Plateforme tout-en-un pour numériser et automatiser les processus financiers de lmatra
Imatra est une ville et une municipalité de l'est de la Finlande qui compte 30 000 habitants. Elle est responsable de la plupart des services et de l'administration publique, notamment les soins de santé, les écoles, les crèches, les soins aux personnes âgées et les services sociaux. Les services sont fournis par la municipalité ou par des prestataires privés. Imatra a été récompensée comme l'une des municipalités les plus innovantes de Finlande et est à la pointe de la numérisation de l'administration et des services publics dans le pays.
Kari Perälä, directeur informatique, municipalité d'ImatraQvalia a transformé la manière dont nous gérons et automatisons nos processus financiers. Elle nous fournit une technologie essentielle qui nous permet de rester à la pointe de la numérisation et d'offrir le meilleur service possible à nos parties prenantes internes et externes.
Problème
lmatra avait identifié la nécessité d'accroître davantage la numérisation de son processus de gestion des transactions, d'automatiser les tâches manuelles et d'améliorer la précision et le contrôle afin d'accroître l'efficacité des comptes fournisseurs.
L'objectif était de simplifier une multitude de processus, tant manuels qu'assistés par logiciel, et de les regrouper en une seule solution. Cela comprenait tout, du traitement des factures et des comptes fournisseurs aux processus d'approbation et à la comptabilité.
De plus, lmatra envisageait d'atteindre 100 % de documents commerciaux électroniques et d'éliminer les formats papier et PDF.
Solution
Qvalia a fourni à lmatra sa plateforme pour numériser et automatiser le processus de gestion des comptes fournisseurs, depuis les services d'opérateur de facturation électronique jusqu'à la comptabilité au niveau des postes individuels.
La validation des transactions et la gestion des écarts sont automatisées, sur la base de règles entièrement personnalisées pour répondre aux besoins de lmatra.
Les petits fournisseurs de la municipalité, qui fournissent des services de santé, de garde d'enfants et de transport, créent leurs factures dans Qvalia, ce qui permet d'intégrer immédiatement des données structurées dans le système lmatra.
Résultat
Il en résulte un processus rationalisé, avec une réduction significative du coût moyen de traitement par facture, une minimisation des écarts et des erreurs, un flux de travail plus efficace et moins de travail manuel pour l'équipe financière.
- Les données financières d'Imatra sont regroupées sur une seule plateforme cloud.
- Efficacité interne accrue grâce à une conception conviviale et à une technologie d'automatisation basée sur des règles
- Amélioration de la qualité des données et efficacité des processus grâce à la réduction au minimum des formats analogiques tels que les PDF et les factures papier.