Een gids voor het opzetten van een veerkrachtige financiële functie

Bedrijfsveerkracht draait om het waarborgen van de normale bedrijfsvoering wanneer zich onverwachte gebeurtenissen voordoen of in een noodsituatie. In veel opzichten is de veerkracht van afdelingen cruciaal in elk bedrijfscontinuïteitsplan. 

De financiële afdeling en haar kernactiviteiten zijn een van de meest cruciale functies binnen organisaties. Ze omvat alles van transactiebeheer en controle van de cashflow tot leveranciersbeheer en onkosten. Zonder betrouwbare cashflow kan geen enkel bedrijf immers overleven.

Daarom zijn solide routines en de juiste technologie ook zo belangrijk, vooral tijdens buitengewone gebeurtenissen, om ervoor te zorgen dat een bedrijf over de juiste systemen beschikt om operationeel te blijven.

Laat u niet verrassen door een incident. De overgang van normale bedrijfsvoering naar een noodsituatie kan vrijwel onmiddellijk plaatsvinden, zoals we hebben ervaren tijdens COVID-19.

Hard werken is nodig om je aan te passen wanneer de bedrijfsomstandigheden drastisch veranderen. Misschien moet je plotseling je toeleveringsketen veiligstellen of de manier waarop je werknemers werken veranderen, bijvoorbeeld door over te stappen op werken op afstand of hybride werkmodellen. Mogelijk moet je verouderde systemen digitaliseren om ervoor te zorgen dat ze overal zichtbaar en toegankelijk zijn.

Een effectief bedrijfscontinuïteitsplan vereist een grondige planning, en in veel gevallen is uw financiële afdeling de beste plek om te beginnen. Lees verder voor belangrijke tips over hoe u een veerkrachtige financiële functie kunt opbouwen en andere bruikbare inzichten van het financiële team van Qvalia.

Een veerkrachtigere financiële functie betekent uiteindelijk gezonde kasstromen, hoe stressvol de markt ook wordt. Het betekent herstellen van incidenten die het budget aantasten en ervoor zorgen dat het bedrijf hoe dan ook blijft functioneren zoals bedoeld.

Gezien de manier waarop het zakelijke klimaat zich de afgelopen jaren heeft ontwikkeld, zou het duidelijk moeten zijn waarom veerkracht u een concurrentievoordeel oplevert nu markten dynamischer worden, nieuwe technologieën onze manier van werken op zijn kop zetten en globalisering de wereldmarkt complexer maakt.

Door vier essentiële gebieden aan te pakken, bent u beter in staat om uw team aan te passen en uw veerkracht snel te vergroten:

Een relevante term om te kennen is 'bedrijfscontinuïteit'. Als de lancering van een nieuw product mislukt, een project meer kost dan verwacht of er een algemene daling van de inkomsten optreedt, betekent het hebben van een bedrijfscontinuïteitsplan dat alles snel weer op gang kan worden gebracht. Bedrijfscontinuïteit kan betrekking hebben op bijna elke afdeling in het bedrijf, niet alleen op de financiële afdeling. Het is het stappenplan om de bedrijfsvoering in stand te houden, ongeacht wat er gebeurt.

Er zijn verschillende belemmeringen voor financiële veerkracht waar de meeste managementteams niet aan denken wanneer ze dit proces doorlopen.

Om het onbekende tegen te gaan, moeten financiële teams hun processen herzien om de bedrijfsvoering en cashflow op peil te houden. Hier volgt wat nuttige advies voor CFO's en financiële teams om hun bedrijfsvoering te versterken, kalm te blijven en door te gaan.

Bereid je voor op het opbouwen van financiële veerkracht door eerst de juiste mentaliteit aan te nemen.

Het behouden van de toegankelijkheid van transacties en financiële gegevens en het waarborgen van de mogelijkheden om transacties te verwerken, moeten een topprioriteit zijn.

Beveilig uw factuurbeheerroutines. Inkomende aankoopfacturen in pdf-formaat, of erger nog, in afgedrukt formaat, zullen een groot probleem vormen tijdens uitgebreid thuiswerken. Als u uw postvak op kantoor niet kunt bezoeken, worden gewone taken een onverwachte uitdaging:

Veel bedrijven vertrouwen op dienstverleners voorhet scannen van facturen en OCR. Handmatige verwerking is riskant, ongeacht de geografische locatie en wie de dienst uitvoert.

Uw processen zijn kwetsbaar als dienstverleners zich niet aan de overeenkomst kunnen houden (waargebeurd verhaal – dat is wat er gebeurde met een groot Europees scancentrum dat in maart 2020 in quarantaine werd geplaatst als gevolg van de COVID-19-pandemie). U vermindert uw blootstelling aan risico's door minder afhankelijk te zijn van diensten van derden.

De invoering van e-facturen is ongetwijfeld de snelste en meest betrouwbare manier om het scannen en analoge gegevensbeheer overbodig te maken.

Hybride werken is een populair alternatief geworden voor de traditionele kantooropstelling. Nu bedrijfsactiviteiten zich steeds meer verplaatsen van één kantoorlocatie naar verschillende afgelegen gebieden waar uw werknemers kiezen om te werken, wordt het voor financiële afdelingen belangrijker dan ooit om hun end-to-end-processen duidelijk te definiëren en te formaliseren. U moet het volgende verduidelijken:

U wilt uw gedocumenteerde processen ook in de praktijk testen om te controleren op mogelijke afwijkingen zodra het werk begint. Een duidelijk en nauwkeurig beeld hebben van hoe financiële functies werken, is een enorme stap in de goede richting om in de toekomst ononderbroken workflows te garanderen.

Een onderdeel van het documenteren van interne processen is het verzamelen van gegevens en analyses om nieuwe inzichten te verkrijgen en de besluitvorming te verbeteren.

Om specifieker te zijn: financiële teams moeten meer dan ooit rekening houden met de zichtbaarheid van de cashflow. Gezien het tijdsbestek waarin inkomsten binnenkomen en nieuwe aankopen worden gedaan, weet u dan zeker dat u over voldoende liquide middelen beschikt? Om uw bedrijf draaiende te houden, moet u ervoor zorgen dat u op geen enkel moment in een financiële crisis terechtkomt.

Om dit inzicht te verkrijgen, moet u gegevens verzamelen en analyses maken van uw kaspositie. Een deel van het werk bestaat uit het verbeteren van de kwaliteit van de gegevens die u verzamelt, waardoor de kwaliteit van uw besluitvorming toeneemt. Na verloop van tijd worden de gegenereerde inzichten minder dubbelzinnig en uitgebreider naarmate uw gegevensbronnen beter zijn. Door automatisering in uw voordeel te gebruiken, versnelt u het proces ook, waardoor het bedrijf snel kan reageren op mogelijke cashflowproblemen.

Voer een stresstest uit op uw verkoopproces – en impliciet ook op de interne betalingsprocedures van uw klanten.

We kunnen het niet genoeg benadrukken. De invoering van e-facturering is cruciaal voor bedrijven om hun activiteiten veilig te stellen. Elektronische formaten verbeteren de veerkracht van het financiële team en helpen het momentum van het bedrijf te behouden.

U moet uw mogelijkheden verkennen om het gebruik van e-facturen te vergroten, zowel in crediteuren- als debiteurenprocessen.

Handmatige taken vereisen de aandacht van uw team. Processen kunnen worden verbeterd en geautomatiseerd, maar voor duurzame automatisering zijn betrouwbare en gestructureerde digitale gegevens nodig. Daarom moet u potentiële knelpunten van analoge informatie en handmatige taken in uw workflow identificeren.

Dit zijn enkele van de meest voorkomende handmatige taken:

De efficiëntievoordelen van het implementeren van geautomatiseerde tools zijn algemeen bekend, maar ze zijn bijzonder geschikt voor de financiële sector, omdat het werk daar in hoge mate op regels is gebaseerd en kwantificeerbaar is. Daarom zou uw initiatief om uw bedrijf economisch veerkrachtiger te maken ook het verkennen van machine learning en kunstmatige intelligentie moeten omvatten.

Maar we moeten de vraag 'hoe?' beantwoorden. Er zijn veel soorten automatisering die bedrijven gebruiken, maar het is aan te raden om te streven naar hoogwaardige implementaties in plaats van instapmodellen. Robotische procesautomatisering is bijvoorbeeld een relatief eenvoudig gebruik van technologie. Meer ontwikkelde organisaties kunnen gebruikmaken van echte machine learning om te helpen bij financiële planning en om patronen te vinden in grote hoeveelheden gegevens.

De evolutie zal niet van de ene op de andere dag plaatsvinden en u kunt bij de introductie van nieuwe tools kinderziektes verwachten, maar wees bereid om mee te evolueren met de rest van de sector als u financieel veerkrachtig wilt blijven.

Automatisering maakt bedrijven veerkrachtiger door afzonderlijke financiële functies samen te brengen en hen in staat te stellen samenhangend te werken. Deze gestroomlijnde workflow leidt uiteindelijk tot:

Door automatiseringstools te gebruiken om afzonderlijke onderdelen van de financiële functie met elkaar te verbinden, worden kosten bespaard en komt er tijd vrij die medewerkers beter kunnen besteden aan belangrijkere aspecten van hun werk.

CFO's moeten streven naar het bevorderen van datakwaliteit en consistentie, aangezien financiële gegevens afkomstig zijn van meerdere afzonderlijke afdelingen en daardoor in verschillende formaten worden verzameld.

Om een standaard voor gegevensafstemming tussen verschillende afdelingen van het bedrijf te bevorderen, moet de financiële afdeling tijd vrijmaken voor het opschonen van gegevens en het implementeren van technologie en digitale platforms om de gegevenskwaliteit te verbeteren.

In aansluiting op het vorige punt: de meeste tools die we tegenwoordig gebruiken, komen voornamelijk uit de cloud, dus een cloud-first-strategie is belangrijk voor het opbouwen van financiële veerkracht. Waarom is cloudlevering zo populair?

Door de cloud te gebruiken ter ondersteuning van de financiële functie, beschikt u over een solide digitale basis om vanuit te werken. Op deze manier is het veel eenvoudiger om gegevens uit verschillende afdelingen te integreren, wat een gecoördineerde samenwerking en een uitgebreider overzicht van het hele bedrijf mogelijk maakt.

Een reële uitdaging bij het gebruik van digitale tools ter ondersteuning van financiële functies is het verhoogde risico op cyberbeveiligingsincidenten en de noodzaak om te voldoen aan de regelgeving op het gebied van digitale beveiliging. Cyberbeveiliging is een onvermijdelijke overweging voor moderne bedrijven en heeft invloed op alle aspecten van het bedrijf, inclusief financiën.

Wat kunt u bijvoorbeeld doen om ervoor te zorgen dat uw privé- en gevoelige gegevens worden beschermd tegen datalekken? Wat zullen uw klanten denken als hun persoonlijke gegevens uitlekken nadat ze met uw organisatie hebben samengewerkt? Welke regelgeving, zoals de AVG van de EU, zal u voor een dergelijk incident straffen?

Zowel bedrijven als consumenten worden zich steeds meer bewust van hun digitale privacy. Verlies daarom tijdens uw digitale transformatie niet uit het oog dat u de toonaangevende cyberbeveiligingskaders moet toepassen. Vooral de financiële afdeling moet hier aandacht aan besteden, omdat deze vaak als eerste wordt gedigitaliseerd en een belangrijk doelwit is voor mogelijke cyberaanvallen.

Veerkracht is afhankelijk van robuuste naleving, dus bescherm de integriteit en veiligheid van uw gegevens en uw imago op de markt door u bewust te blijven van cyberbeveiligingsrisico's en samen te werken met derde partijen die de risico's begrijpen en weten hoe ze deze kunnen beperken.

Automatisering is op zichzelf krachtig, maar kan interne teamleden zeker niet vervangen als het gaat om de meer creatieve en strategische aspecten van het werk. Hoe u uw medewerkers inzet en behandelt, is ook van belang voor het ontwikkelen van een veerkrachtige financiële functie.

Financiële teams moeten zich volledig richten op het handhaven van de cashflow wanneer zich incidenten voordoen. Financiële veerkracht is afhankelijk van liquiditeit; dat wil zeggen dat er inspanningen moeten worden geleverd op het gebied van uitgavenbeheersing, voorraadbeheer, betalingsprocedures, financiële automatisering en andere tools die de afdeling ter beschikking staan.

CFO's en andere financiële leiders moeten ook overwegen waar data-analyse moet worden toegepast. In plaats van je te richten op de korte termijn of uitsluitend gegevens uit het verleden te analyseren, kun je het gesprek beter sturen in de richting van veranderingen en doelstellingen op de lange termijn en financiële gegevens gebruiken om te voorspellen wat er in de toekomst zou kunnen gebeuren.

Net als in elk ander aspect van het bedrijfsleven wordt financiën eenvoudiger als je een ondersteunend team achter je hebt staan. Managers moeten zich richten op het vinden van manieren om complexe taken op te lossen en medewerkers aanmoedigen om hun eigen veerkracht op het werk op te bouwen. Overweeg professionele trainingen te implementeren, zodat medewerkers meer lonende functies binnen het bedrijf kunnen bekleden.

Een positieve benadering zorgt ervoor dat iedereen zin vindt in zijn werk, zelfs wanneer er grote uitdagingen op het pad komen.

Financiële afdelingen die werkzaam zijn in traditionele sectoren merken vaak dat hun huidige werkwijze verouderd of ontoereikend is voor moderne markten. Het is wellicht tijd om te overwegen de workflow te reorganiseren, zodat interne medewerkers beter begrijpen wat uw bedrijf veerkrachtig maakt.

Laat de werkdag bijvoorbeeld draaien om financiële gegevensanalyse. In plaats van traditionele hiërarchieën, laat je werknemers werken in teams, die elk gebruikmaken van een gedeelde pool van gegevensanalyses die helpen bij het bepalen van de prioriteiten van het bedrijf. Op deze manier kan iedereen bijdragen aan het oplossen van zakelijke uitdagingen.

En vergeet niet om de ontwikkeling van vaardigheden en persoonlijke groei te stimuleren, bijvoorbeeld door ervaren medewerkers te vragen om minder ervaren medewerkers te helpen opleiden of door beloningen en promoties aan te bieden voor het behalen van bepaalde mijlpalen.

Uitbesteding aan externe dienstverleners is geen nieuwe strategie en het grootste deel van het bedrijfsleven is zich bewust van de voordelen ervan, van risicobeperking tot kostenbeheersing. Maar wist u dat het ook van onschatbare waarde kan zijn voor het opbouwen van financiële veerkracht? De strategie is echter niet zonder risico's, aangezien u nog steeds afhankelijk bent van handmatig werk.

Deze lijst is zeker niet volledig. Wees ijverig bij het zoeken naar mogelijke gebieden waar uw interne medewerkers baat zouden kunnen hebben bij aanvullend werk van een partnerorganisatie.

Uw systemen, boekhouding en transactiegegevens moeten overal beschikbaar zijn. Pas u aan aan de behoeften van verspreide teams en bekijk uw toegankelijkheid. Succesvol werken op afstand is niet alleen een kwestie van technologie, maar hangt ook af van uw routines.

Zorg ervoor dat al uw belangrijkste financiële en transactiesystemen op afstand toegankelijk zijn, inclusief software en cloudtools voor facturering, crediteurenadministratie, boekhouding en rapportage. Als er al cloudgebaseerde tools worden gebruikt, is dit meestal geen probleem.

Als uw systemen op een lokaal netwerk worden gehost, zorg er dan voor dat uw team er toegang toe heeft via VPN (virtual private network). Uw IT-afdeling kan u helpen dit in te stellen.

Gerelateerd aan toegankelijkheid zijn kwesties rond goedkeuringsprocedures en hiërarchieën. Heb je bijvoorbeeld een back-up voor toegang tot bankrekeningen, btw- en belastingautoriteiten en andere bedrijfsgerelateerde overheidsdiensten? Identificeer zwakke punten in de procedures voor bijvoorbeeld ziekteverzuim.

Vergeet uw gegevensbeveiliging niet. Voor toegang via een externe VPN wordt het ten zeerste aanbevolen om sterke gebruikersauthenticatiemethoden te gebruiken. Wachtwoorden moeten sterk en willekeurig zijn, bij voorkeur met aanvullende tweefactorauthenticatie.

Het is voor teams essentieel om naadloos te kunnen communiceren en op afstand toegang te hebben tot systemen. Op dit gebied kunnen financiële teams leren van de ontwikkelaarsgemeenschap, die haar routines in de loop der jaren heeft gebruikt en verfijnd.

Ontdek gebruiksvriendelijke communicatie- en chattools zoals Slack of Teams, en samenwerkingsapps zoals Trello of Asana, om de bedrijfsvoering onafhankelijk van de locatie van uw team te houden.

Implementeer stand-up routines volgens agile methodologieën en dagelijkse check-ins in uw chat voor uw financiële team, waarbij elk teamlid 's ochtends updates geeft over de dagelijkse taken. Korte virtuele briefingvergaderingen, in combinatie met check-ins, zorgen voor transparantie en een cultuur die onafhankelijk is van de locatie. 

Een veelgebruikt model voor stand-upvergaderingen is gebaseerd op het geven van antwoord op drie vragen aan teamleden:

Het opbouwen van veerkracht binnen de financiële afdeling draait om het maken van langetermijnplannen en het doorvoeren van veranderingen om ervoor te zorgen dat u elke vorm van onvoorspelbaarheid op de markt kunt doorstaan. Een groot deel van die taak bestaat uit het invoeren van de juiste digitale tools en platforms om uw workflow te moderniseren.

De bovenstaande voorbeelden hebben één ding gemeen: ze zijn afhankelijk van en hebben behoefte aan een grotere digitale transformatie. Thuiswerken en technische infrastructuur, in combinatie met een toenemend gebruik van elektronische transacties, zullen uw veerkracht aanzienlijk verbeteren.

De invoering van elektronische facturen en de digitalisering van transacties zijn waarschijnlijk de meest effectieve en snelste manier om processen te verbeteren, of het nu gaat om crediteurenadministratie, debiteurenadministratie, boekhouding of zelfs uitgavenanalyse.