AP-Automatisierung für jedes Unternehmen
Automatisieren Sie die Verwaltung von Lieferantenrechnungen und optimieren Sie die Buchhaltung mit einer digitalen Komplettlösung von der Datenerfassung bis zur Buchung und Genehmigung. Analysieren Sie Ausgaben in Echtzeit und in allen Details mit KI-klassifizierten Einzelposten.
Unsere Plattform ermöglicht einen vollständigen digitalen Prozess vom Kauf bis zur Bezahlung mit einheitlichen, validierten und strukturierten Daten.
Verwalten von Lieferantenrechnungen
OCR für Rechnungen
PDF-Rechnungen werden mit AI sofort in strukturiertes XML umgewandelt. Invoice OCR unterstützt PDF-, PNG- und JPEG-Formate.
Elektronische Rechnungen
E-Rechnungen von Ihren Lieferanten werden nahtlos empfangen und verarbeitet. Unterstützt Peppol BIS Billing und Standard-EDI-Formate.
Einhaltung und Validierung
Der Inhalt von Lieferantenrechnungen wird automatisch auf die Einhaltung der Vorschriften und die Qualität Ihrer Anforderungen hin überprüft, was eine bessere Datenkontrolle gewährleistet.
Verwaltung der Rechnungen
Vereinheitlichen und transformieren Sie Lieferantenrechnungen in Ihr Datenformat. Profitieren Sie von OCR für Rechnungen, Peppol-Netzwerkzugriff und sofortiger Bearbeitung von Abweichungen für effiziente Abläufe.
KI-Buchung und Datenanreicherung
KI-gesteuerte Buchungen vereinfachen die Buchhaltung, während die automatische Klassifizierung von Einzelposten sofortige Einblicke in die Ausgabenanalyse liefert.
Optimierung der Arbeitsabläufe
Beschleunigen Sie Genehmigungen und reduzieren Sie den Arbeitsaufwand mit einem schnellen, anpassbaren Workflow. Verbessern Sie die Zusammenarbeit mit Partnern durch ein benutzerfreundliches Lieferantenportal.
Automatisiertes Abweichungsmanagement
Mühelose Handhabung fehlerhafter Rechnungen mit automatischer Rücksendung an den Absender zur Korrektur oder einfacher Verwaltung in der integrierten Quarantäne. Ihre Datenqualität wird durch 17 Prüfpunkte für Rechnungsinhalte und benutzerdefinierte Validierungen gemäß Ihren Anforderungen sichergestellt.
Dedizierte KI für Buchungen und Datenanreicherung
Fortgeschrittene Transaktions-KI verbessert die Buchhaltung und die Analytik. Die automatisierte Rechnungsbuchung steigert die Effizienz Ihres Buchhaltungsprozesses. Einzelpostenprodukte und -dienstleistungen werden kategorisiert, z. B. anhand von UNSPSC, um sofortige analytische Erkenntnisse zu erhalten.
Genehmigungs-Workflow
Optimieren Sie die Rechnungsfreigabe für eine optimale Leistung der Kreditorenbuchhaltung. Passen Sie Arbeitsabläufe mit auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Hierarchien und Berechtigungen an. Durch den Zugriff auf alle erforderlichen Details in einer Ansicht müssen die Käufer nur noch klicken.
Verwaltung von Stammdaten
Mit automatisierten Lieferantendatensätzen können Sie Zahlungsrisiken reduzieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und den Arbeitsaufwand minimieren. Datensätze, einschließlich Bonitätsbewertungen und aktueller Steuerregistrierungen, werden kontinuierlich aus globalen Unternehmensdatenbanken aktualisiert.
APIs und mehr
Integrieren Sie Ihr ERP-System mit Leichtigkeit. Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung mit entwicklerfreundlichen APIs und Dokumentation, SFTP-Dateiübertragung und vorgefertigten Konnektoren für gängige Systeme.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung umgestalten können
Was ist ein Kreditorenprozess?
Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung ist der Arbeitsablauf des Unternehmens zur Verwaltung seiner Verpflichtungen gegenüber Lieferanten und Verkäufern. Er stellt sicher, dass alle eingehenden Rechnungen korrekt und pünktlich bearbeitet, überprüft und bezahlt werden.
Ein typischer AP-Prozess umfasst mehrere wichtige Schritte:
1. Empfang von Rechnungen: Das Unternehmen erhält Rechnungen von Lieferanten als elektronische Rechnungen, PDF-Rechnungen oder Papierdokumente.
2. Validierung der Rechnungen: Die Rechnung wird auf ihre Richtigkeit geprüft, einschließlich Details wie Name des Lieferanten, Rechnungsbetrag, Fälligkeitsdatum und Zahlungsbedingungen. Dieser Schritt umfasst häufig den Abgleich der Rechnung mit Bestellungen und Eingangsberichten (Drei-Wege-Abgleich).
3. Freigabe: Nach der Validierung wird die Rechnung zur Genehmigung an die zuständigen Personen oder Abteilungen im Unternehmen weitergeleitet.
4. Buchung der Rechnungen: Nach der Genehmigung werden die Rechnungsdetails auf die richtigen Konten im ERP- oder Buchhaltungssystem des Unternehmens gebucht (erfasst). Dies bedeutet, dass die Ausgaben den richtigen Hauptbuchkonten, Kostenstellen oder Projekten zugewiesen werden, um eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten.
5. Zahlung: Die Zahlungen werden dem Anbieter am oder vor dem Fälligkeitsdatum per elektronischer Überweisung (EFT), Banküberweisung oder Scheck zugestellt.
6. Buchhaltung und Berichterstattung: Nachdem die Zahlung erfolgt ist, wird die Transaktion in der Buchhaltung oder im ERP-System des Unternehmens erfasst. Dadurch wird sichergestellt, dass die Konten des Unternehmens aktualisiert werden, um die ausgeglichene Verbindlichkeit widerzuspiegeln.
Effiziente Kreditorenbuchhaltungsprozesse können manuelle Aufgaben reduzieren, das Cashflow-Management verbessern und die Lieferantenbeziehungen stärken. Die Automatisierung dieser Prozesse, z. B. durch OCR- und KI-Tools, kann die Genauigkeit und Effizienz weiter verbessern.
Wie verbessert die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung die Effizienz des Unternehmens?
Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung werden manuelle Aufgaben wie Dateneingabe und Rechnungsabgleich reduziert und die Rechnungsprüfung, -genehmigung und -zahlung beschleunigt. Automatisierungstools wie OCR (Optical Character Recognition) für Rechnungen, KI-gesteuerte Buchungen und die Verwaltung von Lieferantendatensätzen helfen, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden, die Genauigkeit zu verbessern und rechtzeitige Zahlungen zu gewährleisten.
Darüber hinaus bietet ein datengesteuerter Ansatz Echtzeit-Einblicke in die Verbindlichkeiten, verbessert das Cashflow-Management und gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Dies strafft den gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess und macht ihn effizienter und kostengünstiger.
Was ist eine Rechnungsbuchung, und wie wirkt sie sich auf die Finanzberichterstattung aus?
Die Rechnungsbuchung ist der Schritt im Buchhaltungsprozess, bei dem eine genehmigte Rechnung im Buchhaltungs- oder ERP-System des Unternehmens erfasst wird.
Dazu gehört die Zuordnung der Rechnungsbeträge zu den richtigen Hauptbuchkonten, Kostenstellen oder Projekten, um sicherzustellen, dass die Ausgaben korrekt nachverfolgt werden.
Die Buchung wirkt sich auf die Finanzberichterstattung aus, indem sie sicherstellt, dass Verbindlichkeiten und Aufwendungen in den Büchern des Unternehmens korrekt wiedergegeben werden. Eine korrekte Buchung stellt sicher, dass Jahresabschlüsse wie die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung die Finanzlage des Unternehmens korrekt wiedergeben, was für die Einhaltung der Vorschriften und die Entscheidungsfindung von zentraler Bedeutung ist.
Wie können Unternehmen die Genauigkeit und die Einhaltung von Vorschriften bei ihren Kreditorenprozessen sicherstellen?
Um die Genauigkeit und die Einhaltung der Vorschriften in der Kreditorenbuchhaltung zu gewährleisten, können Unternehmen die folgenden Strategien anwenden:
Automatisierung: Nutzen Sie Software-Tools, um Rechnungen zu validieren, sie mit Bestellungen abzugleichen und die korrekte Dateneingabe und Buchung sicherzustellen. Die Automatisierung verringert menschliche Fehler und beschleunigt die Prozesse.
Standardisierte Arbeitsabläufe: Legen Sie klare Genehmigungshierarchien fest, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung einen einheitlichen Prozess durchlaufen.
Prüfungen der Einhaltung von Vorschriften: Implementieren Sie Kontrollen zur Überprüfung von Rechnungen auf Übereinstimmung mit Unternehmensrichtlinien, Steuervorschriften und gesetzlichen Anforderungen, um Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften zu vermeiden.
Regelmäßige Audits: Führen Sie regelmäßige Audits der AP-Prozesse durch, um Diskrepanzen und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln.
Lieferantenverwaltung: Stellen Sie sicher, dass die Lieferantenstammdaten korrekt und auf dem neuesten Stand sind, und verringern Sie so die Wahrscheinlichkeit, dass falsche oder betrügerische Rechnungen bearbeitet werden.
Wie verbessert die Klassifizierung von Produkten und Dienstleistungen die Geschäftsprozesse?
Die Klassifizierung von Produkten und Dienstleistungen kann in Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen, Produktkataloge und Datenbanken integriert werden, um Kategorien zu identifizieren und die Produktidentifizierung zu vereinfachen. UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) ist das am weitesten verbreitete und am besten verwendbare globale Klassifizierungssystem mit einer hierarchischen Struktur.
Die Klassifizierung kann in Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Produktkataloge integriert werden. Durch die Einführung dieses Standards profitieren Ihr Unternehmen und die Beteiligten in der gesamten Lieferkette von optimierten Beschaffungs-, Finanz- und Geschäftsprozessen.
Die Klassifizierung vereinfacht die Bearbeitung von Rechnungen für die Kreditorenbuchhaltung , indem sie Positionen kategorisiert, um die Genauigkeit zu erhöhen, Genehmigungen zu beschleunigen und die Berichterstattung zu verbessern. Dies führt zu effizienteren Arbeitsabläufen, weniger manuellem Aufwand und einer besseren Kontrolle über die Ausgaben.
Für die Beschaffung hilft die Klassifizierung bei der Verfolgung der Ausgaben, bei der Durchführung genauer Ausgabenanalysen und bei der schnelleren Suche nach Produkten, was die Verhandlungen mit den Lieferanten verbessert und zu Einsparungen führt.
Im Marketing können Teams detaillierte Produktdaten für eine bessere Marktforschung und Produktentwicklung nutzen, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und einem höheren Umsatz führen kann.
Vertriebsteams erhalten einen besseren Einblick in den Markt, optimieren die Vertriebsanalyse und erweitern ihre Reichweite durch elektronische Kataloge und globale Marktplätze.