EDI et facturation : l'évolution de la gestion des factures électroniques

Soyons réalistes : l'automatisation et l'intégration sont aujourd'hui les objectifs de toute entreprise. Elles permettent aux entreprises de rester compétitives à mesure que la technologie évolue et que la transformation numérique devient la norme.

Et pour de nombreuses entreprises, l'adaptation à ces tendances en rapide évolution commence généralement par le service financier.

En 2019, Zion Market Research prévoyait que le marché mondial de la facturation électronique atteindrait 20,529 milliards de dollars américains d'ici 2026, avec un TCAC estimé à 20,4 %. Compte tenu de ces estimations réalisées avant le début de la pandémie mondiale, il est clair que la facturation électronique et la finance numérique sont là pour rester.

Il est également important que les entreprises comprennent pourquoi la facturation électronique n'est pas seulement une solution intéressante, mais une solution indispensable pour moderniser leurs processus financiers.

Nous avons élaboré ce guide afin de vous montrer comment les factures ont évolué, depuis l'essor de l'EDI jusqu'aux solutions de facturation électronique plus modernes que vous connaissez aujourd'hui.

La facturation électronique, ou e-facturation, consiste en la distribution de factures entre fournisseurs et acheteurs dans un format numérique et structuré entièrement intégré, rendant les transactions plus sûres et beaucoup plus faciles à traiter. 

Ce mode de facturation électronique simplifie l'envoi, la réception et le classement des factures, réduit les coûts de transaction et améliore l'efficacité du traitement financier des entreprises grâce à l'automatisation.

Les factures électroniques contiennent les mêmes informations que les formats traditionnels. Cependant, la principale différence réside dans le fait que les données sont structurées sous forme de chiffres et de caractères dans des champs fixes et lisibles par machine. Cette composante automatisée élimine les risques traditionnels liés à la distribution, à la manipulation et au traitement manuels, et peut améliorer les processus de gestion des comptes clients.

Il est tout à fait logique de s'orienter vers un système de traitement des factures d'achat et de facturation plus intégré et automatisé. Pour de nombreuses grandes entreprises et institutions, le passage à la facturation électronique est la solution numérique qu'elles peuvent adopter pour faire face à l'augmentation du flux de factures. C'est la solution idéale pour réaliser des économies d'échelle à mesure que votre entreprise se développe.

Cependant, la transition ne s'est pas toujours faite sans heurts. La facturation électronique est un sous-produit des premiers systèmes EDI et des limites auxquelles ils étaient confrontés.

Les systèmes traditionnels d'échange de données informatisé (EDI) étaient utilisés pour gérer les échanges de données entre les entreprises, les fournisseurs et d'autres aspects du processus financier. Cependant, ces systèmes étaient volumineux, nécessitaient une configuration avec des implémentations complexes et exigeaient des systèmes sur mesure. C'était un cauchemar structurel pour de nombreuses petites entreprises qui tentaient d'adopter les normes techniques par défaut de l'EDI afin de permettre l'échange de données électroniques entre deux parties.  

Heureusement, l'introduction de la facturation électronique a été la solution moderne vers laquelle les entreprises du monde entier ont pu se tourner. À partir des hotlines EDI codées en dur et des échanges binaires, la facturation électronique de deuxième génération a utilisé la vaste infrastructure Internet et VAN (services à valeur ajoutée) pour offrir une solution plus large.

Il offrait les mêmes fonctionnalités de niveau entreprise que l'EDI, sans nécessiter les configurations techniques complexes requises pour le faire fonctionner.

VAN sont des opérateurs qui éliminent la rigidité de l'EDI grâce à un système simplifié de « boîte aux lettres » électronique pour la facturation. Ces opérateurs veillent à ce que les factures électroniques soient envoyées et reçues par les bonnes parties.

La facturation électronique de deuxième génération était bien plus efficace que les processus structurels traditionnels EDI codés en dur. Cependant, comme il n'existe actuellement qu'une unification limitée ou une normalisation mondiale complète de la facturation électronique entre les opérateurs, des configurations mineures doivent encore être effectuées pour permettre la distribution entre opérateurs.

L'existence d'un réseau fermé entraînait également certaines barrières en matière d'évolutivité et des problèmes liés aux frais de distribution. Les entreprises et les institutions devaient tenir compte des différentes normes en matière de facturation électronique à l'échelle mondiale et nationale. Heureusement, l'évolution ultérieure de la facturation électronique n'a fait que renforcer ce format.

L'adoption mondiale de technologies plus cloud et standardisées a rendu l'interopérabilité internationale plus courante. Les utilisateurs veulent une expérience numérique simple et facile, et la facturation électronique de troisième génération leur offre cela.

Grâce à des formats électroniques plus uniformisés, ces processus de distribution des factures sont devenus de plus en plus fluides et intuitifs.

Le format le plus adopté et qui connaît la croissance la plus rapide à l'échelle mondiale est le Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol). Ce format est utilisé dans toute l'Union européenne depuis 2019, et

a été largement adopté à l'échelle internationale pour sa facilité d'utilisation et sa rentabilité, notamment au Canada, en Australie, en Nouvelle-Zélande et à Singapour.

Le principal avantage de Peppol réside dans son utilisation de structures réseau ouvertes qui éliminent le besoin d'interopérabilité entre les opérateurs de facturation électronique indépendants et locaux.

Grâce à un identifiant Peppol (Peppol ID), l'adresse pour les factures électroniques et autres documents électroniques, les utilisateurs peuvent échanger rapidement et intuitivement des factures électroniques et des fichiers. Cliquez ici pour rechercher les identifiants Peppol dans la base de données mondiale.

Les entreprises ont uniquement besoin d'accéder à un point d'accès certifié Peppol et de l'intégrer à leur logiciel de gestion des factures ou à leur ERP pour traiter de manière transparente la communication et la distribution des factures électroniques. Vous pouvez vous lancer rapidement en utilisant notre service de point d'accès Peppol.

Cette facturation électronique de troisième génération pourrait potentiellement transformer les processus commerciaux, à petite et grande échelle. L'approche intégrée et simple s'est avérée avantageuse pour les opérateurs locaux de facturation électronique qui dépendent fortement des frais pour générer des revenus au sein de leurs réseaux fermés.

La configuration de votre adresse de réception des factures électroniques et l'inscription auprès d'un point d'accès Peppol certifié par l'UE constituent les premières étapes de la transformation de votre processus financier de facturation électronique. Chez Qvalia, nous proposons gratuitement la facturation électronique Peppol.

L'envoi se fait en quatre étapes simples : saisie, conversion, portail et transfert. Les fournisseurs de logiciels tels que Qvalia se chargent généralement de la distribution, des conversions et de la livraison, ce qui vous évite bien des soucis.

La réception et les comptes fournisseurs constituent la partie la plus complexe. Les erreurs humaines et les problèmes liés aux processus manuels peuvent souvent augmenter le risque d'erreurs de paiement ou de mauvaise gestion financière. La facturation électronique et l'EDI garantissent que les informations essentielles nécessaires à cette étape sont saisies correctement et efficacement grâce à un processus de réception simple en trois étapes : saisie, préparation et traitement. Vous devez généralement vous assurer que votre ERP peut lire le format structuré. La plupart des opérateurs ou des fournisseurs de logiciels peuvent vous aider dans cette tâche.

Consultez notre dernier livre électronique pour obtenir des informations plus détaillées sur l'envoi et la réception de factures électroniques.

Modernisez vos processus financiers grâce à la facturation électronique. Avec Qvalia, vous pouvez transformer vos processus métier grâce à notre gestion automatisée des factures, des écarts, ainsi que de la comptabilité et des analyses au niveau des lignes de commande. 

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