Peppol kan het bijhouden van scope 3 CO2-emissies vereenvoudigen — hier leest u hoe

Datakwaliteit is van cruciaal belang voor het naleven van ESG-normen en het verminderen van de CO2-voetafdruk, en geen enkele informatie staat dichter bij de werkelijke bedrijfsactiviteiten dan transactiegegevens. Hieronder leest u waarom het bedrijfsnetwerk Peppol een essentiële infrastructuur kan zijn voor het monitoren en verminderen van emissies.

Er is een broodnodige – en groeiende – aandacht voor de impact van koolstofemissies op het milieu en de noodzaak om deze te verminderen. Daartoe heeft de Europese Unie nieuwe regelgeving ingevoerd die bedrijven verplicht hun kooldioxide-uitstoot (CO2) bij te houden en nauwkeurig aan de autoriteiten te rapporteren. De nieuwe vereisten, waaronder emissies in de drie niveaus van scopes, kunnen ontegenzeggelijk een uitdaging vormen. Gelukkig is er een infrastructuur aanwezig die een essentieel onderdeel van de oplossing kan worden.

Lees verder om meer te weten te komen over het belang van datakwaliteit bij ESG-compliance en hoe u het Peppol-netwerk kunt gebruiken om op een effectieve manier informatie over producten en diensten te verkrijgen en te delen.

Verschillende EU-verordeningen verplichten bedrijven om hun milieu-impact, waaronder hun CO2-uitstoot, te rapporteren. De wetgeving is momenteel van toepassing op grotere bedrijven, maar zou binnenkort een bredere reikwijdte kunnen krijgen en ook voor grote en kleine organisaties gaan gelden.

Hier volgen enkele van de meest opvallende EU-verordeningen:

Over het algemeen zijn deze voorschriften bedoeld om de transparantie en verantwoordingsplicht in de milieurapportage van bedrijven te vergroten en bedrijven aan te moedigen hun milieu-impact te verminderen en te voldoen aan de toegenomen vraag naar ESG-transparantie.

Datakwaliteit verwijst naar de nauwkeurigheid, volledigheid en consistentie van gegevens die worden gebruikt in bedrijfsprocessen. In het geval van het bijhouden van CO2-uitstoot is datakwaliteit essentieel voor het nauwkeurig meten en rapporteren van uitstoot, het identificeren van verbeterpunten en het nemen van weloverwogen beslissingen over het verminderen van de CO2-voetafdruk.

Slechte datakwaliteit kan leiden tot inefficiënte procesautomatisering, ontbrekende of corrupte analyses en onnauwkeurige rapporten. Al met al maakt dit het voor bedrijven moeilijk om te voldoen aan de nieuwe EU-regelgeving, wat kan leiden tot boetes.

Het belang van datakwaliteit bij het bijhouden van CO2-emissies wordt nog eens extra benadrukt door het feit dat er verschillende methoden zijn om emissies te meten.

De nauwkeurigheid van de resultaten hangt af van de kwaliteit van de gebruikte gegevens. Zo is het direct meten van emissies van bronnen zoals energiecentrales of fabrieken relatief eenvoudig (scope 1- en 2-emissies), maar zijn indirecte emissies van leveranciers, transport of het gebruik van producten (scope 3) moeilijker nauwkeurig te meten.

Hier zijn hoogwaardige gegevens en de mogelijkheden om deze gegevens naadloos te verwerken van cruciaal belang om een betrouwbaar en volledig beeld van de uitstoot te krijgen.

Om gegarandeerd over goede data te beschikken, moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze de juiste praktijken voor databeheer hanteren. Dit houdt in dat ze beleid voor databeheer moeten implementeren, de nauwkeurigheid en consistentie van data moeten waarborgen en moeten beschikken over effectieve processen voor datamonitoring en -validatie.

De invoergegevens moeten in elk proces gestructureerd en digitaal zijn om volledig machinaal leesbaar te zijn, waardoor bijvoorbeeld leveranciers onder druk komen te staan om e-facturen en andere elektronische bedrijfsdocumenten te gebruiken in het commerciële verkeer.

Voordat we ons platform lanceerden, heeft Qvalia meer dan tien jaar lang de boekhoudgegevens van de grootste bedrijven in Scandinavië geanalyseerd. Gedurende deze periode hebben we veel voorkomende fouten in gegevensbeheer geconstateerd die tijdens de processen optreden. Deze bevindingen vormen de basis van ons platform voor zakelijke transacties.

Voor meer informatie over onze resultaten verwijzen wij u naar ons onderzoeksrapport Lost in transaction: The hidden cost of invoice errors(Verloren in transacties: de verborgen kosten van factuurfouten).

Kortom, bedrijven moeten veelvoorkomende fouten in gegevensbeheer aanpakken om een hogere gegevenskwaliteit te bereiken. In het transactiebeheerproces omvatten deze fouten:

Bedrijven moeten investeren in gegevensbeheerpraktijken en analysetools om gegevens van hoge kwaliteit te verkrijgen en te voldoen aan de nieuwe regelgeving. Op die manier kunnen ze bijdragen aan het verminderen van de CO2-uitstoot en helpen ze het milieu te beschermen voor toekomstige generaties.

Data-analyse, classificatie en masterdata zijn allemaal goede startpunten.

Data-analysetools kunnen helpen bij het analyseren en interpreteren van gegevens om verbeterpunten te identificeren en de effectiviteit van hun inspanningen op het gebied van CO2-reductie te meten, en kunnen tevens als basis dienen voor rapportages.

Product- en dienstclassificatie, bijvoorbeeld met behulp van de UNSPSC-taxonomie, draagt bij aan het identificeren van categorieën producten en diensten om een beter inzicht te krijgen in de middelen die binnen de organisatie worden gebruikt. Classificatie, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van een uitgavenanalyse, kan zeer tijdrovend zijn, maar er zijn nu geautomatiseerde oplossingen op de markt.

Het beheer van stamgegevens van leveranciers- en klantendossiers kan in grote mate bijdragen aan het voldoen aan ESG-vereisten, bijvoorbeeld om bepaalde sectoren en bedrijven op de zwarte lijst te vermijden. Door informatie automatisch bij te werken op basis van officiële bedrijfsregisters en kritieke bedrijfsgebeurtenissen te monitoren, kunnen bedrijven veel meer controle krijgen over de toeleveringsketen en de levenscyclusanalyse.

De kwaliteit van gegevens hangt sterk af van correcte gegevensinvoer. Het bijhouden en rapporteren van emissies verschilt niet van meer gangbare soorten bedrijfsgegevens, bijvoorbeeld verkoop- en inkoopgegevens, zoals bedragen, btw, verzendkosten, enz. U hebt correcte cijfers nodig die zo zijn gestructureerd dat de informatie in uw ERP kan worden verwerkt.

Voor de rapportage van CO2-emissies en het voldoen aan het bredere deel van de scope 3-levenscyclusanalyse zijn er uiteraard geen betere informatiebronnen dan de leveranciers zelf om informatie over producten of diensten te verstrekken.

De meest effectieve manier om een hoge gegevenskwaliteit te bereiken bij de rapportage van CO2-uitstoot is door transactiegegevens te gebruiken en de CO2-voetafdruk op regelniveau op alle klantfacturen te vermelden. Bedrijven kunnen druk uitoefenen op leveranciers om deze informatie uit te wisselen, die dan bijna in realtime wordt gerapporteerd.

Het goede nieuws is dat de infrastructuur al aanwezig is. Peppol, het internationale bedrijfsnetwerk voor elektronische bedrijfsdocumenten, is ideaal voor het naadloos uitwisselen van deze informatie, samen met het transactiedocument, bijvoorbeeld facturen.

Op dit moment is er echter nog geen veld voor emissiegegevens in Peppol BIS, dat bijvoorbeeld wel te vinden is in UBL, maar dit zal naar verwachting veranderen. Gebruik in de tussentijd het gegevensveld cac:AdditionalItemproperty om emissiegegevens op te nemen in Peppol.

Voor de toekomst is er een sterke trend naar strengere rapportageverplichtingen en hogere eisen aan de nauwkeurigheid en kwaliteit van gegevens. CTC – realtime btw-rapportage aan belastingautoriteiten – is een technologie die mogelijk een aanwijzing geeft voor wat er te verwachten valt. Deze technologie raakt steeds meer ingeburgerd en is in sommige landen al ingeburgerd, evenals de wetgeving. Het zou geen verrassing zijn als er binnenkort soortgelijke EU-brede eisen voor milieurapportage komen.

Kortom, door veelvoorkomende fouten in gegevensbeheer aan te pakken en transactiegegevens te gebruiken om de CO2-voetafdruk op regelniveau op facturen via Peppol te delen, kunnen bedrijven een hoge gegevenskwaliteit bereiken in hun CO2-emissierapportage door de informatie te delen. Zo helpen ze iedereen een grote stap te zetten om te voldoen aan de nieuwe EU-regelgeving, de CO2-voetafdruk te verkleinen en bij te dragen aan een duurzame toekomst.

Download onze gids over Peppol voor meer informatie.