Automatisering van crediteurenadministratie is niet alleen een manier om de administratieve productiviteit op korte termijn te verhogen, maar kan ook uw controle op lange termijn verbeteren. Betere controle betekent betere analysemogelijkheden en minder fouten. Begin met uw gegevensstroom.
Het lijkt misschien een ambitieus doel, maar uw bedrijf is waarschijnlijk dichter bij de implementatie van automatiseringstechnologie en nieuwe processen die een verschil maken dan u denkt.
Het is echter vaak niet de beste keuze om volledig in te zetten op een nieuwe oplossing, aangezien digitale transformatie net zozeer te maken heeft met uw routines en processen als met specifieke softwareoplossingen. Het is gemakkelijk om in de valkuil te trappen om de markt af te speuren naar de nieuwste ERP-versie.
Begin in plaats daarvan met het begrijpen van uw proces – uw gegevensstroom. Dat is essentieel om controle te kunnen uitoefenen. Het goede nieuws is dat u veel kunt doen met uw bestaande IT-infrastructuur. Als u uw gegevens onderzoekt, zult u ruimte voor verbetering vinden, vaak zonder onnodige investeringen.
Een snelle zelfbeoordeling van de gegevensstroom
Door elke stap in uw crediteurenproces te definiëren en te analyseren, legt u de basis voor langdurig succes op het gebied van automatisering.
Beantwoord deze vier vragen en je hebt een perfect uitgangspunt om je proces opnieuw te ontwerpen:
- Hoe worden transactiegegevens ontvangen en ingevoerd in de processen van mijn bedrijf?
- Welke bedrijfsinformatie bevatten de transactiegegevens?
- Welke bedrijfs- of transactiegegevens heeft mijn bedrijf nodig?
- Welke functies, financiën, inkoop, logistiek, enz., zijn betrokken bij de verwerking van deze gegevens?
Waarom datakwaliteit belangrijk is bij crediteurenadministratie
Datakwaliteit is een van de belangrijkste factoren die van invloed zijn op efficiënte gegevensstromen.
Gegevens van slechte kwaliteit kunnen aanzienlijke fouten veroorzaken die invoerprocessen verstoren, u vertragen en zelfs een aanzienlijk risico op verborgen kapitaalverlies met zich meebrengen.
De kwaliteit van gegevens wordt, eenvoudig gezegd, beïnvloed door het medium en de opzet van uw proces. Met andere woorden, hoe de gegevens worden gestructureerd en opgeslagen in elke stap van uw proces, en hoe deze stappen zijn geïntegreerd.
Papier of PDF's zijn voorbeelden van niet-digitale formaten. Vanuit het oogpunt van een machine bevatten deze media ongestructureerde gegevens.
Om informatie digitaal te verwerken, zijn interpretaties nodig: handmatige verwerking, OCR-scannen of een combinatie van beide.
Een andere bedreiging voor de kwaliteit van uw gegevens is uw IT-configuratie. Er kan veel verschillende software bij betrokken zijn, zelfs als dezelfde informatie wordt verwerkt. De dagelijkse uitgaven van uw bedrijf kunnen bijvoorbeeld worden beheerd door software voor facturering en crediteurenadministratie, order- en boekhoudsystemen, ERP's en software voor uitgavenanalyse, om maar een paar voorbeelden te noemen.
Deze verschillende systemen brengen niet alleen kosten met zich mee voor licenties en onderhoud.
Er bestaat een aanzienlijk risico dat gegevens van slechte kwaliteit of zelfs foutieve gegevens onopgemerkt door het proces glippen. Er bestaat ook een risico op vervorming, met gegevensverlies als gevolg van informatie die door het proces gaat in verschillende legacy-integraties.
Tijd voor een herontwerp
Door verder te kijken dan uw huidige routines en systeemconfiguratie, kunt u uw processen herontwerpen door uw gegevens te analyseren, zodat deze aansluiten bij uw bedrijf in plaats van bij de vereisten van uw softwareleveranciers.
Dataflows die zijn afgestemd op uw behoeften, met proactieve programma's om de datakwaliteit te verbeteren, zorgen voor een aanzienlijk effectievere procescontrole en automatisering die werkt.
Aan de slag
Hoe kan uw bedrijf aan de slag gaan met een herontwerp van de A/P-gegevensstroom? Dit is wat wij aanbevelen.
- Om uw procescontrole effectief te laten zijn, moet u ervoor zorgen dat uw gegevens gestructureerd en correct zijn. Als de informatie die u verwerkt onnauwkeurig is, zullen er steeds weer fouten optreden, hoe goed u uw processen ook verfijnt.
- E-facturen zijn de beste manier om uw transactiegegevens te veranderen van foutgevoelig naar 100% nauwkeurig. Door uw gegevens te digitaliseren, kunt u ervoor zorgen dat u geen cruciale informatie kwijtraakt.
- Zorg ervoor dat u over de juiste routines beschikt om uw bedrijf te beschermen tegen externe fouten, zoals foutieve aankoopfacturen. Automatiseer de validatie en zorg ervoor dat u geen tijd verspilt aan fouten van anderen.
- Ken uw leverancier – implementeer robuuste procedures waarmee u kunt controleren met welke leveranciers u actieve relaties onderhoudt, wie u moet vermijden en hoe u ervoor kunt zorgen dat uw stamgegevens correct en up-to-date zijn.
Wilt u essentiële financiële processen binnen uw bedrijf verbeteren? Het financiële procesplatform van Qvalia kan u helpen bij het automatiseren en stroomlijnen van uw crediteurenadministratie, onafhankelijk van uw huidige IT-infrastructuur en zonder ingrijpende veranderingen.
Meer inspiratie nodig? Download ons e-book om te zien hoe u de digitale transformatie van financiën kunt versnellen. Ontvang Automating finance gratis.