Les différents types d'analyse des dépenses — et ce que vous devez savoir à leur sujet

Il n'existe pas d'approche unique pour analyser les dépenses d'approvisionnement. Les achats effectués par votre organisation auprès de ses fournisseurs diffèrent de ceux d'une autre organisation, tout comme la manière dont vous gérez vos contrats avec vos fournisseurs. Voici les différents types d'analyse des dépenses.

Les entreprises de différentes tailles et de différents secteurs ont généralement besoin d'une méthode spécialisée et personnalisée pour effectuer l'analyse des dépenses.

Si les avantages et le processus général de l'analyse des dépenses restent les mêmes partout, parlons maintenant de certains types de systèmes utilisés aujourd'hui.

La distinction entre dépenses directes et indirectes

En matière de dépenses professionnelles, la plupart des gens pensent aux usines qui achètent les matières premières nécessaires à la fabrication des produits. Cependant, ces dépenses directes ne couvrent généralement pas tous les besoins. Certains achats sont effectués pour gérer les opérations internes d'une entreprise. Ces dépenses indirectes peuvent inclure, entre autres, les services de conseil, le marketing, la maintenance, les services informatiques, les services publics et les ressources humaines.

Pourquoi cette distinction est-elle importante ? Voici les différentes façons dont nous considérons les dépenses directes et indirectes :

Les équipes chargées des achats prévoient de dépenser une somme raisonnable pour les achats directs : elles estiment le coût de certaines matières premières et négocient avec les fournisseurs en conséquence. En revanche, les dépenses indirectes font souvent l'objet d'un budget base zéro, dans le cadre duquel l'équipe s'efforce de réaliser un maximum d'économies. Les responsables doivent justifier chaque dépense avant de l'ajouter à la facture.
Les dépenses directes, par nature, sont nécessaires à tout moment pour continuer à produire des produits et des services à vendre : le besoin en dépenses indirectes est entièrement dicté par la demande. L'entreprise ne commande des services de conseil, par exemple, que lorsqu'elle en a besoin.
Une autorité centrale, généralement une équipe chargée de la chaîne d'approvisionnement, gère les dépenses directes : les coûts indirects sont déterminés en fonction des besoins et relèvent donc souvent de la responsabilité de parties prenantes indépendantes au sein de l'entreprise.

L'analyse des dépenses va au-delà des dépenses directes et indirectes. Déterminez comment vous allez examiner les données financières.

Méthodologies pour classer et analyser les données relatives aux dépenses

En fonction de votre secteur d'activité et de vos besoins spécifiques, vous pouvez exploiter les informations recueillies de nombreuses façons. Que vous examiniez les dépenses par catégorie, par article, par contrat, par fournisseur ou autrement, voici quelques points de départ à prendre en considération. Il s'agit des types d'analyse des dépenses les plus courants.

Analyse des dépenses par catégorie

Pourquoi les analystes classifient-ils les achats avant de commencer leur analyse ? Prendre le temps de comprendre exactement ce pour quoi vous payez aide beaucoup à comprendre comment l'argent circule dans l'entreprise.

Par exemple, quelle part du budget trimestriel représente une certaine catégorie ? Est-il possible que plusieurs services achètent des produits similaires qui pourraient remplir la même fonction ?

Les catégories sont généralement fortement recommandées pour cette raison : elles permettent de hiérarchiser le budget et vous donnent un aperçu des raisons qui motivent vos dépenses.

Analyse des dépenses par article ou par contrat

Une autre option consiste à examiner les dépenses par article ou référence spécifique. Identifiez qui a acheté l'article et quel fournisseur est responsable de la commande. De même, vous pouvez vous organiser en fonction des contrats conclus avec les fournisseurs afin de garantir le respect des conditions et de renégocier de meilleures offres.

Une autre stratégie similaire consiste à examiner les conditions de paiement lors de l'analyse des dépenses. Trouvez des moyens de payer vos factures à l'avance, car certains fournisseurs offrent des remises pour cela. N'oubliez pas toutefois que payer tout trop tôt pourrait réduire votre fonds de roulement.

Analyse des dépenses par fournisseur

Envisagez également de créer des profils individuels pour chaque fournisseur avec lequel vous travaillez. Enregistrez les transactions passées et les postes individuels avec chaque fournisseur et prenez vos décisions d'achat futures en fonction de ces données. Vous pourrez ainsi négocier de meilleures conditions, identifier les écarts par rapport aux accords-cadres et améliorer efficacement vos relations avec vos fournisseurs.

Analyse des dépenses marginales

La plupart des processus d'analyse des dépenses ne couvrent que la majeure partie de l'activité financière de l'entreprise. Une petite partie des dépenses couvre généralement tous les achats mineurs ou peu fréquents effectués par les employés, qui ne sont généralement pas pris en compte dans la plupart des registres. Ces « dépenses marginales » ne font pas l'objet d'une attention particulière et sont donc inefficaces et incontrôlées.

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