Kom igång med e-fakturering i Peppol kostnadsfritt

Den offentliga sektorn i Europa tog ett stort kliv steg i sin digitalisering när Peppol, Pan European Procurement On-Line, blev en ny obligatorisk standard för e-fakturor och andra elektroniska affärsdokument.

Arbetet med att digitalisera fakturahanteringen i samband med inköps- och försäljningstransaktioner pågår över hela EU. Sedan den 1 april 2019 ska alla fakturor som skickas till svenska offentliga verksamheter vara e-fakturor.

Det finns en mängd olika standarder och format vilket har gjort det svårt att hantera e-fakturor utan komplicerade och kostsamma konverteringar. Detta utförs vanligen av så kallade fakturaoperatörer. Oftast har bara är större företag och organisationer satsat på e-fakturalösningar. Peppol som är den gemensamma europeiska standarden för e-fakturor innebär en förändring.

Helt digitala transaktioner innebär fördelar för både köpare och säljare. Data överförs omedelbart till mottagaren i ett helt strukturerat och maskinläsbart format. Fördelen är bland annat lägre kostnader, säkrare hantering och minskad miljöpåverkan. Då datahanteringen och kontrollmöjligheterna förbättras så minskar risk för fel och tiden det tar för ekonomipersonal att hantera fakturor. De ekonomiska fördelarna har uppskattats till 40 miljarder euro årligen.

Detta har medfört att offentliga verksamheter i Sverige och övriga länder i Europa har ändrat sina processer för att endast hantera e-fakturor. Inkommande fakturor i till exempel PDF- eller pappersformat kommer inte längre att tas emot.

E-fakturor kan dock ha många olika format. För att förenkla hanteringen har EU initierat Peppol som en gemensam nätverk och formatstandard. Alla offentliga verksamheter är skyldiga att kunna ta emot e-fakturor i Peppol-format.

Peppol är ett nätverk för att dela affärsdokument digitalt mellan köpare och säljare. Det möjliggör utbyte mellan organisationer och företag i ett enda system via så kallade accesspunkter (Peppol Access Points).

Som certifierad accesspunkt i Peppol-nätverket ger Qvalia tillgång till möjligheten att skicka och ta emot e-fakturor. Fakturorna skapas och skicka via webbaserat tjänst eller i det egna affärssystemet via API eller SFTP.

Det vanligaste affärsdokumentet är e-fakturor men Peppol kan hantera många olika typer av affärsdokument, som exempelvis ordrar, kontrakt och kvitton.

Resultatet är omedelbara och helt digitala transaktioner samt felfri dataöverföring. Såväl inom Sverige som till övriga Europa.

Peppol är ett öppet nätverk. Den enhetliga standarden minskar komplexiteten i system och processer, som exempelvis behovet av omfattande IT-stöd för att komma igång, uppstart av nya affärsrelationer och den löpande konverteringen av olika format.