Leitfaden zur Ausgabenanalyse: Datengestützte Entscheidungsfindung im Beschaffungswesen

Von Qvalia | Aktualisiert im September 2026

Unter Ausgabenanalyse versteht man die Untersuchung der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse eines Unternehmens, um Möglichkeiten zur Kostensenkung zu finden und Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen. Dabei werden Ausgabendaten erfasst und ausgewertet, um Risiken zu ermitteln und neue Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren.

Untersuchungen haben gezeigt, dass eine Ausgabenanalyse zu Kosteneinsparungen von 5 bis 20 % pro neu unter Kontrolle gebrachtem Dollar an Ausgaben beiträgt. Die Vorteile sind daher für nahezu jede Art von Unternehmen unmittelbar und erheblich.

Die Beschaffungsdaten, die Sie für eine Analyse heranziehen könnten, stammen aus einer Vielzahl von Quellen, darunter Bestellungen, Verträge, Finanzberichte der Organisation und ERP-Systeme.

Wenn Sie Daten für die Ausgabenanalyse erheben, gewinnen Sie wichtige Einblicke in Ihre Unternehmensausgaben und tragen dazu bei, neue kurz- und langfristige Ausgabenstrategien voranzutreiben. Aufgrund dieses datengestützten Ansatzes wird die Beschaffungsanalyse häufig durch Softwarelösungen unterstützt.

Sie sind nicht allein, wenn Sie der Meinung sind, dass die Digitalisierung der beste Ansatz für diesen Geschäftsprozess ist. Datengestützte Einblicke in Transaktionen – von der Beschaffung bis zum Vertrieb – gehören zu den vielversprechendsten Technologiebereichen zur Verbesserung der Betriebsabläufe, der Ressourcenzuweisung und vieler anderer geschäftlicher Aspekte. Auch wenn Analysen heutzutage nur noch selten in Tabellenkalkulationen durchgeführt werden, tun sich viele Unternehmen schwer damit, die Daten effizient zu erfassen, um aussagekräftige Leistungskennzahlen (KPIs) zu erstellen und zu überwachen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie genau, was eine Ausgabenanalyse ist, welche Vorteile sie Ihrem Unternehmen bietet, welche bewährten Verfahren es gibt und welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen.

Das Ziel der Ausgabenanalyse besteht darin, verschiedene Fragen zum Ausgabeverhalten des Unternehmens zu beantworten. Dazu können unter anderem folgende Fragen gehören:

Auch wenn die Begriffe auf den ersten Blick austauschbar klingen mögen, gibt es doch einen Unterschied zwischen Analyse und Transparenz. Die Ausgabenanalyse ist ein Bestandteil des gesamten Ausgabenmanagements eines Unternehmens, das sich wiederum aus Transparenz, Analysen und Prozessen zusammensetzt.

Die Transparenz der Ausgaben bietet einen ganzheitlichen Überblick über die Geldflüsse innerhalb eines Unternehmens, indem sie die mit diesen Prozessen verbundenen Kennzahlen aufzeigt. Was beispielsweise Prüfpfade betrifft, stellt die Transparenz der Ausgaben sicher, dass alle Informationen zu einem Prüfpfad jederzeit verfügbar und leicht auffindbar sind. Einfach ausgedrückt: Die Transparenz der Ausgaben bietet einen 360-Grad-Überblick über die Geldflüsse innerhalb eines Unternehmens.

Eine Beschaffungsanalyse liefert Daten und Ergebnisse – vorzugsweise in Echtzeit –, sodass die Geschäftsleitung als Reaktion auf Veränderungen bei den Ausgaben umgehend finanzielle Entscheidungen treffen kann. Vor der Einführung der Ausgabenanalyse trafen die meisten Manager ihre Entscheidungen lediglich auf der Grundlage vergangener Quartalsberichte.

Die genauen Schritte variieren von Unternehmen zu Unternehmen, doch im Folgenden wird ein grundlegender Überblick darüber gegeben, wie eine Ausgabenanalyse abläuft: Sie müssen Ihre Einkaufsdaten erfassen, standardisieren und kategorisieren sowie aufbereiten, um Einblicke in Mengen, Lieferanten und Kosten zu gewinnen.

Ermitteln Sie zunächst, welche Unternehmensbereiche Einkäufe tätigen: beispielsweise die Abteilungen Marketing, Finanzen und Beschaffung. Selbst mittelständische Unternehmen können Tausende dieser kleinen Bezugsquellen haben; eine vorangehende Klassifizierung erleichtert die Arbeit daher erheblich.

Sobald die Daten erfasst sind, besteht der nächste Schritt darin, sie in einer zentralen Datenbank zusammenzuführen, was häufig mit einer Standardisierung der Informationen einhergeht, um die Darstellung und den Vergleich zu erleichtern. Da die Daten oft aus unterschiedlichen Quellen stammen, kann es einige Zeit in Anspruch nehmen, sie alle so anzupassen, dass sie einem einheitlichen Format entsprechen.

Nehmen Sie sich die Zeit, überflüssige, fehlerhafte oder veraltete Daten auszusortieren. Verschiedene Abteilungen melden die Informationen möglicherweise unterschiedlich, was es erschwert, vergleichbare Ergebnisse zu erzielen.

Ordnen Sie die Daten in aussagekräftige Gruppen ein, beispielsweise nach Lieferanten oder Produktarten, um besser nachvollziehen zu können, wohin das Geld fließt. Denken Sie daran: Je detaillierter Ihre Daten sind, desto besser können Sie fundierte Entscheidungen treffen.

Nutzen Sie die Daten schließlich, um neue Einsparmöglichkeiten und Wege zur Verbesserung der bestehenden Beschaffungsprozesse zu finden. So könnten Sie beispielsweise bessere Vertragsbedingungen aushandeln oder ganz neue Lieferanten finden.

Die Verfügbarkeit von Ausgabendaten hängt in hohem Maße von der Qualität Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses ab. Bei der Extraktion von Daten aus verschiedenen Quellen innerhalb des Unternehmens ist es wichtig, ein einheitliches Format beizubehalten. Wie konsolidieren Sie Daten aus mehreren Quellen während des Extraktionsprozesses?

Die Antwort liegt in der automatisierten Datenextraktion. Es gibt Lösungen, die sich mit verschiedenen Datenquellen verbinden lassen, darunter auch Buchhaltungs- und ERP-Software in Ihrem Unternehmen.

Die größte Herausforderung besteht nun darin, den Zugriff auf diese Ausgabendaten so detailliert wie möglich, präzise und sicher zu ermöglichen. Da Ihr Hauptbuch keine Zeileninformationen enthält, müssen Sie auf die Rechnungen zurückgreifen. Kennen Sie außerdem Ihre Lieferanten gut genug? Wie können Sie neue Lieferanten, die Sie in Ihr Unternehmen aufnehmen, schnell in Ihr Gesamtausgabenprofil integrieren und an aktuelle, geschäftskritische Informationen gelangen?

Eine effektive Klassifizierung der Daten vereinfacht die Ausgabenanalyse, da Sie Ihre Entscheidungen auf Gruppen von Einträgen stützen können, anstatt sich mit einer Flut einzelner Käufe auseinandersetzen zu müssen. Viele Unternehmen klassifizieren ihre Käufe nach Kategorien oder Taxonomien. Entscheidend ist dabei, wie detailliert Ihre Klassifizierung ist. Je detaillierter die Klassifizierung ist und je besser Sie in Ihren Daten auf- und absteigen können, desto aussagekräftiger werden Ihre Analysen.

Ausgabenkategorien bilden logische Gruppierungen ähnlicher Ausgaben, die in der Regel auf Organisationsebene festgelegt werden. So könnte beispielsweise die IT-Abteilung die Ausgaben für Hardware und Software verwalten.

Ausgabentaxonomien klassifizieren Ausgaben anhand von Hierarchien, ähnlich wie bei einem Baumdiagramm, dessen Zweige die Unterkategorien der Ausgaben darstellen. Das System des Standard-Produkt- und Dienstleistungscodes der Vereinten Nationen (UNSPSC) ist ein Beispiel für einen taxonomiebasierten Klassifizierungsansatz.

Zu den wichtigsten Kategorien, die Ihre Organisation möglicherweise verwendet, gehören:

Der Standardcode für Produkte und Dienstleistungen der Vereinten Nationen (UNSPSC) ist eine Taxonomie von Produkten und Dienstleistungen in einer vierstufigen Hierarchie, die durch eine achtstellige Nummer kodiert ist, wobei eine optionale fünfte Ebene zwei weitere Ziffern hinzufügt.

Die Ausgabenanalyse kann auf zwei verschiedene Gruppen von Transaktionsdaten angewendet werden: direkte und indirekte Ausgaben.

Unter direkten Ausgaben versteht man die Anschaffungen, die das Unternehmen zur Herstellung seiner Produkte und zur Erbringung seiner Dienstleistungen tätigt. Dazu gehören Rohstoffe, Komponenten, Hardware sowie alles andere, was in direktem Zusammenhang mit der Produktion steht.

Indirekte Ausgaben stehen nicht in direktem Zusammenhang mit der Produktion. Diese Kosten können beispielsweise für Instandhaltung oder die Weiterentwicklung interner Abläufe anfallen. Beispiele hierfür sind Marketingdienstleistungen, Beraterhonorare, Reisekosten, Wartung und Reparaturen, IT, Personalwesen, Transport und Versorgungsleistungen.

Bei Projekten zur Analyse direkter Ausgaben werden Transaktionen in der Regel so betrachtet, dass geschätzt wird, wie viel sie kosten sollten, und entsprechend verhandelt wird. Teams, die an Projekten zu indirekten Ausgaben arbeiten, verfolgen einen Zero-Based-Budgeting-Ansatz, bei dem sie die Kosten so weit wie möglich senken, indem sie jede Ausgabe begründen, bevor sie in die Rechnung aufgenommen wird. Einige direkte Kosten sind unvermeidbar, aber bei vielen indirekten Kosten besteht oft die Möglichkeit, sie zu rechtfertigen.

Wenn das Management der direkten Ausgaben auf den Fertigungsprozess abgestimmt ist, muss es Verzögerungen verhindern, indem es sicherstellt, dass alle Rohstoffe jederzeit vorrätig sind. Im Gegensatz dazu müssen im Bereich der indirekten Ausgaben neue Waren nur dann beschafft werden, wenn die Nachfrage dies erfordert.

Die Steuerung der direkten Ausgaben erfolgt häufig zentral über die Beschaffungs- und Lieferkettenabteilungen, während die indirekten Ausgaben oft über das gesamte Unternehmen verteilt sind. Zahlreiche unabhängige Verantwortliche mit eigenen Budgets und Anforderungen kümmern sich häufig um alle Einzelheiten der indirekten Ausgaben.

Die Pflege positiver Beziehungen zu Lieferanten ist eher Aufgabe der direkten Beschaffungsteams, da Lieferanten einen direkten Einfluss auf die Qualität und den Preis der Rohstoffe haben, was sich wiederum in der Qualität der Endprodukte widerspiegelt.

Es gibt keinen einheitlichen Ansatz für die Ausgabenanalyse. Sie hängt stark von Ihrem jeweiligen Geschäftsfeld und Ihrer Branche ab. Im Folgenden finden Sie einige konkrete Anwendungsbeispiele:

Erinnern Sie sich an die Kategorien der von Ihnen getätigten Transaktionen? Ausgabenanalysten nehmen sich oft die Zeit, den Umfang dieser Kategorien zu erfassen. Kaufen Sie zu viele ähnliche Waren, die im Wesentlichen denselben Zweck erfüllen? Kategorien können Ihnen Einblicke in Ihre Beschaffungsaktivitäten geben und es Ihnen ermöglichen, Prioritäten entsprechend Ihren Anforderungen und Ihrem Budget zu setzen.

Manche Teams entscheiden sich dafür, die Ausgaben auf Einzelposten- oder Artikelnummernebene (SKU) zu analysieren. Klassifizieren Sie jeden Einkauf, ermitteln Sie den Lieferanten und bestimmen Sie den genauen Endempfänger des Artikels. Wenn Sie denselben Artikel von verschiedenen Lieferanten beziehen, bietet sich möglicherweise die Gelegenheit, einen günstigeren Preis auszuhandeln.

Hält Ihr Unternehmen die bestehenden Vertragsbedingungen ein? Eine vertragsbasierte Ausgabenanalyse hilft dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen Ihre Verträge nicht eingehalten werden, und stellt sicher, dass nur die optimalen Verträge ausgehandelt werden.

Wie viel geben Sie für bestimmte Lieferanten aus? Die lieferantenbasierte Methode erstellt anhand historischer Transaktionsdaten einen Überblick bzw. ein Profil für jeden Lieferanten. Durch die Analyse von Einkaufsmustern können Sie Ausreißer identifizieren und die Beziehungen zu Lieferanten effektiv festigen.

Unter „Tail-Ausgaben“ versteht man alle „übrigen“ Ausgaben, die nicht unter Ihre Hauptkategorien fallen. Dabei handelt es sich um kleine und seltene Anschaffungen, an deren Erfassung das Management möglicherweise nicht denkt. Die Ausgabenanalyse konzentriert sich naturgemäß auf den Großteil Ihrer Ausgaben; der verbleibende kleinere Teil findet in der Regel wenig Beachtung.

Lieferanten gewähren oft Rabatte für die vorzeitige Begleichung von Rechnungen. Gleichzeitig kann eine zu frühe Zahlung Ihr Betriebskapital schmälern. Ein auf Zahlungsfristen basierender Ansatz hilft Ihnen, diese entgangenen Zinsen wieder hereinzuholen und bessere Zahlungsbedingungen auszuhandeln.

Es kann frustrierend sein, wenn die Bemühungen nicht zu den erwarteten Ergebnissen führen. Es gibt verschiedene Gründe, warum die Ausgabenanalyse gelegentlich nicht die versprochenen Erträge liefert.

Da das Ausgabenmanagement zu Änderungen bei den Einkaufsentscheidungen führt, könnten einige Beteiligte darin eine Bedrohung sehen, die möglicherweise die Qualität der Produktionsergebnisse beeinträchtigt oder die internen Abläufe erschwert.

Die Leiter einzelner Abteilungen können sich gegen Veränderungen sträuben, und einige der neuen Richtlinien stehen möglicherweise im Widerspruch zu ihren derzeitigen Präferenzen. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Auswirkungen Ihrer Entscheidungen verstehen, bevor Sie das Ausgabenmanagement umsetzen.

Es ist nicht immer einfach, alle Bereiche zu identifizieren, in denen Ausgaben getätigt werden, da manche Quellen leicht übersehen werden können. Da es unter Umständen an Kommunikation zwischen den Abteilungen mangelt, empfiehlt es sich aus diesem Grund, alle Abteilungsleiter in die Verantwortung für die Ausgabenanalyse einzubeziehen. Deshalb ist es wichtig, Daten direkt aus der Quelle zu verwenden – nämlich Ihre Transaktionen.

Von Unstimmigkeiten über Inkonsistenzen bis hin zu bloßen menschlichen Fehlern – möglicherweise eignen sich nicht alle erfassten Daten für eine Analyse. Und wenn Ihr Unternehmen international tätig ist, kann auch der Umgang mit Wechselkursen zwischen verschiedenen Währungen zu Fehlern führen. Die Einhaltung einer einheitlichen Datenstruktur und standardisierter, maschinenlesbarer Formate in allen Ihren Abteilungen ist der beste Schutz vor diesem Problem.

Die Ausgabenanalyse ist für viele Unternehmen zu einem unverzichtbaren Geschäftsprozess geworden, für den mittlerweile spezielle Tools zur Verfügung stehen. Es gibt zahlreiche Analyselösungen im Finanz- und Beschaffungswesen, aus denen Sie wählen können und die es Ihnen ermöglichen, schneller die richtigen Daten zu extrahieren und aussagekräftige Berichte zu erstellen. Bislang wurde die Ausgabenanalyse vor allem auf vorgelagerte Daten angewendet, bei denen Rechnungsdaten und Einzelposten neu erstellt werden mussten, um detaillierte Berichte zu erstellen. Bei der Auswahl des richtigen Tools zur Ausgabenanalyse sollte der Schwerpunkt auf der Fähigkeit liegen, mit Daten zu arbeiten, die präzise und möglichst in Echtzeit verfügbar sind.

Für Unternehmen, die bereit sind, sich intensiv mit ihren Einkaufsdaten auseinanderzusetzen, ergeben sich zahlreiche Vorteile, und der Einstieg ist relativ einfach. Zu den wichtigsten Vorteilen der Ausgabenanalyse zählen:

Ihre Teams werden neue Möglichkeiten zur Kosteneinsparung entdecken, indem sie einen Überblick über die Ausgaben im gesamten Unternehmen schaffen. Die Beschaffungsteams können doppelte Anschaffungen, die bisher übersehen wurden, vermeiden und Großbestellungen aushandeln, um ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen.

Die Erkenntnisse, die Sie aus der Ausgabenanalyse gewinnen, ermöglichen es Ihnen, in Zukunft fundiertere geschäftliche Entscheidungen zu treffen. Ob es nun darum geht, neue Einsparungsmöglichkeiten zu identifizieren oder von Quartal zu Quartal schrittweise Verbesserungen im Budget zu erzielen – diese Einsparungen summieren sich im Laufe der Zeit.

Wenn es um Vertragsverhandlungen und die Auswahl neuer Lieferanten geht, können die Fortschritte, die Sie bei der Ausgabenanalyse erzielen, dazu beitragen, die Durchlaufzeiten zu verkürzen. Ausgabendaten legen beispielsweise im Vorfeld die Rahmenbedingungen fest und liefern Ihren Teams die Kennzahlen, die sie für ihre Entscheidungen benötigen.

Die Projekte und Endprodukte eines Unternehmens hängen in hohem Maße von den Lieferanten ab. Mithilfe einer Ausgabenanalyse können Sie natürlich die finanzielle Leistungsfähigkeit und die Zuverlässigkeit Ihrer Lieferanten überwachen. Auf diese Weise werden Risiken frühzeitig erkannt, und die Beschaffungsteams haben die Möglichkeit, für den Fall, dass Risiken festgestellt werden, alternative Pläne zu entwickeln.

Wenn Sie in Ihrer Ausgabengrafik Ausreißer entdecken, haben Sie die Möglichkeit, nicht genehmigte Ausgaben zu eliminieren.

Ein besseres Verständnis der Preise und der Qualität Ihrer Bezugsquellen hilft Ihnen dabei, Ihren Lieferantenstamm zu optimieren. Es ist wichtig, Ihre Lieferanten gut zu kennen – sei es im Hinblick auf kritische Ereignisse wie Insolvenzen, strategische Einblicke in Lieferketten oder Entscheidungen über Offshoring und Reshoring.

Die Nachverfolgung alter Transaktionen und die Dokumentation finanzieller Aktivitäten tragen wesentlich zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei. Die von Ihnen erstellten detaillierten Berichte ermöglichen es Ihnen, Ihr Unternehmen bei Bedarf zu prüfen.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass eine Unternehmensgruppe eine gemeinsame Großbestellung von Waren und Dienstleistungen aufgibt. Die durch die Beschaffungsanalyse gewonnene Transparenz hilft dabei, diese gemeinsamen Einkäufe zu organisieren.

Vermeiden Sie Strafgebühren wegen verspäteter Zahlungen, indem Sie genau im Blick behalten, wohin das Geld fließt. Das Ergebnis sind bessere Beziehungen zu Ihren Lieferanten und die Möglichkeit, Rabatte für schnelle Zahlungen zu erhalten.

Anhand von Finanzdaten lässt sich erkennen, welche Abteilungen im Verhältnis zu ihren Ausgaben den größten Umsatz erzielen. Eine Ausgabenanalyse ermöglicht es, erreichbare und realistische Ziele festzulegen.

Und das ist erst der Anfang. Durch die Einführung von Funktionen zur Ausgabenanalyse in Ihren Teams können Sie zudem Ihre finanzielle Leistung im Vergleich zum Markt verfolgen, Ihr Betriebskapital optimieren, Preisarbitragen identifizieren und viele weitere Vorteile erzielen.

Die Unternehmen, die die effizientesten Ausgabenanalysen durchführen, verfolgen alle einige gemeinsame Strategien.

Konzentrieren Sie sich nicht nur auf kleine Korrekturen. Zwar sind die Hinzuziehung externer Dienstleister und die Verbesserung der Datenklassifizierung wichtig, doch ist es noch wichtiger, herkömmliche, kostspielige Verfahren durch eine nachhaltigere, automatisierte Lösung zu ersetzen. Die hohe Komplexität der Ausgabendaten erfordert einen modernen Ansatz.

Nutzen Sie auf der Grundlage der Erkenntnisse aus dem Ausgabenanalyseprogramm sofort neue Chancen und Einsparmöglichkeiten. Die Entwicklung neuer Strategien und deren konsequente Umsetzung sind genauso wichtig wie die anfängliche Datenerhebung. Vergessen Sie nicht, die Auswirkungen Ihrer Arbeit zu überprüfen.

Glauben Sie nicht, dass die Beschaffungsanalyse ausschließlich eine Aufgabe für Finanz- oder Beschaffungsfachleute ist. Arbeiten Sie mit allen Beteiligten zusammen – von der IT-Abteilung bis hin zu anderen Unternehmensbereichen –, um das Potenzial für Einsparungen optimal auszuschöpfen. Durch die Einbindung aller Beteiligten lassen sich qualitativ hochwertigere und vollständigere Daten gewinnen und wirksamere Maßnahmen zur Leistungssteigerung ergreifen.

Die Ausgabenanalyse sollte keine gelegentliche, ereignisgesteuerte Maßnahme sein, sondern vielmehr ein fortlaufender Prozess. Versuchen Sie stets, den Umfang Ihrer Bemühungen zu erweitern.

In diesem Abschnitt wird ausführlich erläutert, worauf Sie beim Kauf von Beschaffungstechnologien achten sollten. Tools wie diese bieten Automatisierungsdienste zur Optimierung der Ausgabenanalyse.

Es ist fast immer besser, den Prozess in Gang zu setzen. Schließlich ist selbst eine kleine Verbesserung ein Schritt in die richtige Richtung. Mit Qvalia lassen sich wichtige Daten aus der Ausgabenanalyse ganz einfach visualisieren, sodass Sie Ihre eigenen Methoden und KPIs entwickeln können, um den Fortschritt zu verfolgen und Ihren Erfolg zu messen.

Es ist unerlässlich, alle mit ins Boot zu holen. Erläutern Sie der Unternehmensleitung, welche Vorteile sie von der Initiative erwarten kann, falls Sie die Anfangsinvestition begründen müssen.

Analysieren Sie den Markt und die verschiedenen verfügbaren Optionen. Viele Lösungen sind hinsichtlich Einrichtung und Nutzung recht komplex. Für die meisten Unternehmen ist es von Vorteil, ihre Wahl anhand der Integrationsmöglichkeiten und der Benutzerfreundlichkeit zu treffen.

Da Sie noch eine ganze Weile mit Ihrer automatisierten Lösung arbeiten werden, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die richtige Wahl zu treffen. Wählen Sie die Lösung, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Die Ausgabenanalyse ist ein wesentlicher Bestandteil jeder modernen Beschaffungs- und Finanzabteilung. Diese wichtige Strategie liefert zahlreiche Einblicke in die Finanzprozesse, auf die sich alle Unternehmen stützen.

Zukunftsorientierte Unternehmen, die alle Aspekte ihres internen Finanzwesens – von der Kreditoren- bis zur Debitorenbuchhaltung – optimieren möchten, sollten die Ausgabenanalyse als grundlegenden Baustein betrachten, der fundierte Entscheidungen ermöglicht. Legen Sie noch heute los.

Plus: Unsere umfassende Suite cloudbasierter Automatisierungs- und Verwaltungsdienste übernimmt Ihre täglichen Finanzaufgaben und bietet unter anderem detaillierte Funktionen zur Überwachung Ihrer Ausgaben. Das Angebot ist modular aufgebaut und individuell anpassbar und wird transaktionsbasiert abgerechnet.

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