EN 16931 is een Europese norm voor elektronische facturering, met als officiële titel "Elektronische facturering – Semantisch gegevensmodel van de kernelementen van een elektronische factuur". Deze norm is ontwikkeld door het Europees Comité voor Normalisatie (CEN) en heeft tot doel de inhoud en structuur van elektronische facturen te standaardiseren om grensoverschrijdende handel en naleving van wettelijke vereisten te vergemakkelijken.
De Peppol BIS-specificaties voor elektronische facturering zijn gebaseerd op de norm EN 16931, die de praktijken voor elektronische facturering in heel Europa harmoniseert, de efficiëntie bevordert, de kosten verlaagt en naadloze grensoverschrijdende transacties mogelijk maakt.
Belangrijkste aspecten van EN 16931
1. Semantisch gegevensmodel: definieert de kernelementen en structuur van een elektronische factuur, waardoor consistentie en interoperabiliteit tussen verschillende systemen en landen wordt gewaarborgd.
2. Kernelementen: specificeert verplichte en optionele velden die in een factuur moeten worden opgenomen, zoals gegevens van de koper en leverancier, factuurregels, belastingen en totalen.
3. Naleving: helpt bedrijven te voldoen aan de EU-richtlijn 2014/55/EU, die elektronische facturering bij overheidsopdrachten verplicht stelt om processen te stroomlijnen en de administratieve lasten te verminderen.
4. Interoperabiliteit: biedt een gemeenschappelijk kader voor gegevensuitwisseling om de interoperabiliteit tussen verschillende e-factureringssystemen en -oplossingen te vergemakkelijken.
5. Implementatie: ontworpen voor softwareontwikkelaars, bedrijven en overheidsinstanties om elektronische facturen efficiënt en consistent te creëren, uit te wisselen en te verwerken.
De relatie tussen EN 16931 en Peppol BIS
- De Peppol BIS Billing is ontworpen voor elektronische facturering en voldoet volledig aan de EN 16931-norm. Peppol BIS Billing .0 maakt gebruik van het semantische gegevensmodel en de kernelementen die in de norm voor e-facturen zijn gedefinieerd.
- Peppol BIS zorgt ervoor dat de e-facturen die binnen het Peppol-netwerk worden uitgewisseld, voldoen aan de eisen van EN 16931, waardoor interoperabiliteit en naleving van EU-regelgeving worden vergemakkelijkt.
- Door zich te houden aan EN 16931 biedt Peppol BIS een gestandaardiseerde aanpak voor e-facturering die in heel Europa op grote schaal kan worden toegepast. Dit zorgt ervoor dat facturen die via Peppol worden uitgewisseld, compatibel zijn met systemen die door verschillende bedrijven en overheidsinstanties worden gebruikt.
Voorbeeld: EN 16931 en Peppol BIS in een UBL-factuur
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
<!-- EN 16931 / Peppol BIS 3.0 identification -->
<cbc:CustomizationID>
urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0
</cbc:CustomizationID>
<cbc:ProfileID>
urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0
</cbc:ProfileID>
<!-- Core EN 16931 elements -->
<cbc:ID>INV-2025-000123</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2025-11-14</cbc:IssueDate>
<cbc:DueDate>2025-12-14</cbc:DueDate>
<cac:AccountingSupplierParty>
<cac:Party>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>Supplier AB</cbc:Name>
</cac:PartyName>
</cac:Party>
</cac:AccountingSupplierParty>
<cac:AccountingCustomerParty>
<cac:Party>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>Buyer Oy</cbc:Name>
</cac:PartyName>
</cac:Party>
</cac:AccountingCustomerParty>
<!-- Invoice lines, tax totals, legal monetary totals, etc. go here -->
</Invoice>
EN 16931 is geen bestandsformaat op zich, maar een structuur die bepaalt wat een e-factuur moet bevatten. Om de factuur compatibel te maken, wordt een vastgestelde syntaxis gebruikt – meestal UBL 2.1– waarin de vereisten van de norm worden uitgedrukt als XML-elementen.
In de praktijk komt naleving neer op drie dingen:
- Met behulp van een ondersteunde syntaxis, zoals UBL 2.1
- Aangeven aan welke specificatie de factuur voldoet, bijvoorbeeld Peppol BIS Billing .0
- Voldoet aan de EN 16931-regels, die ervoor zorgen dat bedragen, datums, btw-gegevens en bedrijfsinformatie geldig zijn.
Wanneer een factuur via Peppol wordt verzonden, moet deze de juiste technische identificatiegegevens bevatten (CustomizationID en ProfileID). Deze geven de ontvanger – en de validatie-engine – precies aan aan welke regels de factuur voldoet.
Qvalia voldoet volledig aan EN 16931 en Peppol BIS.
