Peppol peut simplifier le suivi des émissions de CO2 de scope 3 — voici comment

La qualité des données devient essentielle pour se conformer aux normes ESG et réduire l'empreinte carbone, et aucune information n'est plus proche des événements commerciaux réels que les données transactionnelles. Voici pourquoi le réseau commercial Peppol peut constituer une infrastructure essentielle pour surveiller et réduire les émissions.

L'impact des émissions de carbone sur l'environnement et la nécessité de les réduire font l'objet d'une attention croissante et indispensable. À cette fin, l'Union européenne a introduit de nouvelles réglementations qui obligent les entreprises à suivre leurs émissions de dioxyde de carbone (CO2) et à les déclarer avec précision aux autorités. Les nouvelles exigences, qui incluent les émissions dans les trois niveaux de portée, peuvent indéniablement constituer un défi. Heureusement, il existe une infrastructure qui peut devenir un élément essentiel de la solution.

Poursuivez votre lecture pour découvrir l'importance de la qualité des données dans la conformité ESG et comment utiliser le réseau Peppol pour obtenir et partager efficacement des informations au niveau des produits et des services.

Plusieurs réglementations européennes obligent les entreprises à rendre compte de leur impact environnemental, y compris leurs émissions de carbone. La législation s'applique actuellement aux grandes entreprises, mais pourrait bientôt s'étendre à toutes les organisations, grandes et petites.

Voici quelques-unes des réglementations européennes les plus notables :

Dans l'ensemble, ces réglementations visent à accroître la transparence et la responsabilité dans les rapports environnementaux des entreprises et à encourager ces dernières à réduire leur impact environnemental et à se conformer à la demande croissante de transparence en matière d'ESG.

La qualité des données fait référence à l'exactitude, l'exhaustivité et la cohérence des données utilisées dans les processus opérationnels. Dans le cas du suivi des émissions de CO2, la qualité des données est essentielle pour mesurer et déclarer avec précision les émissions, identifier les domaines à améliorer et prendre des décisions éclairées en matière de réduction de l'empreinte carbone.

Une mauvaise qualité des données peut entraîner une automatisation inefficace des processus, des analyses manquantes ou corrompues et des rapports inexacts. Dans l'ensemble, cela rend difficile pour les entreprises de se conformer aux nouvelles réglementations européennes et peut entraîner des sanctions.

L'importance de la qualité des données dans le suivi des émissions de CO2 est encore soulignée par le fait qu'il existe différentes méthodes de mesure des émissions.

La précision des résultats dépend de la qualité des données utilisées. Par exemple, la mesure directe des émissions provenant de sources telles que les centrales électriques ou les usines est relativement simple (émissions de scope 1 et 2), mais les émissions indirectes provenant des fournisseurs, du transport ou de l'utilisation des produits (scope 3) sont plus difficiles à mesurer avec précision.

C'est là que des données de haute qualité et la capacité à les traiter de manière transparente deviennent essentielles pour fournir une vue fiable et complète des émissions.

Pour garantir la qualité des données, les entreprises doivent s'assurer qu'elles ont mis en place des pratiques de gestion des données appropriées. Cela implique la mise en œuvre de politiques de gouvernance des données, la garantie de l'exactitude et de la cohérence des données, ainsi que la mise en place de processus efficaces de surveillance et de validation des données.

Les données d'entrée, dans tout processus, doivent être structurées et numériques pour être entièrement lisibles par machine, ce qui incite, par exemple, les fournisseurs à utiliser des factures électroniques et d'autres documents commerciaux électroniques dans les échanges commerciaux.

Avant de lancer notre plateforme, Qvalia a analysé pendant plus de dix ans les données comptables des plus grandes entreprises des pays nordiques. Au cours de cette période, nous avons observé de nombreuses erreurs courantes dans la gestion des données qui surviennent tout au long des processus. Ces conclusions ont servi de base à la création de notre plateforme de transactions commerciales.

Pour en savoir plus sur nos résultats, consultez notre rapport de recherche intitulé « Lost in transaction: The hidden cost of invoice errors » (Perdu dans la transaction : le coût caché des erreurs de facturation).

En résumé, les entreprises doivent corriger les erreurs courantes dans la gestion des données afin d'améliorer leur qualité. Dans le processus de gestion des transactions, ces erreurs comprennent :

Les entreprises doivent investir dans des pratiques de gestion des données et des outils d'analyse afin d'obtenir des données de haute qualité et de garantir leur conformité avec les nouvelles réglementations. Elles peuvent ainsi contribuer à réduire les émissions de carbone et à protéger l'environnement pour les générations futures.

L'analyse des données, la classification et les données de référence constituent tous de bons points de départ.

Les outils d'analyse de données peuvent aider à analyser et à interpréter les données afin d'identifier les domaines à améliorer et de mesurer l'efficacité des efforts de réduction des émissions de carbone, tout en servant de base pour l'établissement de rapports.

La classification des produits et services, par exemple à l'aide de la taxonomie UNSPSC, permet d'identifier les catégories de produits et services afin de mieux comprendre les ressources utilisées au sein de l'organisation. La classification, utilisée par exemple lors d'une analyse des dépenses, peut prendre beaucoup de temps, mais il existe désormais des solutions automatisées sur le marché.

La gestion des données de référence des fournisseurs et des clients peut largement contribuer au respect des exigences ESG, par exemple pour éviter certaines industries et entreprises figurant sur des listes noires. En mettant automatiquement à jour les informations conformément aux registres officiels des entreprises et en surveillant les événements commerciaux critiques, les entreprises peuvent exercer un contrôle beaucoup plus important sur la chaîne d'approvisionnement et l'évaluation du cycle de vie.

La qualité des données dépend fortement de la saisie correcte des données. Le suivi et la déclaration des émissions ne diffèrent pas des types de données commerciales plus courants, par exemple les données relatives aux ventes et aux achats, telles que les montants, la TVA, les frais d'expédition, etc. Vous avez besoin de chiffres corrects structurés de manière à ce que les informations puissent être traitées dans votre ERP.

Pour la déclaration des émissions de CO2 et la conformité avec la partie la plus large de l'évaluation du cycle de vie de scope 3, il n'existe évidemment pas de meilleures sources d'information que les fournisseurs eux-mêmes pour fournir des informations sur les produits ou services.

Le moyen le plus efficace d'obtenir des données de haute qualité dans les rapports sur les émissions de CO2 consiste à utiliser des données transactionnelles et à partager l'empreinte carbone au niveau de chaque ligne de toutes les factures clients. Les entreprises peuvent faire pression sur leurs fournisseurs pour qu'ils échangent ces informations, qui seront communiquées en temps quasi réel.

La bonne nouvelle, c'est que l'infrastructure est déjà en place. Peppol, le réseau international pour les documents commerciaux électroniques, est idéal pour échanger ces informations, de manière transparente, avec les documents transactionnels, par exemple les factures.

Cependant, à ce jour, il n'existe pas de champ pour les données relatives aux émissions dans Peppol BIS, contrairement à UBL par exemple, mais cela devrait changer. En attendant, utilisez le champ de données cac:AdditionalItemproperty pour inclure les données relatives aux émissions dans Peppol.

À l'avenir, on observe une forte tendance à l'augmentation des obligations de déclaration et des exigences en matière d'exactitude et de qualité des données. Le CTC (déclaration de TVA en temps réel aux autorités fiscales) est une technologie à surveiller pour avoir une idée de ce qui nous attend. Cette technologie se généralise progressivement et, dans certains pays, elle est déjà en place, tout comme la législation. Ne soyez pas surpris si des exigences similaires en matière de déclaration environnementale sont bientôt mises en place à l'échelle de l'UE.

En conclusion, en remédiant aux erreurs courantes dans la gestion des données et en utilisant les données transactionnelles pour partager l'empreinte carbone au niveau des lignes de facture via Peppol, les entreprises peuvent atteindre un niveau élevé de qualité des données dans leurs rapports sur les émissions de CO2 en partageant les informations et aider tout le monde à faire un grand pas en avant pour se conformer aux nouvelles réglementations de l'UE, réduire l'empreinte carbone et contribuer à un avenir durable.

Pour en savoir plus, téléchargez notre guide sur Peppol.