Hoe bouw je een veerkrachtige financiële functie op?

Door deze drie stappen te volgen, bent u beter in staat om uw team aan te passen en uw veerkracht snel te vergroten:

Het behouden van de toegankelijkheid van financiële gegevens en het waarborgen van de mogelijkheden om transacties te verwerken zijn topprioriteiten.

Beveilig uw factuurbeheerroutines. Inkomende inkoopfacturen op papier en in pdf-formaat zullen een groot probleem vormen in tijden van uitgebreid thuiswerken. Als u uw postvak op kantoor niet kunt bezoeken, wordt het afhandelen van de meest gewone taken een uitdaging:

Veel bedrijven en organisaties vertrouwen op externe leveranciers voor diensten zoals het scannen van facturen en OCR. Door minder afhankelijk te zijn van deze diensten, verkleint u het risico dat u de belangrijkste crediteurenadministratie niet meer intern kunt beheren.

Uw processen zijn zeer kwetsbaar als uw dienstverleners zich niet aan de overeenkomst kunnen houden (waargebeurd verhaal – dat is wat er gebeurde met een groot scancentrum in Roemenië dat in maart 2020 in quarantaine werd geplaatst).

E-facturering is een zeer effectieve manier om het scannen en analoge gegevensbeheer overbodig te maken.

De invoering van e-facturen is essentieel voor bedrijven om hun transacties te beveiligen. Volledig digitale formaten verbeteren de veerkracht van het financiële team. Ze helpen het zakelijke momentum te behouden, zelfs in uitzonderlijke situaties, zoals de landelijke quarantaines die we tijdens de COVID-pandemie hebben gezien.

U moet uw mogelijkheden beoordelen om het gebruik van e-facturen in uw crediteuren- en debiteurenadministratie te vergroten.

Uw financiële team moet zich bezighouden met alle handmatige taken. De meeste processtappen kunnen worden verbeterd en geautomatiseerd, maar voor duurzame automatisering zijn betrouwbare digitale gegevens nodig. U moet knelpunten in handmatige taken en analoge informatie in uw specifieke proces identificeren.

De meest voorkomende handmatige taken:

Uw systemen en financiële gegevens moeten 24 uur per dag, 7 dagen per week en overal beschikbaar zijn. Beoordeel uw toegankelijkheid en pas u aan aan de behoeften van verspreide teams. Succesvol werken op afstand is niet alleen een kwestie van technologie, maar ook van routines.

U moet ervoor zorgen dat alle belangrijke financiële systemen, waaronder software voor boekhouding, crediteurenadministratie, facturering enzovoort, op afstand toegankelijk zijn. Meestal is dit geen probleem als er al cloudgebaseerde tools worden gebruikt.

Als uw kernsystemen lokaal op een bedrijfsnetwerk worden gehost, zorg er dan voor dat uw team toegang heeft tot een virtueel privénetwerk (VPN). Als dat niet het geval is, vraag dit dan aan bij IT.

Kwesties met betrekking tot toegankelijkheid houden verband met goedkeuringsprocedures en hiërarchieën. Heb je een back-up voor toegang tot bankrekeningen, belastingautoriteiten en andere bedrijfsgerelateerde overheidsdiensten? Breng de zwakke punten in je opzet in kaart voor het geval van bijvoorbeeld ziekteverzuim of overmacht.

Verwaarloos de gegevensbeveiliging niet. Voor externe VPN-toegang wordt een sterke gebruikersauthenticatiemethode sterk aanbevolen. Wachtwoorden moeten sterk en willekeurig zijn, en bij voorkeur met tweefactorauthenticatie.

Teams moeten naadloos kunnen communiceren en op afstand toegang hebben tot alle systemen. Leer van de ontwikkelaarsgemeenschap, die al jarenlang gebruikmaakt van en verfijnde routines voor werken op afstand heeft ontwikkeld.

Bekijk gebruiksvriendelijke communicatietools voor teams, zoals Slack of Teams, om een dynamische dialoog te onderhouden, ongeacht waar uw teamleden zich bevinden.

Implementeer een dagelijkse stand-up routine voor uw gedistribueerde financiële team – een korte virtuele briefingvergadering waarin elk teamlid 's ochtends een update geeft over de dagelijkse taken. Een veelgebruikt model is gebaseerd op het beantwoorden van drie vragen door de teamleden: Waar heb ik gisteren aan gewerkt? Waar werk ik vandaag aan? Welke problemen belemmeren mij?

De bovenstaande gebieden en voorbeelden hebben één ding gemeen: het belang van toenemende digitalisering. Thuiswerken en infrastructuurmogelijkheden, in combinatie met een toenemend gebruik van elektronische transacties, zullen uw veerkracht drastisch verbeteren.

Het gebruik van elektronische facturen is een van de snelste en meest effectieve manieren om uw processen te verbeteren, of het nu gaat om crediteurenadministratie, debiteurenadministratie, boekhouding of zelfs uitgavenanalyse.

1. Krijg toegang tot e-facturering. Peppol is het meest flexibele en snelst groeiende bedrijfsnetwerk. Het wordt ondersteund door de meeste e-factureringsoperators en zorgt voor een eenvoudige uitwisseling van e-facturen tussen bedrijven en organisaties. Meld u gratis aan bij Qvalia en ga binnen enkele minuten aan de slag. Voor toegang tot alle functies is een betaald abonnement nodig.

2. Registreer een Peppol ID, het unieke e-factuuradres van uw organisatie. Dit is nodig om e-facturen en andere zakelijke documenten te kunnen ontvangen. Qvalia fungeert als uw inbox en u kunt inkomende en uitgaande facturen eenvoudig beheren op één platform.

3. Informeer uw leveranciers over uw e-factuuradres. Om uw digitale input te maximaliseren en uw processen toekomstbestendig te maken, raden wij u ten zeerste aan om te communiceren dat alleen e-facturen worden beheerd.

4. Integreer met uw ERP. Qvalia biedt integraties via SFTP en API. Neem contact met ons op om u en uw IT-afdeling te helpen met een snelle installatie.

5. Activeer geautomatiseerde factuurvalidatie. Invoice Shield, een ingebouwde functie voor automatisering van crediteurenadministratie op het Qvalia-platform, vermindert snel handmatig werk en verbetert de naleving van wet- en regelgeving. De kosten zijn volledig transactiegebaseerd. Meer informatie over Invoice Shield.

6. Houd uw leveranciers in de gaten met Supplier Manager. Houd uw leveranciersadministratie automatisch up-to-date en verminder het risico op verouderde informatie of het zakendoen met insolvente of op de zwarte lijst geplaatste bedrijven. Supplier Manager controleert en actualiseert uw leveranciersgegevens.