Workbusterilla on pitkä kokemus Ruotsin työvoimahallinnon yksityisten työnhakijoiden tilausten ja laskujen hallinnoinnista työnvälityksessä. Kun työvoimahallinto päätti digitalisoida tapahtumien kulun Euroopan laajuisen Peppol-standardin mukaisesti, Workbuster kääntyi Qvalian puoleen.

Suuri osa Ruotsin työvoimapalvelun, joka on julkinen työvoimapalveluista ja työvoimapolitiikan täytäntöönpanosta vastaava kansallinen valtion virasto, tehtävistä on nykyään yksityistetty ja yksityiset työvoimatoimistot ja palveluntarjoajat hoitavat niitä.

Workbuster on jo pitkään toiminut välittäjänä näiden osapuolten välisessä tilaus- ja laskutusvirtauksessa. Yritys tukee noin 130 itsenäistä palveluntarjoajaa.

Viime vuonna työvoimatoimisto päätti, että tilausten ja laskujen kulku digitalisoidaan Peppolin avulla, joka on eurooppalainen verkko sähköisten laskujen ja muiden liikeasiakirjojen vaihtoa varten ja joka on nopeasti kasvanut yhdeksi maailman suurimmista.

"Asiakkaillamme ja meillä oli vain vähän aikaa muutokseen, vain noin kaksi kuukautta", Peter Spetz sanoo.

Kysyttyään asiaa viideltä VAN -palveluntarjoajalta, joista yksikään ei pystynyt toimittamaan ratkaisua kapeassa aikataulussa kohtuulliseen hintaan, Workbuster löysi Qvalian.

Peppolin mukaan yrityksellä oli jo ratkaisuja laskutusta varten, mutta ei valmista ratkaisua samantasoiseen sähköisen tilauksen käsittelyyn.

"Qvaliassa he olivat uskomattoman ketteriä. He saivat hyvin nopeasti Peppolin mukaisen tilaustenhallinnan järjestelmäänsä ja täysin tiukan aikataulun mukaisesti."

Yksi haaste oli Workbusterin hallinnoimat merkittävät transaktiovolyymit. Esimerkiksi viimeisten 12 kuukauden aikana on käsitelty 250 000 uutta osallistujaa Ruotsin työvoimahallinnon ohjelmassa, jossa laskujen ja tilausten määrä on lähes miljoona tapahtumaa.

"Otimme yhteyttä Qvaliaan syyskuussa, ja lokakuussa kaikki oli valmista, ja ensimmäinen asiakas aloitti. Se kesti alle neljä viikkoa. Olemme tyytyväisiä Qvaliaan", Peter Spetz sanoo.

Qvalian ratkaisu on alusta, jolla yritykset voivat nopeasti digitalisoida ja automatisoida osto- ja myyntiprosessit. Alusta on modulaarinen, ja sitä voidaan mukauttaa käyttäjien toiveiden ja tarpeiden mukaan verkkolaskujen hallinnan, automatisoidun kirjanpidon ja analysoinnin osalta. Se on helppo integroida olemassa oleviin järjestelmiin, kuten toiminnanohjausjärjestelmiin tai kirjanpito-ohjelmistoihin.

Henri Taipale on Qvalian toimitusjohtaja ja perustaja. Hän kertoo, että heillä oli ensimmäinen tapaaminen Workbusterin kanssa perjantaina, ja seuraavana maanantaina he pystyivät esittämään suunnitelman.

"Me Qvaliassa olemme erittäin Peppol-keskeisiä. Infrastruktuurimme perustuu verkkoon kehyksenä. Tästä seuraava digitalisaatio on edellytys lisäarvoratkaisuillemme esimerkiksi kirjanpidon automatisoinnissa ja analytiikassa", hän sanoo.

Verrattuna perinteiseen verkkolaskutukseen ja sähköiseen tilausten hallintaan VAN -palveluiden avulla Peppolilla on useita etuja. Tapahtumavirtojen ja -käsittelyn aloittaminen on helpompaa, eikä sinun tarvitse ottaa riskiä ajasta ja ylimääräisistä kustannuksista, kun laskuja lähetetään esimerkiksi eri palveluntarjoajien välillä.

Avoimuus ja kansainvälinen kattavuus ovat merkinneet sitä, että verkosta on hyvää vauhtia tulossa sähköisen laskutuksen maailmanlaajuinen standardi.

"Meillä on omaa, räätälöityä teknologiaa koko infrastruktuuria varten, mikä tarkoittaa, että voimme luoda nopeasti räätälöityjä ratkaisuja asiakkaillemme. Näin pystyimme toimittamaan ratkaisumme Workbusterille niin nopeasti".