Comment simplifier l'analyse des données grâce à la classification UNSPSC

Une classification efficace des transactions — c'est-à-dire une bonne compréhension des flux de factures et de dépenses au sein de votre organisation — est l'une des mesures les plus transformatrices que les organisations peuvent mettre en œuvre pour améliorer leurs processus. Elle simplifie l'analyse des dépenses, car elle vous permet de baser vos décisions sur des groupes, des classes et même des éléments individuels beaucoup plus facilement. Elle accélère également les flux de travail comptables grâce à des rapports précis.

Alors, comment cela fonctionne-t-il ? De nombreuses entreprises classent leurs achats par catégorie ou par taxonomie. L'aspect crucial réside dans le niveau de détail de votre classification. Plus celle-ci est détaillée et plus vous avez la possibilité d'explorer vos données en profondeur, plus vos analyses seront pertinentes.

Les catégories de dépenses peuvent être des regroupements standard ou arbitraires de dépenses similaires, généralement définis au niveau organisationnel. Par exemple, le service marketing peut regrouper les bannières publicitaires sous la rubrique « achats médias », tandis que le service informatique peut traiter les dépenses liées aux besoins en matériel et en logiciels dans différentes catégories.

Voici quelques exemples utilisés par les organisations de catégories de haut niveau :

Les taxonomies des dépenses classent les dépenses selon des hiérarchies, à l'instar d'un diagramme arborescent dont les branches représentent les sous-catégories de dépenses. Le système UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) est un exemple d'approche de classification basée sur une taxonomie.

Exemples de systèmes de taxonomie de codage mondiaux :

Vous souhaitez en savoir plus sur l'analyse et la classification des dépenses dans la pratique ? Téléchargez ce guide sur l'analyse des dépenses et la prise de décision basée sur les données.

Le Code standard des produits et services des Nations Unies (UNSPSC) est une taxonomie largement répandue et viable à l'échelle mondiale des produits et services, organisée selon une hiérarchie à quatre niveaux, codée sous la forme d'un numéro à huit chiffres, avec un cinquième niveau facultatif ajoutant deux chiffres supplémentaires.

L'UNSPSC a été créé en 1998 grâce à une initiative conjointe du Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) et de Dun & Bradstreet. Aujourd'hui, il est géré par GS1 US, qui supervise tous les aspects liés au codage, aux mises à jour et aux nouvelles initiatives. Le jeu de codes UNSPSC est disponible gratuitement et existe dans plusieurs langues courantes, notamment l'anglais, l'espagnol, l'allemand, le français, le mandarin et le suédois. Aujourd'hui, l'UNSPSC contient près de 160 000 produits et services.

Segments de niveau supérieur UNSPSC :

L'utilisation d'une norme largement répandue telle que l'UNSPSC pour la classification présente de nombreux avantages. En tant que taxonomie normalisée, elle est transparente et facile à partager entre partenaires commerciaux, et elle est mise à jour par l'organisme central de gestion. Les codes UNSPSC peuvent également être inclus dans les formats de facturation électronique tels que Peppol BIS Billing.

L'analyse des dépenses est le domaine dans lequel une classification efficace est absolument cruciale. Jusqu'à présent, une grande partie du travail dépendait trop du travail manuel ou semi-manuel, mais les nouvelles technologies et l'automatisation permettent désormais d'accélérer considérablement le processus de classification et d'améliorer la convivialité.