Processus de validation des factures pour les équipes financières modernes

Qvalia Workflow est conçu pour la rapidité. Les responsables reçoivent des notifications push instantanées dès qu'une facture nécessite une intervention. Un simple clic suffit pour examiner, approuver, signer, réattribuer, mettre en attente ou rejeter une facture, depuis n'importe quel navigateur ou directement depuis l'application mobile Qvalia sur iPhone ou Android.

Pas de rappels par e-mail. Pas de paperasse. Pas de temps d'attente en attendant que quelqu'un revienne à son bureau.

L'historique complet du processus de validation — y compris les commentaires, les actions et l'historique des documents — est accessible à tout moment sur tous les appareils.

Qvalia Workflow reçoit et traite les factures des fournisseurs, quel que soit leur format. Les factures électroniques Peppol, les factures au format PDF et les messages EDI sont validés, structurés au niveau des lignes de facturation, puis acheminés via la même hiérarchie d'approbation — le tout automatiquement.

Pas de tri manuel. Pas d'exceptions de format. Chaque facture est prête à être traitée dès sa réception, et chaque facture approuvée est transmise à votre ERP via une API.

Définissez les rôles, les responsabilités et les limites de dépenses grâce à une configuration simple, et modifiez-les à tout moment. Les hiérarchies d'approbation dans Qvalia sont entièrement personnalisables : elles comportent plusieurs niveaux, sont basées sur les rôles et conçues pour s'adapter à toutes les structures d'entreprise.

Les responsables de la validation peuvent ajouter des commentaires et des annotations de mesure, réattribuer les factures à des collègues, les mettre en attente ou les transmettre à un niveau hiérarchique supérieur. Chaque action est consignée dans l'historique de la facture, offrant ainsi aux équipes financières une visibilité totale et une piste d'audit claire.

Dimensions prises en charge : Centre de coûts · Projet · Contrat · Dimensions personnalisées

L'application Qvalia est disponible sur iPhone et Android. Les responsables de validation peuvent suivre l'arrivée des factures grâce à des notifications push, consulter les factures originales, collaborer via des commentaires et effectuer toutes les opérations du flux de travail, le tout au sein de la même hiérarchie déjà configurée dans Qvalia.

Des validations plus rapides se traduisent par des cycles de paiement plus courts et des relations plus solides avec les fournisseurs.

Disponible dès maintenant sur l'App Store et Google Play.

Ajoutez autant de validateurs, de relecteurs et d'administrateurs que votre organisation en a besoin. Qvalia Workflow ne prévoit pas de frais de licence par utilisateur. La tarification est basée sur le volume de transactions : vos coûts évoluent donc en fonction de votre activité, et non de vos effectifs.

Workflow est activé en tant que service complémentaire pour les transactions traitées via Qvalia. Aucune intégration distincte n'est nécessaire. Aucune infrastructure supplémentaire n'est requise.

Activez la publication automatique pour aller encore plus loin dans l'automatisation de la comptabilité fournisseurs. Chaque ligne de facture fournisseur est automatiquement classée selon la norme UNSPSC — qui couvre 50 000 catégories de produits et services — et mise en correspondance avec votre plan comptable avant d'être soumise à validation humaine.

Résultat : la pré-comptabilisation s'effectue automatiquement, les écritures comptables sont prêtes dès leur validation, et votre équipe consacre moins de temps aux tâches manuelles.

La publication automatique est disponible sous forme de module complémentaire pour toutes les factures traitées via Qvalia.

Activez la classification UNSPSC pour bénéficier d'analyses détaillées des dépenses sur l'ensemble des factures fournisseurs. Obtenez une vue d'ensemble des dépenses par catégorie, fournisseur, centre de coûts, projet ou contrat, jusqu'au niveau des lignes de facturation individuelles.

Conçu pour les équipes financières et les professionnels des achats qui ont besoin de données structurées, et non de simples résumés.