Guide des documents commerciaux dans le réseau Peppol

Le réseau Peppol ouvre la voie à des transactions internationales plus efficaces et plus cohérentes, ce qui explique pourquoi tant d'entreprises adoptent ce nouveau système de communication B2B pour le commerce électronique. 

Cela a également permis à de nombreuses entreprises d'apprendre rapidement à exploiter pleinement le potentiel du réseau, par exemple en adoptant des plateformes financières qui prennent en charge les points d'accès Peppol et en approfondissant leurs connaissances sur le fonctionnement du réseau. 

L'une des questions les plus fréquentes concerne le fonctionnement des types de messages dans Peppol et les types de transactions et de documents commerciaux pouvant être échangés. Tous les messages transitant par le réseau Peppol sont au format XML et signés à l'aide d'un Peppol ID, la structure des données varie en fonction du type de document commercial échangé, qui peut aller de : 

Tous ces types de messages permettent au réseau d'être accessible à plusieurs entreprises et régions ayant des besoins d'approvisionnement différents. Passons en revue ces types de messages et voyons comment ils contribuent à rendre le processus d'approvisionnement plus efficace pour toutes les parties concernées. 

BIS Billing le format général de facture électronique pour les messages Peppol, et c'est naturellement le format le plus courant sur le réseau. Il peut être utilisé pour la facturation standard des ventes ainsi que pour la facturation négative si la situation l'exige. 

Comme les autres factures, les factures électroniques Peppol contiennent les informations commerciales habituelles telles que : 

Ce format prend également en charge les notes de crédit, où les montants négatifs peuvent être enregistrés dans le document et annotés à l'aide de signes plus et moins indiquant le crédit et le débit. 

En savoir plus sur BIS Billing Peppol BIS Billing.

Les transactions B2B ont toujours été un moyen de communication bidirectionnel, et ce type de réponse à une facture permet aux destinataires des factures Peppol de contacter les expéditeurs au sujet du statut des transactions. 

Ces messages peuvent être soit des réponses au niveau commercial pour des problèmes tels que des litiges liés à la livraison ou des numéros incorrects sur le document, soit des accusés de réception de transport pour des mises à jour de base sur le processus de livraison.

En savoir plus sur BIS Invoice Response Peppol BIS Invoice Response.

Les acheteurs peuvent envoyer aux vendeurs cette commande électronique simple via le réseau Peppol. Elle contiendra une structure plus basique comprenant : 

Ce qui suit est généralement une valeur de commande prévue et un numéro fiscal au cas où les frais devraient être remboursés. 

En savoir plus sur Peppol BIS Order Only.

BIS Ordering .2, qui partage les mêmes exigences que BIS Order Only, permet une communication bidirectionnelle dans le cas où les acheteurs doivent envoyer des commandes électroniques aux vendeurs, qui peuvent alors répondre par un message d'acceptation, de refus ou une demande de modification. 

En savoir plus sur BIS Ordering Peppol BIS Ordering.

Tout comme un magasin peut envoyer des brochures pour promouvoir ses derniers produits, un vendeur peut envoyer ces catalogues structurés de produits et services à des acheteurs potentiels et attendre leurs réponses directes. Le contenu de ces messages peut inclure : 

Aucune information spécifique à l'approvisionnement n'est nécessaire pour ce format, car il vise principalement à orienter les acheteurs vers les catalogues et les vendeurs pertinents. 

En savoir plus sur le catalogue Peppol BIS with Response.

Comme son nom l'indique, ce message catalogue est similaire au type précédent, mais ne prend pas en charge les messages de réponse. Il est principalement destiné à informer les acheteurs sur les produits et services, les détails des contrats et les accords-cadres.

En savoir plus sur le catalogue Peppol BIS sans réponse.

Chaque fois que le vendeur doit envoyer des notifications concernant les commandes emballées, vérifiées, livrées et exécutées, il génère ce format de message dans le réseau Peppol avec les détails suivants : 

Les cas particuliers, tels que les commandes avec des marchandises en attente ou celles comportant plusieurs points de livraison, sont également pris en charge dans le cadre du BIS Despatch Advice .1.

En savoir plus sur Peppol BIS Despatch Advice.

Vous pouvez considérer les Punch Outs comme des paniers d'achat dynamiques dans le contexte du commerce électronique B2B. Les acheteurs peuvent effectuer des recherches dans les catalogues en ligne de différents fournisseurs et ajouter leurs propres commandes à un panier d'achat, par exemple dans le système d'approvisionnement de l'acheteur. Un message Punch Out est alors généré et envoyé au vendeur sans même consulter le site web ou la solution de paiement du vendeur (et ses éventuels frais supplémentaires). 

Il en résulte une expérience d'achat moins compliquée et plus facile à utiliser, car les acheteurs peuvent rapidement comparer les prix et les offres de produits. 

En savoir plus sur Peppol BIS Punch Out.

Les fournisseurs et les entreprises clientes doivent souvent conclure des accords formels concernant leur relation. Un BIS Order Agreement la base d'un tel accord, car il contient les informations relatives à la commande et la documentation produite par le vendeur au sujet de la transaction après sa conclusion. 

Ces accords peuvent également établir un cadre permettant d'effectuer plusieurs achats au fil du temps. 

En savoir plus sur BIS Order Agreement Peppol BIS Order Agreement.

Les transactions B2B comportent de nombreux détails qui doivent être confirmés et validés. Les écarts étant fréquents dans ce domaine, une réponse au niveau du message permet aux destinataires et aux clients de répondre aux expéditeurs au sujet de tout changement dans la transaction. Par exemple, une erreur ou un écart dans le processus de commande peut être traité de cette manière : 

En savoir plus sur BIS Message Level Response Peppol BIS Message Level Response.

Pour plus d'informations sur Peppol, son utilisation, les messages d'infrastructure et les cas d'utilisation, téléchargez ce guide gratuit sur Peppol.

Ne commettez pas l'erreur de penser que le réseau Peppol est compliqué à utiliser. Les entreprises de tous les secteurs adoptent rapidement Peppol pour moderniser leurs processus financiers.

Le secret pour mettre de l'ordre dans les finances d'une entreprise réside dans l'utilisation d'un système automatisé de gestion des données financières. Étant donné que les factures, les bons de commande et autres documents contiennent une quantité incroyable de données et sont gérés selon des règles précises, il existe un fort potentiel pour l'application de logiciels et de l'automatisation.

C'est là qu'interviennent des plateformes telles que Qvalia. Si vous envisagez sérieusement de vous lancer dans les achats internationaux via Peppol et que vous avez besoin d'aide pour optimiser votre commerce électronique B2B, réservez une démonstration ou commencez dès aujourd'hui votre essai gratuit de Qvalia.