EDI en facturering: de evolutie van e-factuurbeheer

Laten we eerlijk zijn: automatisering en integratie zijn tegenwoordig de doelstellingen van elk bedrijf. Zo kunnen bedrijven de concurrentie bijblijven terwijl de technologie zich verder ontwikkelt en digitale transformaties de norm worden.

En voor veel bedrijven begint de aanpassing aan deze snel evoluerende trends meestal bij de financiële afdeling.

In 2019 voorspelde Zion Market Research dat de wereldwijde markt voor elektronische facturering in 2026 een omvang van 20,529 miljard dollar zou bereiken, met een geschatte CAGR van 20,4%. Gezien deze schattingen, die dateren van vóór het begin van de wereldwijde pandemie, is het duidelijk dat elektronische facturering en digitale financiering een blijvertje zijn.

Het is ook belangrijk dat bedrijven begrijpen waarom e-facturering niet alleen een leuke extra is, maar een onmisbare oplossing voor het moderniseren van hun financiële processen.

We hebben deze gids samengesteld om u te laten zien hoe facturen zich hebben ontwikkeld door de opkomst van EDI tot de modernere oplossingen voor elektronische facturering die u vandaag de dag ziet.

Elektronische facturering, of e-facturering, is de distributie van facturen tussen leveranciers en kopers in een volledig geïntegreerd digitaal en gestructureerd formaat, waardoor transacties veiliger en aanzienlijk eenvoudiger te verwerken zijn. 

Deze elektronische vorm van facturering vereenvoudigt het verzenden, ontvangen en archiveren van facturen, verlaagt de transactiekosten en verhoogt de efficiëntie van de financiële verwerking van bedrijven door automatisering.

E-facturen bevatten dezelfde informatie als traditionele facturen. Het belangrijkste verschil is echter dat de gegevens zijn gestructureerd als cijfers en tekens in vaste, machinaal leesbare velden. Deze geautomatiseerde component elimineert de traditionele distributierisico's van handmatige verwerking en kan de debiteurenprocessen verbeteren.

Het is logisch om over te stappen op een meer geïntegreerd en geautomatiseerd systeem voor de verwerking van inkoopfacturen en facturen. Voor veel grote bedrijven en instellingen is de overstap naar e-facturering de digitale oplossing waarmee ze de toenemende stroom aan facturen kunnen bijhouden. Het is de ideale oplossing om schaalvoordelen te realiseren naarmate uw bedrijf groeit.

De overgang verliep echter niet altijd even soepel. E-facturering is een bijproduct van vroege EDI-systemen en de beperkingen waarmee deze te kampen hadden.

Traditionele Electronic Data Exchange (EDI)-systemen werden gebruikt voor de gegevensuitwisseling tussen bedrijven, leveranciers en andere aspecten van het financiële proces. Deze systemen waren echter omvangrijk, vereisten een configuratie met complexe implementaties en vereisten op maat gemaakte systemen. Het was een structurele nachtmerrie voor veel kleinere bedrijven die de standaard technische normen van EDI wilden toepassen om de uitwisseling van elektronische gegevens tussen twee partijen mogelijk te maken.  

Gelukkig was de introductie van e-facturering de moderne oplossing waar bedrijven wereldwijd op konden overstappen. In tegenstelling tot de hardgecodeerde EDI-hotlines en binaire uitwisselingen maakte de tweede generatie e-facturering gebruik van de brede internetinfrastructuur en VAN (Value Added Services) om een bredere oplossing te bieden.

Het bood dezelfde functionaliteit op bedrijfsniveau als EDI, maar zonder de intensieve technische configuraties die nodig waren om alles te laten werken.

VAN zijn operators die de rigiditeit van EDI elimineren door middel van een vereenvoudigd elektronisch 'postbus'-systeem voor facturering. Deze operators zorgen ervoor dat e-facturen door de juiste partijen worden verzonden en ontvangen.

De tweede generatie e-facturering was veel efficiënter dan de traditionele, hardgecodeerde EDI-structuurprocessen. Aangezien er momenteel echter nog maar weinig uniformiteit of volledige wereldwijde standaardisatie van e-facturering tussen operators bestaat, moeten er nog steeds kleine aanpassingen worden gedaan om distributie tussen verschillende operators mogelijk te maken.

Het bestaan in een gesloten netwerk betekende ook enkele belemmeringen op het gebied van schaalbaarheid en problemen met distributiekosten. Bedrijven en instellingen moesten rekening houden met de verschillende normen voor elektronische facturering op mondiaal en nationaal niveau. Gelukkig zou de latere evolutie van elektronische facturering dit formaat alleen maar verder stimuleren.

Door de wereldwijde acceptatie van meer cloud- en gestandaardiseerde technologieën is eenvoudige internationale interoperabiliteit steeds gebruikelijker geworden. Gebruikers willen eenvoud en gemak in hun digitale gebruikerservaring, en e-facturering van de derde generatie biedt dat.

Dankzij meer uniforme elektronische formaten zijn deze factuurdistributieprocessen steeds naadlozer en intuïtiever geworden.

Het meest gebruikte en snelst groeiende formaat wereldwijd is het Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol). Dit formaat wordt sinds 2019 in de hele Europese Unie gebruikt en

wordt internationaal steeds vaker toegepast vanwege het gebruiksgemak en de kostenefficiëntie, onder meer in Canada, Australië, Nieuw-Zeeland en Singapore.

Het grootste voordeel van Peppol is het gebruik van open netwerkstructuren, waardoor onafhankelijke en lokale e-factuuroperators niet meer met elkaar hoeven samen te werken.

Met behulp van een Peppol Participant Identifier (Peppol ID), het adres voor e-facturen en andere e-documenten, kunnen gebruikers snel en intuïtief e-facturen en bestanden uitwisselen. Klik hier om in de wereldwijde database naar Peppol ID's te zoeken.

Bedrijven hebben alleen toegang nodig tot een Peppol-gecertificeerd toegangspunt en moeten dit integreren in hun factuurbeheersoftware of ERP om de communicatie en distributie van e-facturen naadloos te laten verlopen. U kunt snel aan de slag met onze Peppol-toegangspuntservice.

Deze derde generatie e-facturering kan zowel grote als kleine bedrijfsprocessen ingrijpend veranderen. De geïntegreerde en eenvoudige aanpak is voordelig geweest voor lokale e-factureringsbedrijven die sterk afhankelijk zijn van vergoedingen om inkomsten te genereren binnen hun gesloten netwerken.

Het instellen van uw e-factuur-inboxadres en het aanmelden bij een EU-gecertificeerd Peppol-toegangspunt zijn de eerste stappen om uw e-factuurproces te transformeren. Bij Qvalia bieden we gratis Peppol-e-facturering aan.

Het verzenden verloopt in vier eenvoudige stappen: invoer, conversie, portaal en overdracht. Softwareleveranciers zoals Qvalia zorgen doorgaans voor de distributie, conversies en levering, zodat u zich minder zorgen hoeft te maken.

Ontvangst en crediteurenadministratie is het meest complexe onderdeel. Menselijke fouten en handmatige problemen kunnen vaak het risico op onjuiste betalingen of verkeerd beheer van financiën vergroten. E-facturering en EDI zorgen ervoor dat essentiële informatie die nodig is voor deze stap correct en efficiënt wordt ingevoerd via een eenvoudig ontvangstproces in drie stappen: invoer, voorbereiding en verwerking. U moet er doorgaans voor zorgen dat uw ERP het gestructureerde formaat kan lezen. De meeste operators of softwareleveranciers kunnen u daarbij helpen.

Bekijk ons nieuwste e-book voor meer gedetailleerde informatie over het verzenden en ontvangen van e-facturen.

Upgrade uw financiële processen met moderne e-facturering. Met Qvalia kunt u uw bedrijfsprocessen transformeren met onze geautomatiseerde factuurverwerking, afwijkingsafhandeling en boekhouding en analyse op regelniveau. 

Neem contact met ons op of bezoek onze website om u gratis aan te melden en aan de slag te gaan.