschiedene Merkmale bestimmt.

Der Begriff „Datenstruktur“ bezieht sich darauf, wie Daten in Transaktionsbelegen, Geschäftsnachrichten wie elektronischen Rechnungen und Bestellungen sowie in Systemen organisiert, formatiert und gespeichert werden.

Die Qualität der Inhalte Ihrer Transaktionen legt nicht nur die Messlatte dafür fest, wie Sie Ihre Abläufe optimieren und Fehler reduzieren können, sondern kann auch den Entscheidungsprozess vorantreiben.

Die Abschaffung analoger Formate, die Reduzierung des Bedarfs an Datenkonvertierungen und die verstärkte Nutzung des Peppol-Netzwerks sind drei wichtige Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität. Diese Maßnahmen steigern die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Daten und tragen zu mehr Effizienz und operativer Exzellenz bei.

Die Umsetzung von Peppol hängt von der Komplexität des jeweiligen Unternehmens ab. Diese Schritte bieten eine allgemeine Anleitung für den Einstieg.

Die technischen Spezifikationen, Dokumenttypen und Validierungsregeln, die Ihre Entwickler benötigen, finden Sie in der Peppol-Dokumentation und im Peppol-Implementierungsleitfaden. Die Anforderungen und der Peppol-Anwendungsbereich pro Land werden im Peppol-Länderleitfaden behandelt.