All-in-one-alusta lmatran talousprosessin digitalisoimiseksi ja automatisoimiseksi.
Imatra on 30 000 asukkaan kaupunki ja kunta Itä-Suomessa. Se vastaa suurimmasta osasta julkista hallintoa ja palveluita, kuten terveydenhuollosta, kouluista, päivähoidosta, vanhustenhuollosta ja sosiaalipalveluista. Palvelut tuottaa kunta tai yksityiset palveluntuottajat. Imatra on palkittu yhtenä Suomen innovatiivisimmista kunnista ja se on eturintamassa maan hallinnon ja julkisten palvelujen digitalisoinnissa.
Qvalia on muuttanut tapamme hallita ja automatisoida talousprosessiamme. Se tarjoaa olennaisen tärkeää teknologiaa, joka osaltaan varmistaa, että olemme digitalisaation kärjessä ja tarjoamme parasta mahdollista palvelua sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille."
Kari Perälä, tietohallintojohtaja, Imatran kunta
Ongelma
lmatra oli havainnut, että sen tapahtumienhallintaprosessin digitalisointia oli lisättävä edelleen, manuaalista työtä oli automatisoitava ja tarkkuutta ja valvontaa parannettava, jotta kirjanpidon tehokkuutta voitaisiin lisätä.
Tavoitteena oli yksinkertaistaa lukuisia sekä manuaalisia että ohjelmistoavusteisia prosesseja ja koota ne yhteen ratkaisuun. Siihen kuului kaikki laskujen käsittelystä ja osto- ja myyntireskontrasta hyväksymisprosesseihin ja kirjanpitoon.
Lisäksi lmatran visiona oli saavuttaa 100 prosentin sähköinen käyttöaste ja päästä eroon paperi- ja PDF-muodoista.
Ratkaisu
Qvalia tarjosi lmatralle alustan, jonka avulla se voi digitalisoida ja automatisoida koko ostovelkojen käsittelyprosessin verkkolaskuoperaattoripalveluista aina rivikohtaiseen kirjanpitoon asti.
Tapahtumien validointi ja poikkeamien hallinta on automatisoitu ja perustuu täysin lmatran tarpeisiin räätälöityihin sääntöihin.
Kunnan pienyritysten toimittajaverkosto, joka tarjoaa esimerkiksi terveydenhuolto-, päivähoito- ja kuljetuspalveluja, luo laskunsa Qvaliassa, joka tuo jäsennellyn tiedon välittömästi lmatran järjestelmään.
Tulos
Tuloksena on virtaviivaistettu prosessi, jossa laskun keskimääräiset käsittelykustannukset ovat huomattavasti pienentyneet, poikkeamat ja virheet ovat minimoitu, työnkulku on tehokkaampi ja taloushallinnon tiimin manuaalinen työ on vähentynyt.
- Imatran taloustiedot yhdistetään yhdelle pilvipohjaiselle alustalle.
- Sisäisen tehokkuuden lisääminen käyttäjäystävällisen dfeisgn- ja sääntöpohjaisen automaatioteknologian avulla.
- Parempi tiedon laatu ja tehokkaat prosessit, kun analogiset formaatit, kuten PDF- ja paperilaskut, on vähennetty minimiin.