Automatisation AP pour toutes les entreprises
Automatisez la gestion des factures fournisseurs et rationalisez la comptabilité grâce à une solution numérique complète, de la saisie des données à la comptabilisation et à la validation. Analysez les dépenses en temps réel et en détail grâce à des lignes classées par l'IA.
Notre plateforme permet un processus numérique complet, de l'achat au paiement, grâce à des données unifiées, validées et structurées.
Gérer les factures des fournisseurs
OCR des factures
Les factures au format PDF sont instantanément converties en XML structuré à l'aide de l'IA. La reconnaissance optique de caractères (OCR) des factures prend en charge les formats PDF, PNG et JPEG.
Factures électroniques
Les factures électroniques de vos fournisseurs sont reçues et traitées en toute transparence. Prise en charge des formats Peppol BIS Billing EDI standard.
Conformité et validation
Le contenu des factures fournisseurs est automatiquement validé en termes de conformité et de qualité selon vos exigences, ce qui garantit un meilleur contrôle des données.
Gestion des factures
Unifiez et transformez les factures fournisseurs dans votre format de données. Bénéficiez de la reconnaissance optique de caractères (OCR) des factures, de l'accès au réseau Peppol et du traitement instantané des écarts pour des opérations efficaces.
Publication d'IA et enrichissement des données
La publication automatisée par IA simplifie la comptabilité, tandis que la classification automatique des postes permet d'obtenir immédiatement des informations sur les dépenses.
Optimisation des flux de travail
Accélérez les approbations et réduisez la charge de travail grâce à un flux de travail rapide et personnalisable. Améliorez la collaboration avec vos partenaires grâce à un portail fournisseurs convivial.
Gestion automatisée des écarts
Traitement sans effort des factures incorrectes grâce au renvoi automatique à l'expéditeur pour correction ou à la gestion facile dans la quarantaine intégrée. La qualité de vos données est garantie grâce à 17 points de contrôle du contenu des factures et à des validations personnalisées selon vos besoins.
IA dédiée à la publication et à l'enrichissement des données
L'IA avancée en matière de transactions améliore la comptabilité et l'analyse. La comptabilisation automatisée des factures augmente l'efficacité de votre processus comptable. Les produits et services sont classés par catégorie à l'aide, par exemple, de l'UNSPSC pour obtenir immédiatement des informations analytiques.
Workflow d'approbation
Simplifiez les processus d'approbation des factures pour optimiser les performances de votre service comptabilité fournisseurs. Personnalisez les workflows avec des hiérarchies et des autorisations adaptées à votre organisation. Grâce à l'accès à toutes les informations nécessaires dans une seule vue, les acheteurs n'ont plus qu'à cliquer.
Gestion des données de référence
Grâce aux dossiers automatisés des fournisseurs, vous pouvez réduire les risques liés aux paiements, garantir la conformité et minimiser la charge de travail. Les dossiers, qui comprennent les cotes de crédit et les enregistrements fiscaux actuels, sont continuellement mis à jour à partir des bases de données mondiales des entreprises.
API et plus encore
Intégrez facilement votre ERP. Solution d'automatisation des comptes fournisseurs avec des API et une documentation conviviales pour les développeurs , transfert de fichiers SFTP et connecteurs prêts à l'emploi pour les systèmes courants.
Nous contacter
Gérez, automatisez et visualisez vos transactions commerciales et achats avec Qvalia.
Échangez des factures électroniques, des commandes électroniques et bien plus encore grâce à une solution complète, accessible via une API ou une application web. Bénéficiez d'un accès Peppol efficace et d'un EDI multicanal.
Nos clients transforment leurs processus et acquièrent un contrôle total sur les données transactionnelles au niveau des lignes de commande. Contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons optimiser vos processus d'achat et de vente.
Créez, envoyez et recevez efficacement des documents commerciaux électroniques.
Enrichissement des données grâce à l'IA
Numérisez et rationalisez vos processus
Qu'est-ce qu'un processus de gestion des comptes fournisseurs ?
Le processus de gestion des comptes fournisseurs (AP) est le flux de travail de l'entreprise qui permet de gérer ses obligations envers ses fournisseurs et prestataires. Il garantit que toutes les factures entrantes sont traitées, vérifiées et payées avec précision et dans les délais.
Un processus AP type comprend plusieurs étapes clés :
1. Réception des factures: l'entreprise reçoit les factures des fournisseurs sous forme de factures électroniques, de factures PDF ou de documents papier.
2. Validation des factures: l'exactitude des factures est vérifiée, notamment les informations telles que le nom du fournisseur, le montant de la facture, la date d'échéance et les conditions de paiement. Cette étape implique souvent la comparaison des factures avec les bons de commande et les rapports de réception (triple vérification).
3. Approbation: une fois validée, la facture est transmise pour approbation aux personnes ou services concernés au sein de l'entreprise.
4. Enregistrement des factures: après validation, les détails de la facture sont enregistrés dans les comptes appropriés du système ERP ou comptable de l'entreprise. Cela implique d'affecter les dépenses aux comptes généraux, centres de coûts ou projets appropriés afin de garantir une comptabilité correcte.
5. Paiement: Les paiements sont versés au fournisseur au plus tard à la date d'échéance par virement électronique (EFT), virement bancaire ou chèque.
6. Comptabilité et reporting: une fois le paiement effectué, la transaction est enregistrée dans le système comptable ou ERP de l'entreprise. Cela permet de garantir que les comptes de l'entreprise sont mis à jour afin de refléter la dette acquittée.
Des processus AP efficaces peuvent réduire les tâches manuelles, améliorer la gestion des flux de trésorerie et renforcer les relations avec les fournisseurs. L'automatisation de ces processus, par exemple à l'aide d'outils OCR et d'IA, peut encore améliorer la précision et l'efficacité.
Comment l'automatisation des comptes fournisseurs améliore-t-elle l'efficacité opérationnelle ?
L'automatisation du processus de gestion des comptes fournisseurs réduit les tâches manuelles, telles que la saisie de données et le rapprochement des factures, et accélère la validation, l'approbation et le paiement des factures. Les outils d'automatisation, tels que la reconnaissance optique de caractères (OCR) des factures, la comptabilisation basée sur l'intelligence artificielle et la gestion des dossiers fournisseurs, permettent de gagner du temps, d'éliminer les erreurs, d'améliorer la précision et de garantir des paiements en temps voulu.
De plus, une approche davantage axée sur les données fournit des informations en temps réel sur les passifs, améliore la gestion des flux de trésorerie et permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques. Cela rationalise l'ensemble du processus de gestion des comptes fournisseurs, le rendant plus efficace et plus rentable.
Qu'est-ce que la comptabilisation des factures et quel est son impact sur les rapports financiers ?
La comptabilisation des factures est l'étape du processus comptable au cours de laquelle une facture approuvée est enregistrée dans le système comptable ou ERP de l'entreprise.
Cela implique d'affecter les montants des factures aux comptes généraux, centres de coûts ou projets appropriés, afin de garantir un suivi correct des dépenses.
La comptabilisation a un impact sur l'information financière, car elle garantit que les passifs et les dépenses sont correctement reflétés dans les livres comptables de l'entreprise. Une comptabilisation correcte garantit que les états financiers, tels que le bilan et le compte de résultat, représentent fidèlement la situation financière de l'entreprise, ce qui est essentiel pour la conformité et la prise de décision.
Comment les entreprises peuvent-elles garantir l'exactitude et la conformité de leurs processus de gestion des comptes fournisseurs ?
Pour garantir l'exactitude et la conformité des processus de gestion des comptes fournisseurs, les entreprises peuvent mettre en œuvre les stratégies suivantes :
Automatisation: utilisez des outils logiciels pour valider les factures, les faire correspondre aux bons de commande et garantir la saisie et l'enregistrement corrects des données. L'automatisation réduit les erreurs humaines et accélère les processus.
Workflows standardisés: établissez des hiérarchies d'approbation claires afin de garantir que toutes les factures suivent un processus cohérent, de leur réception à leur paiement.
Contrôles de conformité: mettre en place des contrôles pour vérifier la conformité des factures avec les politiques de l'entreprise, les réglementations fiscales et les exigences légales afin d'éviter tout problème de conformité.
Audits réguliers: Réaliser des audits périodiques des processus AP afin d'identifier les divergences et les domaines à améliorer.
Gestion des fournisseurs: veillez à ce que les données de base des fournisseurs soient exactes et à jour, afin de réduire le risque de traitement de factures incorrectes ou frauduleuses.
Comment la classification des produits et services améliore-t-elle les processus commerciaux ?
La classification des produits et services peut être intégrée dans des documents commerciaux tels que les bons de commande, les factures, les catalogues de produits et les bases de données afin d'identifier les catégories et de simplifier l'identification des produits. L'UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) est le système de classification mondial le plus largement utilisé et le plus pratique, avec une structure hiérarchique.
La classification peut être intégrée dans des documents commerciaux tels que les bons de commande, les factures et les catalogues de produits. En adoptant cette norme, votre organisation et les parties prenantes tout au long de la chaîne d'approvisionnement bénéficieront de processus d'approvisionnement, financiers et commerciaux rationalisés.
La classification simplifie le traitement des factures pour les comptes fournisseurs encatégorisant les postes individuels pour une plus grande précision, des approbations plus rapides et des rapports améliorés. Cela se traduit par des flux de travail plus efficaces, une réduction des tâches manuelles et un meilleur contrôle des dépenses.
En matière d'approvisionnement, la classification permet de suivre les dépenses, d'effectuer une analyse précise des dépenses et de trouver plus rapidement les produits, ce qui améliore les négociations avec les fournisseurs et génère des économies.
En marketing, les équipes peuvent utiliser des données détaillées sur les produits pour améliorer leurs études de marché et le développement de produits, ce qui peut conduire à une augmentation de la satisfaction des clients et du chiffre d'affaires.
Les équipes commerciales acquièrent une meilleure connaissance du marché, rationalisent l'analyse des ventes et élargissent leur portée grâce aux catalogues électroniques et aux marchés mondiaux.