Workbuster har lang erfaring med at håndtere ordrer og fakturaer for Arbejdsformidlingens private entreprenører inden for jobmatching. Da Arbejdsformidlingen besluttede at digitalisere transaktionsstrømmene efter Peppol, en europæisk standard, henvendte Workbuster sig til Qvalia.

En stor del af Arbejdsformidlingens opgaver, som er det nationale statslige organ for offentlig arbejdsformidling og gennemførelse af arbejdsmarkedspolitikken, er i dag privatiseret og udføres af private arbejdsformidlinger og tjenesteudbydere.

Workbuster har længe arbejdet som facilitator i ordre- og fakturastrømmen mellem disse parter. Virksomheden støtter omkring 130 uafhængige leverandører.

Sidste år besluttede arbejdsformidlingen, at strømmen af ordrer og fakturaer skulle digitaliseres ved hjælp af Peppol, et europæisk netværk til udveksling af e-fakturaer og andre forretningsdokumenter, som hurtigt er vokset til et af verdens største netværk.

"Vores kunder og vi havde kun en minimal tid til at ændre os, kun to måneder eller deromkring", siger Peter Spetz.

Efter at have spurgt fem VAN tjenesteudbydere, hvoraf ingen kunne levere en løsning inden for den snævre tidsramme til en rimelig pris, fandt Workbuster Qvalia.

Ifølge Peppol havde virksomheden allerede løsninger til fakturering, men ikke en færdiglavet løsning til e-ordrehåndtering af samme standard.

"I Qvalia var de utroligt smidige. De var meget hurtige til at få ordrehåndtering i overensstemmelse med Peppol ind i deres system og helt i overensstemmelse med den stramme tidsplan".

En af udfordringerne var de store transaktionsmængder, som Workbuster håndterer. I løbet af de sidste 12 måneder er der f.eks. blevet håndteret 250.000 nye deltagere til Arbejdsformidlingens program, hvor antallet af transaktioner af fakturaer og ordrer er tæt på en million.

"Vi fik kontakt med Qvalia i september, og i oktober var alting klar, og den første kunde begyndte. Det tog mindre end fire uger. Vi er meget tilfredse med Qvalia", siger Peter Spetz.

Qvalia's løsning er en platform, hvor virksomheder hurtigt kan digitalisere og automatisere finansielle processer inden for indkøb og salg. Platformen er modulopbygget og kan tilpasses efter brugernes ønsker og behov inden for e-fakturahåndtering, automatiseret regnskab og analyse. Den kan nemt integreres med eksisterende systemer, såsom ERP-systemer eller regnskabsprogrammer.

Henri Taipale er CEO og grundlægger af Qvalia. Han fortæller, at de havde et første møde med Workbuster en fredag, og mandagen efter kunne de præsentere en plan.

"Hos Qvalia er vi meget Peppol-orienterede. Vores infrastruktur er baseret på netværket som en ramme. Den efterfølgende digitalisering er en forudsætning for vores værdiskabende løsninger, f.eks. inden for regnskabsautomatisering og analyse", siger han.

Sammenlignet med traditionel e-fakturering og e-ordrestyring ved hjælp af VAN services har Peppol flere fordele. Det er lettere at komme i gang med transaktionsflow og behandling, og du behøver ikke at risikere tid og ekstra omkostninger, når fakturaer f.eks. sendes mellem forskellige tjenesteudbydere.

Åbenheden og den internationale dækning har betydet, at netværket er godt på vej til at blive den globale standard for e-fakturering.

"Vi har vores egen specialbyggede teknologi til hele infrastrukturen, hvilket betyder, at vi hurtigt kan skabe skræddersyede løsninger til vores kunder. Det er derfor, at vi kunne levere vores løsning til Workbuster så hurtigt".