L'automatisation des comptes fournisseurs n'est pas seulement un moyen d'augmenter la productivité administrative à court terme, elle peut également améliorer votre contrôle à long terme. Un meilleur contrôle signifie des capacités d'analyse accrues et moins d'erreurs. Vous devriez commencer par votre flux de données.
Cela peut sembler ambitieux, mais votre entreprise est probablement plus proche que vous ne le pensez de la mise en œuvre d'une technologie d'automatisation et de nouveaux processus qui feront la différence.
Cependant, miser tout sur une nouvelle solution n'est souvent pas le meilleur choix, car la transformation numérique concerne autant vos routines et vos processus que des solutions logicielles spécifiques. Il est facile de tomber dans le piège qui consiste à rechercher sur le marché la dernière version d'un progiciel de gestion intégré (ERP).
Commencez plutôt par comprendre votre processus, c'est-à-dire votre flux de données. C'est indispensable pour pouvoir prendre le contrôle. La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez faire beaucoup avec votre configuration informatique existante. Si vous examinez vos données, vous trouverez des possibilités d'amélioration, souvent sans investissements inutiles.
Une auto-évaluation rapide du flux de données
En définissant et en analysant chaque étape de votre processus de gestion des comptes fournisseurs, vous poserez les bases d'une automatisation réussie à long terme.
Répondez à ces quatre questions, et vous aurez un point de départ idéal pour repenser votre processus :
- Comment les données transactionnelles sont-elles reçues et saisies dans les processus de mon entreprise ?
- Quelles informations commerciales contiennent les données transactionnelles ?
- De quelles informations commerciales ou transactionnelles mon entreprise a-t-elle besoin ?
- Quelles fonctions, finances, achats, logistique, etc., sont impliquées dans le traitement de ces données ?
Pourquoi la qualité des données est-elle importante dans les comptes fournisseurs ?
La qualité des données est l'un des facteurs les plus importants qui influent sur l'efficacité des flux de données.
Des données de mauvaise qualité peuvent entraîner des erreurs importantes qui perturberont les processus de saisie, vous ralentiront et risqueront même d'entraîner d'importantes fuites de capital cachées.
En termes simples, la qualité des données dépend du support utilisé et de la configuration de votre processus. En d'autres termes, elle dépend de la manière dont les données sont structurées et stockées à chaque étape de votre processus, ainsi que de l'intégration de ces étapes.
Le papier ou les fichiers PDF sont des exemples de supports non numériques. Du point de vue d'une machine, ces supports contiennent des données non structurées.
Pour traiter les informations numériquement, des interprétations sont nécessaires : traitement manuel, numérisation OCR ou une combinaison des deux.
Votre configuration informatique constitue une autre menace pour la qualité de vos données. De nombreux logiciels différents peuvent être impliqués, même si les mêmes informations sont traitées. Par exemple, les dépenses quotidiennes de votre entreprise peuvent être gérées par des logiciels de facturation et de comptabilité fournisseurs, des systèmes de commande et de comptabilité, des ERP et des logiciels d'analyse des dépenses, pour n'en citer que quelques-uns.
Ces différents systèmes ne représentent pas seulement des coûts liés aux licences et à la maintenance.
Il existe un risque important que des données de mauvaise qualité, voire erronées, passent inaperçues tout au long du processus. Il existe également un risque de distorsion, avec une perte de données due au passage des informations dans le processus dans diverses intégrations héritées.
Il est temps de repenser le design
Au-delà de vos routines actuelles et de la configuration de votre système, vous pouvez repenser vos processus en analysant vos données afin de les adapter à votre activité plutôt qu'aux exigences de vos fournisseurs de logiciels.
Des flux de données adaptés à vos besoins, associés à des programmes proactifs visant à améliorer la qualité des données, permettront un contrôle des processus nettement plus efficace et une automatisation qui fonctionne.
Commencer
Comment votre entreprise peut-elle se lancer dans la refonte du flux de données fournisseurs ? Voici nos recommandations.
- Pour que votre contrôle des processus fasse la différence, vous devez vous assurer que vos données sont structurées et correctes. Si les informations que vous traitez sont inexactes, des erreurs continueront à se produire, quelle que soit la qualité de vos processus.
- Les factures électroniques sont le meilleur moyen de transformer vos données transactionnelles, souvent sujettes à des erreurs, en données 100 % exactes. En numérisant vos données, vous vous assurez de ne perdre aucune information critique.
- Veillez à mettre en place des procédures adéquates pour protéger votre entreprise contre les erreurs externes, telles que les factures d'achat erronées. Automatisez la validation et assurez-vous de ne pas perdre de temps à cause des erreurs commises par d'autres.
- Connaissez vos fournisseurs : mettez en place des procédures rigoureuses qui vous aideront à contrôler les fournisseurs avec lesquels vous entretenez des relations actives, ceux que vous devez éviter et la manière de vous assurer que vos données de référence sont correctes et à jour.
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