Comment mettre en place une fonction financière résiliente

En suivant ces trois étapes, vous serez mieux à même d'adapter votre équipe et d'accroître rapidement votre résilience :

Le maintien de l'accessibilité aux données financières et la garantie des capacités de traitement des transactions sont des priorités absolues.

Sécurisez vos routines de gestion des factures. Les factures d'achat entrantes au format papier et PDF constitueront un problème important en période de télétravail généralisé. Si vous ne pouvez pas vous rendre à votre boîte aux lettres au bureau, le traitement des tâches les plus courantes deviendra un véritable défi :

De nombreuses entreprises et organisations font appel à des prestataires tiers pour des services tels que la numérisation des factures et la reconnaissance optique de caractères (OCR). En réduisant votre dépendance à ces services, vous diminuerez le risque de ne pas pouvoir gérer en interne les fonctions essentielles liées aux comptes fournisseurs.

Vos processus sont très vulnérables si vos prestataires de services ne peuvent pas respecter l'accord (histoire vraie : c'est ce qui est arrivé à un grand centre de numérisation basé en Roumanie qui a été mis en quarantaine en mars 2020).

La facturation électronique est un moyen très efficace d'éliminer le besoin de numérisation et de gestion des données analogiques.

L'adoption de la facturation électronique est essentielle pour les entreprises afin de sécuriser leurs transactions. Les formats entièrement numériques améliorent la résilience de l'équipe financière. Ils contribuent à maintenir la dynamique commerciale, même dans des situations exceptionnelles, telles que les quarantaines nationales que nous avons connues pendant la pandémie de COVID.

Vous devez évaluer votre capacité à augmenter votre utilisation des factures électroniques dans les processus de comptabilité fournisseurs et de comptabilité clients.

Votre équipe financière doit s'occuper de toutes les tâches manuelles. La plupart des étapes du processus peuvent être améliorées et automatisées, mais une automatisation durable nécessite des données numériques fiables. Vous devez identifier les goulots d'étranglement dans les tâches manuelles et les informations analogiques de votre processus spécifique.

Les tâches manuelles les plus courantes :

Vos systèmes et vos données financières doivent être accessibles partout, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Évaluez votre accessibilité et adaptez-vous aux besoins des équipes dispersées. La réussite du télétravail ne dépend pas seulement de la technologie, mais aussi des habitudes.

Vous devez vous assurer que tous les systèmes financiers centraux, y compris les logiciels de comptabilité, de gestion des comptes fournisseurs, de facturation, etc., sont accessibles à distance. En général, cela ne pose pas de problème si vous utilisez déjà des outils basés sur le cloud.

Si vos systèmes centraux sont hébergés localement sur le réseau de votre entreprise, assurez-vous que votre équipe peut accéder à un réseau privé virtuel (VPN). Si ce n'est pas le cas, faites-en la demande auprès du service informatique.

Les questions liées à l'accessibilité concernent les configurations d'approbation et les hiérarchies. Disposez-vous d'une solution de secours pour l'accès aux comptes bancaires, aux autorités fiscales et à d'autres services gouvernementaux liés aux entreprises ? Identifiez les faiblesses de votre configuration en cas, par exemple, de congé maladie ou de force majeure.

Ne négligez pas la sécurité des données. Pour l'accès VPN à distance, une méthode d'authentification utilisateur forte est fortement recommandée. Les mots de passe doivent être forts et aléatoires, et de préférence avec une authentification à deux facteurs.

Les équipes doivent être capables de communiquer de manière fluide, en plus de pouvoir accéder à tous les systèmes à distance. Inspirez-vous de la communauté des développeurs, qui utilise et perfectionne depuis des années les routines de travail à distance.

Examinez des outils de communication conviviaux tels que Slack ou Teams afin de maintenir un dialogue dynamique, quel que soit l'endroit où se trouvent les membres de votre équipe.

Mettez en place une routine quotidienne pour votre équipe financière dispersée : une brève réunion virtuelle au cours de laquelle chaque membre de l'équipe fait le point sur ses tâches quotidiennes le matin. Un modèle courant consiste à demander aux membres de l'équipe de répondre à trois questions : Sur quoi ai-je travaillé hier ? Sur quoi vais-je travailler aujourd'hui ? Quels sont les obstacles qui m'empêchent d'avancer ?

Les domaines et exemples ci-dessus ont un point commun : l'importance croissante de la numérisation. Le télétravail et les capacités infrastructurelles, associés à l'adoption croissante des transactions électroniques, amélioreront considérablement votre résilience.

L'utilisation des factures électroniques est l'un des moyens les plus rapides et les plus efficaces d'améliorer vos processus, qu'il s'agisse de la comptabilité fournisseurs, de la comptabilité clients, de la comptabilité générale ou même de l'analyse des dépenses.

1. Accédez à la facturation électronique. Peppol est le réseau commercial le plus flexible et qui connaît la croissance la plus rapide. Il est pris en charge par la plupart des opérateurs de facturation électronique et garantit un échange facile des factures électroniques entre les entreprises et les organisations. Inscrivez-vous gratuitement à Qvalia et commencez en quelques minutes. Un abonnement payant est nécessaire pour accéder à toutes les fonctionnalités.

2. Enregistrez un Peppol ID, l'adresse unique de facturation électronique de votre organisation. Cela est nécessaire pour recevoir des factures électroniques et d'autres documents commerciaux. Qvalia fait office de boîte de réception et vous permet de gérer facilement les factures entrantes et sortantes sur une seule et même plateforme.

3. Informez vos fournisseurs de votre adresse de facturation électronique. Afin d'optimiser votre saisie numérique et de pérenniser vos processus, nous vous recommandons vivement de leur indiquer que seules les factures électroniques seront prises en charge.

4. Intégrez-le à votre ERP. Qvalia propose des intégrations via SFTP et API. Contactez-nous pour que nous vous aidions, vous et votre service informatique, à effectuer une configuration rapide.

5. Activez la validation automatisée des factures. Invoice Shield, une fonctionnalité intégrée d'automatisation des comptes fournisseurs sur la plateforme Qvalia, réduit rapidement le travail manuel et améliore la conformité juridique. Le coût est entièrement basé sur les transactions. En savoir plus sur Invoice Shield.

6. Surveillez vos fournisseurs avec Supplier Manager. Tenez automatiquement à jour votre registre des fournisseurs et réduisez les risques liés à des informations obsolètes ou à des relations commerciales avec des entreprises insolvables ou figurant sur une liste noire. Supplier Manager surveille et met à jour vos données fournisseurs.