Alt-i-en platform til at digitalisere og automatisere lmatras finansproces

Imatra er en by og kommune i det østlige Finland med 30.000 indbyggere. Den er ansvarlig for det meste af den offentlige administration og service, herunder sundhedspleje, skoler, daginstitutioner, ældre- og socialservice. Tjenesterne produceres af kommunen eller private leverandører. Imatra er blevet kåret som en af Finlands mest innovative kommuner og er frontløber i landets digitalisering af administration og offentlige tjenester.

Qvalia har forandret den måde, vi administrerer og automatiserer vores finansproces på. De leverer en vigtig teknologi, som er med til at sikre, at vi er på forkant med digitaliseringen og yder den bedst mulige service til interne og eksterne interessenter."

Kari Perälä, CIO, Imatra Kommune

Problem

lmatra havde identificeret behovet for yderligere at øge digitaliseringen af deres transaktionsstyringsproces, automatisere manuelt arbejde og forbedre nøjagtigheden og kontrollen for at øge effektiviteten i kreditorforretningen.

Ambitionen var at forenkle et væld af processer, både manuelle og softwarestøttede, og konsolidere dem i én løsning. Det omfattede alt fra fakturahåndtering og ind- og udbetaling til godkendelsesprocesser og regnskab.

Desuden havde lmatra en vision om at nå op på 100 % elektroniske formater i brug og eliminere papir- og PDF-formater.

Løsning

Qvalia leverede lmatra sin platform til at digitalisere og automatisere hele kreditorprocessen; fra e-fakturaoperatørtjenester til bogføring på enkeltpostniveau.

Transaktionsvalidering og afvigelsesstyring er automatiseret baseret på regler, der er fuldt tilpasset lmatras behov.

Kommunens netværk af små leverandører, der leverer tjenester som f.eks. sundhedspleje, dagpleje og transport, opretter deres fakturaer i Qvalia, som straks bringer strukturerede data ind i lmatras system.

Resultat

Resultatet er en strømlinet proces med betydeligt lavere gennemsnitlige håndteringsomkostninger pr. faktura, færre afvigelser og fejl, en mere effektiv arbejdsgang og mindre manuelt arbejde for økonomiteamet.

  • Imatras finansielle data er samlet i en enkelt cloud-baseret platform
  • Øget intern effektivitet med brugervenlig dfeisgn og regelbaseret automatiseringsteknologi
  • Forbedret datakvalitet og effektive processer, da analoge formater som PDF- og papirfakturaer er blevet reduceret til et minimum