Les entreprises doivent passer par des processus complexes pour acheter les fournitures de bureau, les services, les équipements, le matériel informatique ou les matières premières dont elles ont besoin pour maintenir leurs activités ou leurs chaînes de production. Comme vous passez souvent des commandes en gros auprès de plusieurs fournisseurs, il est essentiel que chaque équipe de direction accorde la priorité au maintien de relations positives avec les fournisseurs et à la recherche de nouvelles façons d'optimiser les achats.
C'est là qu'intervient l'analyse des dépenses. Commencez par collecter les données relatives aux transactions d'achat dans toute l'entreprise, puis utilisez-les pour générer des informations et prendre des décisions commerciales éclairées à l'avenir.
Il peut sembler intimidant de se lancer dans l'analyse des dépenses, surtout s'il s'agit d'une première incursion dans ce domaine pour l'entreprise. Voyons ensemble ce que vous devez savoir et quelles sont les premières étapes à franchir pour améliorer vos performances en matière de ventes et d'approvisionnement.
Quels sont les pièges courants de l'analyse des dépenses ?
De nombreux responsables tentent de lancer une initiative d'analyse des dépenses à l'aveuglette, sans se préparer aux erreurs courantes que commettent généralement les nouvelles entreprises. Ne vous découragez pas si votre travail ne produit pas immédiatement les résultats escomptés. L'analyse des dépenses échoue parfois pour plusieurs raisons :
- Mauvaise qualité des données : les analystes des dépenses prennent toujours le temps de nettoyer tous les flux de données qu'ils reçoivent des différents services. Les données brutes sont souvent truffées d'incohérences dues à des erreurs humaines, ainsi que d'incohérences naturelles résultant de l'utilisation d'une grande variété de sources de données. La normalisation des formats est une étape importante pour garantir que les machines puissent lire les données.
- Canaux de données multiples : dans le prolongement du point précédent, il est en réalité assez difficile de déterminer l'origine des données relatives aux dépenses. Les entreprises disposent souvent de sources modestes et obscures qui peuvent passer inaperçues en raison d'un manque de communication entre les services. Il est préférable de travailler directement avec les responsables de service lorsqu'il s'agit d'analyser les dépenses.
- Organisation des données : il est impossible de tirer des conclusions à partir d'une base d'informations désorganisée, d'où l'utilisation de taxonomies dans l'analyse des dépenses. Il existe de nombreuses approches pour classer les données, par exemple par service, par produit ou par fournisseur. Le choix du bon système de catégorisation peut être tout aussi important que la quantité de données collectées.
- Obtenir l'adhésion de tous : l'optimisation des dépenses d'approvisionnement impliquera de modifier les décisions d'achat de l'entreprise, et de nombreux chefs de service pourraient ne pas être à l'aise avec ce que vous faites. La réduction des coûts, par exemple, pourrait compliquer la gestion des opérations internes. Il est important d'obtenir l'adhésion de tous à vos projets et aux conséquences escomptées.
- Ne pas utiliser d'outils : le domaine de l'analyse des dépenses a suffisamment évolué pour que des outils métier tiers dédiés soient désormais disponibles pour faciliter le processus. Il est recommandé d'utiliser des services d'automatisation tels que ceux-ci pour accélérer l'analyse des dépenses, qui est généralement une tâche fastidieuse en termes de calculs et de collecte de données.
Cela ne veut pas dire que le processus est impossible. Avec les bonnes pratiques et les premières étapes adéquates, toute entreprise peut réaliser une analyse efficace de ses achats.
Quelles sont les meilleures pratiques en matière d'analyse des dépenses ?
Nous avons parlé de ce qu'il faut éviter, voyons maintenant ce que les entreprises prospères font correctement en matière d'analyse des dépenses.
- Faites-en un effort continu : l'analyse des dépenses ne doit jamais être une considération « à configurer puis à oublier ». Recherchez toujours de nouvelles façons d'améliorer et d'élargir la portée de vos efforts.
- Faites-en un effort collectif : tout le monde est concerné lorsqu'il s'agit de déterminer de nouvelles stratégies de dépenses. Impliquez davantage de services, plutôt que de vous limiter à l'équipe financière. Vous disposerez ainsi de données plus complètes et pourrez réaliser des économies plus importantes.
- Faites un effort global : ne vous concentrez pas trop sur toutes les petites corrections. Recherchez plutôt une solution automatisée qui révolutionnera votre approche des données relatives aux dépenses.
Enfin, n'oubliez pas de suivre vos progrès. Rien n'est plus gratifiant que de savoir que vous avez un impact positif.
Faire les premiers pas
La prochaine fois que vous ferez vos achats, soyez attentif aux technologies d'approvisionnement. Les meilleurs outils que vous pouvez utiliser pour analyser vos dépenses sont les services d'automatisation.
- Commencez par rallier tout le monde à votre projet. Informez vos chefs de service de la viabilité de l'analyse des dépenses et des indicateurs clés de performance (KPI) que vous comptez modifier. Le soutien de la direction augmente considérablement les chances de réussite.
- Évaluez les options. L'analyse des dépenses est un vaste marché qui propose de nombreuses solutions différentes répondant à divers cas d'utilisation et besoins. Recherchez une entreprise qui répondra à vos exigences.
- Dressez une liste de fournisseurs et prenez le temps de trouver celui qui vous convient le mieux. N'oubliez pas que vous utiliserez votre solution pendant longtemps.
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