Der Leitfaden für Käufer von Lösungen für die elektronische Auftragsverwaltung

Die Einführung elektronischer Bestellungen ist ein wichtiger Schritt zur Rationalisierung von Beschaffungs- und Verkaufsprozessen. Unabhängig davon, ob Sie einen multinationalen Konzern oder ein kleines Start-up-Unternehmen leiten, kann die Einführung elektronischer Bestellungen die Effizienz, Genauigkeit und Entscheidungsfindung im digitalen Handel erheblich verbessern.

Das im Entstehen begriffene Peppol-Netz und die standardisierten Geschäftsnachrichtenformate im Peppol BIS Ordering Profil, haben die Technologie der elektronischen Bestellung zugänglicher gemacht als je zuvor.

Einführung von elektronischen Bestellungen: ein Überblick

Der Einsatz elektronischer Bestellungen kann eine transformative Technologie sein. Sie wird in kritische Prozesse implementiert, so dass die Auswahl der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen einen strukturierten Prozess erfordert. Es sind einige strategische Entscheidungen erforderlich, und Ihre Anforderungen müssen bewertet werden.

Haben Sie zum Beispiel vollständig erfasst, wie Daten derzeit durch Ihre Geschäftsprozesse fließen, und wissen Sie, wo Engpässe oder Ineffizienzen liegen? Haben Sie die Segmente Ihrer Transaktionsströme - sei es mit Lieferanten oder Kunden - identifiziert, die von der Digitalisierung stark profitieren könnten? Ist sich Ihr Team über das Automatisierungspotenzial Ihrer bestehenden Arbeitsabläufe im Klaren, und wie könnte dies Ihre Finanzabläufe verändern? Wie wird sich die Einführung elektronischer Bestellungen auf Ihre Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern auswirken, und welche Maßnahmen werden Sie ergreifen, um einen reibungslosen Übergang für alle Beteiligten zu gewährleisten?

Unabhängig davon, ob Sie mit Verkaufs- oder Einkaufsprozessen in einem großen oder kleinen Unternehmen beginnen, haben wir in diesem Leitfaden für Einkäufer für elektronische Bestellungen Schritt-für-Schritt-Tipps zusammengefasst.

1. Definieren Sie Ihren idealen Prozess

Der Weg zur elektronischen Bestellung beginnt mit einer klaren Vision. Das ist entscheidend:

Planen Sie, wie die Daten in die und aus den Systemen Ihres Unternehmens fließen werden.
Erkennen Sie Möglichkeiten zur Automatisierung Ihrer gesamten Prozesse, von der Validierung und den Arbeitsabläufen bis hin zur Analyse
Konzeption der Berichte und Analysen, die der Entscheidungsfindung am besten dienen

Das Verstehen Ihres Ziels legt den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung der elektronischen Bestellung.

2. Bewertung

Der nächste Schritt ist das Eingehen auf die Besonderheiten Ihrer bestehenden Prozesse:

Bestimmen Sie, welche Transaktionen, ob lieferanten- oder kundenorientiert, von der Digitalisierung profitieren könnten.
Untersuchen Sie Ihre internen Prozesse, sowohl die manuellen als auch die digitalen, um deren aktuelle Effizienz zu bewerten und den Bedarf zu ermitteln.
Entscheiden Sie, wie Sie mit elektronischen Bestellungen umgehen wollen: Senden, empfangen oder beides?
Auswahl der geeigneten Arten von Auftragsmeldungen unter Berücksichtigung von Optionen wie punchout und bevorzugten Antworten
Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern, um sicherzustellen, dass alle Perspektiven berücksichtigt und angesprochen werden

Durch diese detaillierte Bewertung wird sichergestellt, dass das elektronische Bestellsystem den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

3. Technische Anforderungen

Das Verständnis für Ihre technische Infrastruktur ist von entscheidender Bedeutung:

Identifizieren Sie Datenformate, die mit Ihren Geschäftssystemen kompatibel sind. Die Übernahme von Peppol-Formaten kann die Integration vereinfachen, da Interoperabilitätsprobleme und unnötige Datenkonvertierungen vermieden werden.
Wählen Sie eine Integrationsmethode, z. B. API oder Legacy-Tech-SFTP, die zu Ihrer technischen Umgebung passt.
Planung aller erforderlichen Datenkonvertierungen zur Erleichterung einer nahtlosen Systemintegration

4. Wählen Sie einen Peppol-Dienstleister

Die Wahl des richtigen Dienstleisters ist entscheidend:

Sicherstellen, dass der Anbieter alle erforderlichen Nachrichtentypen unterstützt
Erkundigen Sie sich nach den Verfahren zur Behandlung von Fehlern
Überprüfen Sie deren Integrationsmöglichkeiten, Benutzeroberfläche, Automatisierungsfunktionen und Datenverwaltungspraktiken.
Bewerten Sie den Umfang des Supports und die Qualität der angebotenen Benutzerdokumentation
Bewertung ihrer Sicherheitsmaßnahmen und Prüfung ihres Geschäftsmodells, einschließlich der Preisstrukturen
Fordern Sie eine Produktdemonstration an, um die Qualität und technologische Ausgereiftheit ihrer Lösungen zu beurteilen

5. Fahrplan Umsetzung

Wenn Sie sich für einen Dienstleister entschieden haben, ist es an der Zeit, die Integration zu planen:

Skizzieren Sie die Implementierung von Transaktionsflüssen, indem Sie die Schritte für eingehende und ausgehende Transaktionen und die Kommunikation mit Geschäftspartnern detailliert beschreiben.
Erwägen Sie die Verwaltung von Stammdaten, einschließlich Kunden- und Lieferantenregistern, und planen Sie die erforderliche Datenmigration.

6. Einarbeitung

Der letzte Schritt besteht darin, die Integration abzuschließen und die Benutzer einzubinden:

Registrieren Sie sich für Peppol-IDs, um nahtlose Transaktionen innerhalb des Peppol-Netzwerks zu ermöglichen
Integrieren und Implementieren des elektronischen Bestellsystems in Ihren Betrieb
Durchführung von Tests, um sicherzustellen, dass alles wie vorgesehen funktioniert
Schulung und Einbindung interner Nutzer, Zuweisung von Rollen und Berechtigungen zur Rationalisierung des Prozesses

Die Einführung elektronischer Bestellungen kann die betriebliche Effizienz Ihres Unternehmens erheblich steigern, da sie eine bessere Kontrolle der Transaktionen und einen strafferen Arbeitsablauf ermöglicht. Wenn Sie diesen Leitfaden befolgen, schafft Ihr Unternehmen eine solide Grundlage für einen reibungslosen Übergang zu einem elektronischen Bestellsystem.