Bedrijven doorlopen complexe processen om de kantoorbenodigdheden, diensten, apparatuur, hardware of grondstoffen aan te schaffen die ze nodig hebben om hun activiteiten of productielijnen in stand te houden. Omdat u vaak in bulk bij meerdere leveranciers bestelt, moet het onderhouden van positieve relaties met leveranciers en het vinden van nieuwe manieren om de inkoop te optimaliseren bovenaan de prioriteitenlijst van elk managementteam staan.
Daar komt het vakgebied van uitgavenanalyse vandaan. Begin met het verzamelen van aankooptransactiegegevens uit de hele organisatie en gebruik deze om inzichten te genereren en weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen in de toekomst.
Het kan intimiderend zijn om meteen aan de slag te gaan met uitgavenanalyse, vooral als het bedrijf zich voor het eerst op dit terrein begeeft. Laten we het eens hebben over een aantal dingen die u moet weten en wat de eerste stappen zouden moeten zijn op uw weg naar betere verkoop- en inkoopprestaties.
Wat zijn de veelvoorkomende valkuilen bij uitgavenanalyse?
Veel managers proberen blindelings een uitgavenanalyse-initiatief op te starten zonder zich voor te bereiden op de veelvoorkomende fouten die nieuwe bedrijven meestal maken. Raak niet gefrustreerd als uw werk niet onmiddellijk het beloofde rendement oplevert. Uitgavenanalyse mislukt soms om een aantal redenen:
- Slechte datakwaliteit: Uitgavenanalisten nemen altijd de tijd om alle datastromen die ze van afzonderlijke afdelingen ontvangen, op te schonen. Ruwe data bevatten vaak discrepanties als gevolg van menselijke fouten en natuurlijke inconsistenties die ontstaan door het werken met een grote verscheidenheid aan databronnen. Het standaardiseren van formaten is een belangrijke stap om ervoor te zorgen dat machines de data kunnen lezen.
- Meerdere gegevenskanalen: Voortbouwend op het vorige punt is het eigenlijk vrij moeilijk om te achterhalen waar uitgavengegevens vandaan komen. Bedrijven hebben vaak kleine en obscure bronnen die door miscommunicatie tussen afdelingen over het hoofd kunnen worden gezien. Voor uitgavenanalyses kunt u het beste rechtstreeks met afdelingshoofden samenwerken.
- De gegevens ordenen: Je kunt geen conclusies trekken uit een rommelige verzameling informatie, vandaar het gebruik van taxonomieën bij uitgavenanalyse. Er zijn veel manieren om gegevens te categoriseren, bijvoorbeeld op afdeling, product of leverancier. Het kiezen van het juiste categorisatiesysteem kan net zo belangrijk zijn als de hoeveelheid gegevens die je verzamelt.
- Iedereen aan boord krijgen: Het optimaliseren van de inkoopuitgaven houdt in dat de aankoopbeslissingen van het bedrijf moeten worden aangepast, en veel afdelingshoofden zullen zich misschien niet prettig voelen bij wat u doet. Het verlagen van de kosten kan bijvoorbeeld de interne bedrijfsvoering bemoeilijken. Het is belangrijk dat iedereen achter uw plannen en de beoogde gevolgen staat.
- Geen tools gebruiken: Het gebied van uitgavenanalyse is zodanig geëvolueerd dat er nu speciale zakelijke tools van derden beschikbaar zijn om te helpen bij het proces. U wilt automatiseringsdiensten zoals deze gebruiken om de uitgavenanalyse te versnellen, wat doorgaans een berekenings- en verzamelintensieve taak is.
Dat wil niet zeggen dat het proces onmogelijk is. Met de juiste werkwijzen en eerste stappen kan elk bedrijf een efficiënte inkoopanalyse realiseren.
Wat zijn enkele best practices voor uitgavenanalyse?
We hebben het gehad over wat je moet vermijden, dus laten we het nu hebben over wat succesvolle bedrijven goed doen als het gaat om uitgavenanalyse.
- Maak er een voortdurende inspanning van: uitgavenanalyse mag nooit een eenmalige aangelegenheid zijn. Zoek altijd naar nieuwe manieren om uw inspanningen te verbeteren en uit te breiden.
- Maak er een teaminspanning van: iedereen is een belanghebbende als het gaat om het bepalen van nieuwe uitgavenstrategieën. Betrek meer afdelingen dan alleen het financiële team. Op die manier beschikt u over completere gegevens om mee te werken en kunt u meer besparingen realiseren.
- Maak er een grootschalige inspanning van: concentreer u niet te veel op alle kleine aanpassingen. Zoek liever naar een geautomatiseerde oplossing die een revolutie teweegbrengt in de manier waarop u omgaat met uitgavengegevens.
Vergeet ten slotte niet om je voortgang bij te houden. Niets voelt beter dan te weten dat je een verschil maakt.
De eerste stappen zetten
Let de volgende keer dat u gaat winkelen eens op inkooptechnologieën. De beste tools die u kunt gebruiken voor uitgavenanalyse zijn automatiseringsdiensten.
- Begin met iedereen mee te krijgen in het project. Informeer uw afdelingshoofden over de haalbaarheid van uitgavenanalyse en welke KPI's u verwacht te veranderen. Steun van het hoger management vergroot de kans op succes aanzienlijk.
- Beoordeel de opties. Uitgavenanalyse is een enorme markt met veel verschillende oplossingen die aansluiten bij verschillende gebruikssituaties en behoeften. Zoek een bedrijf dat aan uw eisen voldoet.
- Maak een lijst van leveranciers en neem de tijd om de perfecte keuze te vinden. Vergeet niet dat u lang met uw oplossing zult werken.
Automatisering en analyse gemakkelijk gemaakt – voor financiën en inkoop
Wilt u een robuust programma voor financiële automatisering implementeren? Dan is Qvalia de juiste keuze voor uw bedrijf.
Of u nu facturen wilt automatiseren, betere gegevens wilt verzamelen of inkoopuitgaven in realtime wilt analyseren, de oplossing van Qvalia biedt de juiste functies voor uw bedrijf . Neem vandaag nog contact op.
Gerelateerde artikelen
De United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC) is een wereldwijd erkend classificatiesysteem voor producten en diensten. Het biedt een gestandaardiseerde manier om verschillende goederen en diensten in verschillende sectoren te categoriseren.
In de huidige datagestuurde wereld zijn bedrijven voortdurend op zoek naar innovatieve manieren om waarde te halen uit hun enorme hoeveelheden informatie. Een waardevol bezit dat vaak onbenut blijft, is gestructureerde bedrijfsdata.
Structureren en classificeren van uw gegevens Effectieve classificatie van transacties — inzicht in wat er in uw organisatie gebeurt op het gebied van facturen en uitgaven ...