Totta puhuen: Automaatio ja integrointi ovat nykyään kaikkien yritysten tavoitteita. Niiden avulla yritykset pysyvät kilpailijoiden perässä, kun teknologia kehittyy ja digitaalisesta muutoksesta tulee normi.
Monissa yrityksissä sopeutuminen näihin nopeasti muuttuviin suuntauksiin alkaa yleensä talousosastolta.
2019 Zion Market Research ennusti, että maailmanlaajuiset sähköisen laskutuksen markkinat nousevat 20,529 miljardiin Yhdysvaltain dollariin vuoteen 2026 mennessä, ja niiden arvioitu vuotuinen kasvuvauhti on 20,4 %. Kun otetaan huomioon tällaiset arviot, jotka tulivat ennen maailmanlaajuisen pandemian alkamista, on selvää, että verkkolaskutus ja digitaalinen rahoitus ovat tulleet jäädäkseen.
On myös tärkeää, että yritykset ymmärtävät, miksi verkkolaskutus ei ole vain mukava, vaan välttämätön ratkaisu talousprosessin nykyaikaistamiseksi.
Olemme koonneet tämän oppaan näyttämään, miten laskut ovat kehittyneet EDI:n myötä nykyaikaisiin verkkolaskuratkaisuihin.
Sähköisen laskutuksen ero selitetään
Sähköinen laskutus eli verkkolaskutus on laskujen jakelua toimittajien ja ostajien välillä täysin integroidussa digitaalisessa ja jäsennellyssä muodossa, mikä tekee liiketoimista turvallisempia ja huomattavasti helpompia käsitellä.
Tämä sähköinen laskutusmuoto yksinkertaistaa laskujen lähettämistä, vastaanottamista ja arkistointia, pienentää transaktiokustannuksia ja tehostaa yritysten taloushallinnon käsittelyä automaation avulla.
Verkkolaskut sisältävät samat tiedot kuin perinteiset laskut. Tärkein ero on kuitenkin se, että tiedot ovat numeroita ja merkkejä kiinteissä ja koneellisesti luettavissa kentissä. Tämä automatisoitu komponentti poistaa manuaaliseen käsittelyyn ja jalostukseen liittyvät perinteiset jakeluriskit ja voi parantaa myyntisaatavien käsittelyprosesseja.
Räätälöidystä EDI-laskutuksesta yksinkertaistettuun verkkolaskutukseen: alkuvaiheen kasvukipujen ratkaiseminen
Siirtyminen kohti integroitua ja automatisoitua ostolaskujen ja laskutuksen käsittelyjärjestelmää on järkevää. Monille suurille yrityksille ja laitoksille siirtyminen verkkolaskutukseen on digitaalinen ratkaisu, jolla ne voivat pysyä mukana kasvavassa laskuvirrassa. Se on ihanteellinen ratkaisu mittakaavaetujen käsittelyyn yrityksesi kasvaessa.
Siirtyminen ei kuitenkaan ollut aina saumatonta. Verkkolaskutus on varhaisten EDI-järjestelmien ja niiden rajoitusten sivutuote.
Perinteiset sähköisen tiedonsiirron (EDI) järjestelmät olivat luotettu yritysten, myyjien ja muiden talousprosessin osa-alueiden välisen tiedonvaihdon hoitamiseen. Nämä järjestelmät olivat kuitenkin tilaa vieviä, vaativat kokoonpanoa, monimutkaisia toteutuksia ja räätälöityjä järjestelmiä. Se oli rakenteellinen painajainen monille pienemmille yrityksille, jotka yrittivät ottaa käyttöön EDI:n oletusarvoiset tekniset standardit, jotta sähköinen tiedonvaihto kahden osapuolen välillä olisi mahdollista.
Onneksi sähköisen laskutuksen käyttöönotto oli nykyaikainen ratkaisu, johon yritykset kaikkialla maailmassa saattoivat siirtyä. Toisen sukupolven verkkolaskutuksessa hyödynnettiin kovakoodattuja EDI-puhelinlinjoja ja binäärivaihtoja, kun taas toisen sukupolven verkkolaskutuksessa hyödynnettiin laajaa Internet-infrastruktuuria ja VAN -palveluja (lisäarvopalvelut) laajemman ratkaisun tarjoamiseksi.
Se tarjosi saman yritystason toiminnallisuuden kuin EDI, mutta ei vaatinut intensiivisiä teknisiä konfiguraatioita, jotta kaikki toimisi.
VAN palvelut: toisen sukupolven sähköinen laskutus perinteisissä suljetuissa EDI-verkoissa.
VAN palvelut ovat toimijoita, jotka poistavat EDI:n jäykkyyden yksinkertaistetun sähköisen "postilaatikkojärjestelmän" avulla laskutusta varten. Nämä operaattorit varmistavat, että verkkolaskut lähetetään ja vastaanotetaan oikeille osapuolille.
Toisen sukupolven sähköinen laskutus oli paljon tehokkaampaa kuin perinteiset EDI:n kovakoodatut rakenteelliset prosessit. Koska sähköisen laskutuksen yhtenäistäminen tai täydellinen maailmanlaajuinen standardointi on kuitenkin tällä hetkellä rajallista eri toimijoiden välillä, on vielä tehtävä pieniä muutoksia, jotta eri toimijoiden välinen jakelu olisi mahdollista.
Suljetussa verkossa toimiminen merkitsi myös joitakin skaalautuvuuteen liittyviä esteitä ja jakelumaksuihin liittyviä ongelmia. Yritysten ja laitosten oli otettava huomioon erilaiset verkkolaskustandardit maailmanlaajuisessa ja kansallisessa mittakaavassa. Onneksi sähköisen laskutuksen myöhempi kehitys vain edisti tätä muotoa.
Kolmannen sukupolven sähköinen laskutus: investointi, joka kannattaa tehdä.
Pilvipalvelujen ja standardoitujen teknologioiden maailmanlaajuinen käyttöönotto on tehnyt yksinkertaisesta kansainvälisestä yhteentoimivuudesta entistä yleisempää. Käyttäjät haluavat digitaalisen käyttökokemuksen olevan yksinkertainen ja helppo, ja kolmannen sukupolven sähköinen laskutus tarjoaa sen.
Yhtenäisempien sähköisten formaattien ansiosta laskutuksen jakeluprosesseista on tullut yhä saumattomampia ja intuitiivisempia.
Maailmanlaajuisesti eniten hyväksytty ja nopeimmin kasvava muoto on yleiseurooppalainen julkisten hankintojen verkkopalvelu (Peppol). Tätä muotoa on käytetty kaikkialla Euroopan unionissa vuodesta 2019 lähtien, ja
on otettu käyttöön yhä useammin kansainvälisesti sen helppokäyttöisyyden ja kustannustehokkuuden vuoksi, muun muassa Kanadassa, Australiassa, Uudessa-Seelannissa ja Singaporessa.
Peppol: muutakin kuin sähköisen laskutuksen ja EDI:n yksinkertaistaminen.
Peppolin suurin etu on sen käyttämät avoimet verkkorakenteet, jotka poistavat riippumattomien ja paikallisten verkkolaskuoperaattoreiden yhteentoimivuuden tarpeen.
Käyttäjät voivat vaihtaa verkkolaskuja ja tiedostoja nopeasti ja intuitiivisesti käyttämällä Peppol Participant Identifier -osoitetta (Peppol ID), joka on verkkolaskujen ja muiden sähköisten asiakirjojen osoite. Klikkaa tästä, jos haluat etsiä Peppol-tunnuksia maailmanlaajuisesta tietokannasta.
Yritykset tarvitsevat vain Peppol-sertifioidun yhteyspisteen ja integroivat sen laskujenhallintaohjelmistoonsa tai toiminnanohjausjärjestelmäänsä, jotta sähköisten laskujen viestintä ja jakelu sujuvat saumattomasti. Pääset nopeasti alkuun Peppol-liityntäpistepalvelumme avulla.
Tämä kolmannen sukupolven sähköinen laskutus voi mahdollisesti muuttaa liiketoimintaprosesseja, niin suuria kuin pieniä. Integroitu ja yksinkertainen lähestymistapa on ollut edullinen paikallisille verkkolaskuoperaattoreille, jotka luottavat voimakkaasti maksuihin tulojen saamiseksi suljetuissa verkostoissaan.
Yksinkertaistettu EDI-yhteys: lähetä ja vastaanota verkkolaskuja.
Verkkolaskujen postilaatikon osoitteen määrittäminen ja rekisteröityminen EU-sertifioituun Peppol-yhteyspisteeseen ovat ensimmäiset askeleet verkkolaskujen rahoitusprosessin muuttamiseksi. Me Qvaliassa tarjoamme Peppol-verkkolaskutuksen ilmaiseksi.
Lähettämiseen kuuluu neljä helppoa vaihetta: syöttö, muuntaminen, portaali ja siirto. Qvalian kaltaiset ohjelmistotoimittajat hoitavat yleensä jakelun, muuntamisen ja toimituksen, joten sinun tarvitsee huolehtia vähemmistä asioista.
Vastaanotto- ja maksuliikenne on monimutkaisempi osa. Inhimilliset virheet ja manuaaliset asiat voivat usein lisätä virheellisen maksun tai huonosti hoidetun talouden riskiä. Sähköinen laskutus ja EDI varmistavat, että tässä vaiheessa tarvittavat olennaiset tiedot syötetään oikein ja tehokkaasti yksinkertaisen kolmivaiheisen vastaanottoprosessin avulla: syöttö, valmistelu ja käsittely. Sinun on yleensä varmistettava, että ERP-ohjelmasi osaa lukea strukturoitua muotoa. Useimmat toimijat tai ohjelmistotoimittajat voivat auttaa sinua tässä osassa.
Tutustu uusimpaan e-kirjaamme, josta saat syvällisempää tietoa verkkolaskujen lähettämisestä ja vastaanottamisesta.
Oletko valmis aloittamaan verkkolaskutuksen? Qvalia voi auttaa
Päivitä rahoitusprosessi nykyaikaisella verkkolaskutuksella. Qvalian avulla voit muuttaa liiketoimintaprosessejasi automatisoidulla laskujen käsittelyllä, poikkeamien käsittelyllä sekä kirjanpidolla ja analytiikalla rivikohtaisella tasolla.
Puhu meille tai käy verkkosivuillamme rekisteröityäksesi ilmaiseksi ja päästä alkuun.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
Useimmat yritykset ovat jo siirtyneet paperista digitaaliseen, mutta monet ovat edelleen jumissa hajanaisissa työkaluissa, manuaalisissa rutiineissa, riittämättömissä toiminnanohjausjärjestelmiin sisäänrakennetuissa työkaluissa, ...
Lanseeraamme Connectin - verkkotyökalun ja yritysviestien sovellusliittymän, jonka avulla sähköinen laskutus ja tilausten hallinta on helpompaa, nopeampaa ja kustannustehokkaampaa jokaiselle yritykselle.
Sähköisen laskutuksen ja sähköisten hankintojen käyttöönotto kiihtyy koko Euroopan julkishallinnossa. Tuore ruotsalaistutkimus tarjoaa näkemyksiä kuntien ja keskushallinnon virastojen keskuudessa.