Hoe u data-analyse kunt vereenvoudigen met UNSPSC-classificatie

Effectieve classificatie van transacties – inzicht in wat er in termen van facturen en uitgaven door uw organisatie stroomt – is een van de meest transformatieve maatregelen die organisaties kunnen nemen om processen te verbeteren. Het vereenvoudigt de analyse van uitgaven, omdat u uw besluitvorming veel gemakkelijker kunt baseren op groepen, klassen en zelfs individuele items. Het versnelt ook de boekhoudkundige workflows met nauwkeurige rapportage.

Hoe werkt het? Veel bedrijven classificeren aankopen op basis van categorie of taxonomie. Het cruciale aspect is hoe gedetailleerd uw classificatie is. Met meer details en de mogelijkheid om uw gegevens te analyseren, worden uw analyses inzichtelijker.

Uitgavencategorieën kunnen standaard of willekeurige groeperingen van soortgelijke uitgaven zijn, die meestal op organisatieniveau worden gedefinieerd. De marketingafdeling kan bijvoorbeeld banneradvertenties groeperen als media-aankopen en de IT-afdeling kan uitgaven voor hardware en software in verschillende categorieën verwerken.

Voorbeelden die organisaties op het hoogste niveau gebruiken, zijn onder meer:

Uitgaventaxonomieën classificeren uitgaven volgens hiërarchieën, vergelijkbaar met een boomdiagram met takken die subcategorieën van uitgaven vertegenwoordigen. Het UNSPSC-systeem (United Nations Standard Products and Services Code) is een voorbeeld van een op taxonomie gebaseerde classificatiemethode.

Voorbeelden van wereldwijde coderingstaxonomieschema's:

Wilt u meer weten over uitgavenanalyse en classificatie in de praktijk? Download dan deze gids over uitgavenanalyse en datagestuurde besluitvorming.

De United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC) is een wereldwijd gangbare taxonomie van producten en diensten in een hiërarchie met vier niveaus, gecodeerd als een achtcijferig nummer, met een optioneel vijfde niveau dat nog twee cijfers toevoegt.

UNSPSC werd in 1998 opgericht dankzij een gezamenlijke inspanning van onder meer het Ontwikkelingsprogramma van de Verenigde Naties (UNDP) en Dun & Bradstreet. Tegenwoordig wordt het beheerd door GS1 US, dat toezicht houdt op alle aspecten van codering, updates en nieuwe initiatieven. De UNSPSC-codeset is gratis beschikbaar en wordt aangeboden in verschillende gangbare talen, waaronder Engels, Spaans, Duits, Frans, Mandarijn-Chinees en Zweeds. Tegenwoordig bevat UNSPSC bijna 160.000 producten en diensten.

UNSPSC-segmenten op het hoogste niveau:

Het gebruik van een wijdverspreide standaard zoals UNSPSC voor classificatie biedt vele voordelen. Als gestandaardiseerde taxonomie is deze transparant en gemakkelijk te delen tussen zakenpartners en wordt deze door de centrale beheerorganisatie up-to-date gehouden. UNSPSC-codes kunnen ook worden opgenomen in e-factuurformaten zoals Peppol BIS Billing.

Uitgavenanalyse is het gebied waarop effectieve classificatie het meest cruciaal is. Voorheen was veel van dit werk te afhankelijk van handmatig of semi-handmatig werk, maar dankzij nieuwe technologieën en automatisering kunnen het classificatieproces en de bruikbaarheid nu aanzienlijk worden versneld.