Er bestaat geen uniforme aanpak voor het analyseren van inkoopuitgaven. Wat uw organisatie bij leveranciers koopt, verschilt van wat andere organisaties kopen, en ook de manier waarop u leveranciersovereenkomsten sluit, verschilt. Hieronder vindt u de verschillende soorten uitgavenanalyses.
Bedrijven van verschillende grootte en uit verschillende sectoren hebben over het algemeen behoefte aan een gespecialiseerde, op maat gemaakte manier om uitgavenanalyses uit te voeren.
Hoewel de voordelen en het algemene proces van uitgavenanalyse overal hetzelfde blijven, gaan we het nu hebben over enkele soorten systemen die tegenwoordig worden gebruikt.
Het onderscheid tussen directe en indirecte uitgaven
Als het gaat om bedrijfsuitgaven, denken de meeste mensen aan fabrieken die de grondstoffen kopen die nodig zijn om producten te vervaardigen. Deze directe uitgaven dekken echter meestal niet alle behoeften. Sommige aankopen worden gedaan om de interne activiteiten van een bedrijf te regelen. Deze indirecte uitgaven kunnen onder meer bestaan uit adviesdiensten, marketing, onderhoud, IT-diensten, nutsvoorzieningen en human resources.
Waarom is dit onderscheid belangrijk? Hieronder volgen de manieren waarop we direct en indirecte uitgaven verschillend bekijken:
- Inkoopteams verwachten een behoorlijk bedrag uit te geven aan directe aankopen: ze maken een schatting van hoeveel bepaalde grondstoffen zouden moeten kosten en onderhandelen op basis daarvan met leveranciers. Indirecte uitgaven daarentegen vallen vaak onder een zero-based budget, waarbij het team probeert zoveel mogelijk te besparen. Managers moeten elke uitgave rechtvaardigen voordat deze aan de factuur wordt toegevoegd.
- Directe uitgaven zijn per definitie altijd nodig om producten en diensten te blijven produceren om te verkopen: De noodzaak van indirecte uitgaven wordt volledig bepaald door de vraag. Het bedrijf bestelt bijvoorbeeld alleen adviesdiensten wanneer het die nodig heeft.
- Een centrale autoriteit, meestal een supply chain-team, behandelt directe uitgaven: Indirecte kosten ontstaan op basis van behoefte, dus zijn ze vaak de verantwoordelijkheid van onafhankelijke belanghebbenden in het hele bedrijf.
Bij het analyseren van uitgaven gaat het om meer dan alleen directe en indirecte kosten. Bedenk hoe u naar de financiële gegevens gaat kijken.
Methodologieën voor het categoriseren en analyseren van uitgavengegevens
Afhankelijk van uw specifieke branche en behoeften kunt u veel dingen doen met de informatie die u verzamelt. Of u nu kijkt naar uitgaven per categorie, artikel, contract, leverancier of anderszins, dit zijn enkele uitgangspunten om rekening mee te houden. Dit zijn de meest voorkomende soorten uitgavenanalyses.
Analyse van uitgaven per categorie
Waarom classificeren analisten eerst de aankopen voordat ze met hun analyse beginnen? Door de tijd te nemen om te begrijpen waarvoor u precies betaalt, krijgt u een goed inzicht in hoe het geld door het bedrijf stroomt.
Hoeveel kost een bepaalde categorie bijvoorbeeld elk kwartaal binnen het budget? Is het mogelijk dat meerdere afdelingen vergelijkbare producten kopen die mogelijk dezelfde taak kunnen uitvoeren?
Categorieën worden om deze reden in het algemeen sterk aanbevolen: ze geven prioriteit aan het budget en bieden inzicht in het 'waarom' van uw uitgaven.
Analyse van uitgaven per artikel of contract
Een andere optie is om de uitgaven per specifiek artikel of SKU te bekijken. Identificeer wie het artikel heeft gekocht en welke leverancier verantwoordelijk is voor de bestelling. Op dezelfde manier kunt u op basis van contracten met leveranciers ordenen om naleving van de voorwaarden te garanderen en betere deals te onderhandelen.
Een andere vergelijkbare strategie is om bij het analyseren van uitgaven te kijken naar de betalingsvoorwaarden. Zoek naar manieren om facturen vroegtijdig te betalen, aangezien sommige leveranciers hiervoor kortingen aanbieden. Houd er wel rekening mee dat als u alles te vroeg betaalt, dit ten koste kan gaan van uw werkkapitaal.
Analyse van uitgaven per leverancier
Overweeg ook om individuele profielen aan te maken voor elke leverancier waarmee u werkt. Leg eerdere transacties en posten met elke leverancier vast en neem op basis van deze gegevens beslissingen over toekomstige uitgaven. Op deze manier kunt u wellicht betere deals sluiten, afwijkingen van raamovereenkomsten signaleren en de relaties met leveranciers effectief verbeteren.
Analyse van staartuitgaven
De meeste uitgavenanalyseprocessen hebben alleen betrekking op het grootste deel van de financiële activiteiten van het bedrijf. Een klein deel van de uitgaven betreft doorgaans alle kleine of incidentele aankopen van werknemers die in de meeste administraties niet worden geregistreerd. Deze 'tail spend' krijgt weinig aandacht en is daardoor inefficiënt en ongecontroleerd.
Download het gratis e-book'Een gids voor uitgavenanalyse: hoe u datagestuurde besluitvorming bij inkoop mogelijk maakt'en kom meer te weten over hoe uitgavenanalyse in uw organisatie kan worden gebruikt.
Software voor uitgavenanalyse aanschaffen
Uitgavenanalyse lijkt misschien ingewikkeld, maar de basisprincipes kunnen een groot verschil maken in de financiële processen van uw bedrijf.
Met Spend Monitor, de naadloos geïntegreerde functie voor uitgavenanalyse van Qvalia, haalt u vanaf het begin meer waarde uit uw financiële gegevens.
Gerelateerde artikelen
De United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC) is een wereldwijd erkend classificatiesysteem voor producten en diensten. Het biedt een gestandaardiseerde manier om verschillende goederen en diensten in verschillende sectoren te categoriseren.
In de huidige datagestuurde wereld zijn bedrijven voortdurend op zoek naar innovatieve manieren om waarde te halen uit hun enorme hoeveelheden informatie. Een waardevol bezit dat vaak onbenut blijft, is gestructureerde bedrijfsdata.
Structureren en classificeren van uw gegevens Effectieve classificatie van transacties — inzicht in wat er in uw organisatie gebeurt op het gebied van facturen en uitgaven ...