Alles-in-één platform voor het digitaliseren en automatiseren van het financiële proces van lmatra
Imatra is een stad en gemeente in het oosten van Finland met 30.000 inwoners. De gemeente is verantwoordelijk voor het grootste deel van het openbaar bestuur en de openbare dienstverlening, waaronder gezondheidszorg, scholen, kinderopvang, ouderenzorg en sociale dienstverlening. De diensten worden geleverd door de gemeente of particuliere leveranciers. Imatra is uitgeroepen tot een van de meest innovatieve gemeenten van Finland en loopt voorop in de digitalisering van het bestuur en de openbare dienstverlening in het land.
Kari Perälä, CIO, gemeente ImatraQvalia heeft de manier waarop we onze financiële processen beheren en automatiseren volledig veranderd. Ze bieden essentiële technologie die ervoor zorgt dat we voorop lopen op het gebied van digitalisering en de best mogelijke service kunnen bieden aan interne en externe stakeholders.
Probleem
lmatra had vastgesteld dat het nodig was om het digitaliseringsproces van hun transactiebeheer verder te intensiveren, handmatige werkzaamheden te automatiseren en de nauwkeurigheid en controle te verbeteren om de efficiëntie van de crediteurenadministratie te verhogen.
Het doel was om een groot aantal processen, zowel handmatige als softwaregestuurde, te vereenvoudigen en samen te voegen tot één oplossing. Dit omvatte alles van factuurverwerking en crediteurenadministratie tot goedkeuringsprocessen en boekhouding.
Bovendien streefde lmatra ernaar om 100% elektronische bedrijfsdocumenten te realiseren en papieren en pdf-formaten te elimineren.
Oplossing
Qvalia heeft lmatra zijn platform ter beschikking gesteld om het crediteurenproces te digitaliseren en automatiseren, van e-factuurverwerkingsdiensten tot boekhouding op regelniveau.
Transactievalidatie en afwijkingsbeheer zijn geautomatiseerd, op basis van regels die volledig zijn aangepast aan de behoeften van lmatra.
De kleine leveranciers van de gemeente, die gezondheidszorg, kinderopvang en vervoersdiensten leveren, maken hun facturen aan in Qvalia, waardoor gestructureerde gegevens onmiddellijk in het systeem van lmatra worden opgenomen.
Resultaat
Het resultaat is een gestroomlijnd proces, met aanzienlijk lagere gemiddelde verwerkingskosten per factuur, minder afwijkingen en fouten, een efficiëntere workflow en minder handmatig werk voor het financiële team.
- De financiële gegevens van Imatra worden samengevoegd in één cloudplatform.
- Verhoogde interne efficiëntie dankzij gebruiksvriendelijk ontwerp en op regels gebaseerde automatiseringstechnologie
- Verbeterde datakwaliteit en efficiënte processen, aangezien analoge formaten zoals PDF en papieren facturen tot een minimum zijn beperkt.