Wereldwijde naleving van e-facturering in 2025: updates en belangrijke wijzigingen

Nu de regelgeving voor elektronische facturering (e-facturering) en digitale rapportage (e-rapportage) zich verder ontwikkelt, wordt 2025 een nieuw jaar voor bedrijven die zich aan de nalevingsvereisten moeten houden. Overheden over de hele wereld voeren nieuwe maatregelen in om de naleving van belastingregels te verbeteren, fraude te minimaliseren en de efficiëntie van financiële transacties te vergroten. Een belangrijk aspect van deze transitie is de harmonisatie en invoering van Peppol, waardoor gestandaardiseerde en veilige elektronische documentuitwisseling binnenlands en grensoverschrijdend mogelijk wordt binnen een open netwerk.

Dit artikel biedt een algemeen overzicht op basis van de beschikbare informatie op de publicatiedatum. Neem contact op met Qvaliaof raadpleeg officiële overheidspublicaties voor gedetailleerde richtlijnen over de huidige regelgeving.

Vanaf 1 januari 2025 voert Denemarken fase 2 van zijn boekhoudwet in, die middelgrote en grote bedrijven verplicht om digitale boekhoudsystemen te gebruiken.

Bedrijven met aangepaste digitale boekhoudsystemen (niet-geregistreerde boekhoudsystemen) zijn ervoor verantwoordelijk dat het systeem aan de vereisten voldoet. Leveranciers van deze systemen moeten voldoen aan de vereisten van de Deense bedrijfsautoriteit, waaronder systeemvereisten voor het vijf jaar langopslaan van transacties en bijbehorende bijlagen, en ondersteuning voor administratieve processen, zoals het verwerken van gestandaardiseerde e-facturen.

Duitsland werkt aan de verbetering van zijn kader voor elektronische facturering (e-facturering) met belangrijke ontwikkelingen op het gebied van transacties tussen bedrijven en overheden (B2G) en tussen bedrijven onderling (B2B).

B2G elektronische facturering

Sinds november 2020 zijn alle overheidsinstanties in Duitsland verplicht om e-facturen te accepteren in formaten zoals XRechnung, ZUGFeRD of via het Peppol-netwerk. Voor leveranciers van federale en bepaalde deelstaatinstanties is het versturen van e-facturen verplicht. Vanwege de gedecentraliseerde bestuursstructuur van Duitsland verschilt de implementatie per federaal en deelstaatniveau. Hier vindt u een uitgebreid overzicht van het beleid op deelstaat- en federaal niveau.

B2B-e-facturering

Het versturen van e-facturen is momenteel optioneel. Het wordt in een gefaseerde aanpak verplicht:

Door deze geleidelijke implementatie krijgen bedrijven de tijd om zich aan te passen aan de nieuwe vereisten. Het is belangrijk op te merken dat, hoewel de verplichting naleving van EN 16931 voorschrijft, bedrijven hun eigen voorkeurstechnologie voor gegevensoverdracht kunnen kiezen, aangezien er geen centraal platform voor B2B-transacties is gepland.

Vanaf 1 januari 2025 wordt de verplichting tot elektronische facturering in Maleisië uitgebreid naar middelgrote bedrijven, met volledige implementatie voor alle bedrijven tegen juli 2025. Deze gefaseerde aanpak stelt bedrijven in staat zich geleidelijk aan te passen aan de nieuwe vereisten, wat een soepelere overgang naar digitale facturering bevordert.

Vanaf 1 januari 2025 wordt de verplichting tot elektronische facturering tussen bedrijven en overheid (B2G) in Portugal uitgebreid naar alle bedrijven, en niet langer alleen naar grote ondernemingen. Deze uitbreiding heeft tot doel de fiscale transparantie te vergroten en de aanbestedingsprocessen van de overheid te stroomlijnen.

Vanaf 1 januari 2025 voert Roemenië in het hele land verplichte B2C-e-facturering in. Dit initiatief heeft tot doel de naleving van de belastingwetgeving te verbeteren en de schaduweconomie terug te dringen door alle consumententransacties digitaal te documenteren.

Vanaf 1 november 2025 worden GST-geregistreerde bedrijven in Singapore aangemoedigd om vrijwillig factuurgegevens rechtstreeks naar de Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS) te verzenden via InvoiceNow. Deze zachte lancering gaat vooraf aan verplichte invoeringsfasen die voor de komende jaren zijn gepland om de efficiëntie van de belastingaangifte te verbeteren. Singapore heeft het Peppol-raamwerk aangenomen, dat in 2019 landelijk is gelanceerd.

Frankrijk bereidt zich voor op de invoering van een verplicht B2B-systeem voor elektronische facturering en rapportage, dat in fasen zal worden uitgerold, als volgt:

2025: Voorbereidende stappen voor de implementatie van het verplichte systeem voor elektronische facturering en rapportage, dat in 2026 van start moet gaan. Een belangrijke ontwikkeling is de start van een proeffase, die naar verwachting in 2025 van start gaat, waarbij geselecteerde bedrijven het kader voor elektronische facturering kunnen testen en feedback kunnen geven voor verdere verfijning. De formaten moeten voldoen aan het Europese EN 16931-formaat, met Peppol als belangrijkste infrastructuur.

1 september 2026: Medium grote bedrijven (met een omzet van meer dan € 50 miljoen of meer dan 250 werknemers) moeten e-facturen versturen en voldoen aan de e-rapportageverplichtingen voor internationale B2B-transacties. Bovendien moeten alle bedrijven tegen deze datum in staat zijn om e-facturen te ontvangen.

1 september 2027: Het mandaat geldt voor alle bedrijven, ongeacht hun omvang, en verplicht hen om e-facturen te verzenden en te ontvangen en te voldoen aan de e-rapportagevereisten voor internationale B2B-transacties.

Polen bereidt zich voor op de invoering van verplichte elektronische facturering voor B2G- en B2B-transacties via het Krajowy System e-Faktur (KSeF)-platform. De invoering is gepland in twee fasen:

Momenteel worden naast papieren en pdf-facturen ook elektronische facturen geaccepteerd. De komende verplichting vereist het gebruik van het FA(3) XML-formaat voor facturen die via het KSeF-platform worden ingediend.

Voor B2G-transacties hebben bedrijven de keuze tussen het KSeF-platform met het FA(3)-formaat of het bestaande Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF), dat is aangesloten op het Peppol-netwerk en gebruikmaakt van het Peppol BIS 3.0-formaat.

In Spanje zijn elektronische facturering en elektronische rapportage onderworpen aan verschillende regelgevingskaders:

Elektronische facturering

Elektronische rapportage en onmiddellijke informatieverstrekking (SII): Grote ondernemingen (met een omzet van meer dan 6 miljoen euro) zijn reeds verplicht om alle transacties elektronisch en vrijwel in realtime te rapporteren.

B2G-e-facturering is sinds 2019 verplicht in Zweden. Voortbouwend op deze basis heeft de SFTI-stuurgroep op 25 oktober 2024 besloten om de SFTI Technical Envelope als SFTI-aanbeveling stop te zetten, met ingang van 1 juli 2025.

Dit besluit sluit aan bij de voortdurende inspanningen om elektronische facturering via het Peppol-netwerk te standaardiseren en de interoperabiliteit en efficiëntie van openbare aanbestedingsprocedures te verbeteren.