Egal, ob Sie ein Softwareunternehmen, ein ERP-System, eine Integrationsplattform, ein Beratungsunternehmen oder ein Großunternehmen sind - die Wahl des richtigen Peppol-Partners ist entscheidend für die Optimierung der E-Invoicing- und Beschaffungsprozesse Ihres Unternehmens und Ihrer Möglichkeiten, die Bedürfnisse der Endbenutzer bestmöglich zu erfüllen.
Angesichts der zunehmenden Bedeutung von Peppol bei digitalen Transaktionen ist es wichtig, potenzielle Partner sorgfältig zu prüfen, um sicherzustellen, dass sie Ihre Anforderungen erfüllen und einen langfristigen Nutzen bieten. Hier sind zehn Schlüsselfaktoren, die Sie bei der Auswahl eines Peppol-Partners berücksichtigen sollten:
1. Verbindungsmethode: API vs. SFTP
Die Verbindungsmethode zwischen Ihren Systemen und dem Peppol-Netz kann Ihre Abläufe erheblich beeinflussen. Eine API-basierte Verbindung bietet einen besseren Schutz gegen den Empfang falscher Transaktions- und Stammdaten und ermöglicht eine nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme.
Andererseits kann das Angebot einer reinen SFTP-Verbindung auf begrenzte technische Möglichkeiten hindeuten. Ein Partner, der eine benutzerdefinierte API-Integration anbietet, demonstriert sein Engagement für eine langfristige Partnerschaft.
2. Dedizierte Partner-API-Funktionen
Prüfen Sie, ob die API des Partners es Ihnen ermöglicht, den Peppol-Registrierungsprozess für Endbenutzer zu verwalten, und ob sie Ihre KYC-Verfahren (Know Your Customer) unterstützt.
Die Hürden und Kosten für die Registrierung neuer Mitglieder des Peppol-Netzwerks können hoch sein, aber mit dem richtigen Peppol-Partner ist der Prozess kostengünstiger und effizienter.
3. Transparente Preisstruktur
Seien Sie vorsichtig bei Preismodellen, die versteckte Gebühren für den Support oder zusätzliche monatliche Dienste enthalten, die Sie benötigen.
Es ist wichtig, einen Partner zu wählen, der eine Preisstruktur auf der Grundlage des Transaktionsvolumens bietet, ohne zusätzliche Kosten, die Ihre Gesamtausgaben in die Höhe treiben können. Benutzerfreundliche Self-Service-Funktionen Transparenz bei der Preisgestaltung stellt sicher, dass Sie nur für die Dienste zahlen, die Sie nutzen.
4. Flexible Vertragsbedingungen
Langfristige Vereinbarungen, die Sie an einen Vertrag binden, können restriktiv und riskant sein.
Suchen Sie nach einem Partner, der flexible Bedingungen anbietet, wie z. B. eine kurze Kündigungsfrist, die es Ihnen ermöglicht, den Dienst zu kündigen, wenn er nicht Ihren Erwartungen entspricht. Diese Flexibilität zeugt von Vertrauen in die Fähigkeit des Unternehmens, hochwertige Dienstleistungen zu erbringen.
5. Einhaltung der Vorschriften und Marktabdeckung
Vergewissern Sie sich, dass der von Ihnen gewählte Partner die rechtlichen Anforderungen in den Märkten, in denen Sie tätig sind, erfüllt.
Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann Ihren Geschäftsbetrieb behindern und zu rechtlichen Komplikationen führen. Ein seriöser Peppol-Partner ist mit den Compliance-Standards in den verschiedenen Regionen bestens vertraut.
6. Niveau der Dienstleistungen und Technologie
Veraltete Technologie kann zu Ineffizienzen und mehr Kopfschmerzen führen. Beurteilen Sie den Technologie-Stack des Partners und stellen Sie sicher, dass er aktuelle Lösungen verwendet, die technische Probleme minimieren.
Ein Partner mit moderner Technologie ist besser in der Lage, zuverlässige und effiziente Dienste anzubieten. Der Einsatz moderner Cloud-Technologien, wie z. B. einer Microservices-basierten Architektur, deutet auf ein stabiles Serviceniveau und agile Entwicklungsmöglichkeiten hin.
7. Technische Schulden
Viele Betreiber von VAN (Value-Added Network) sind technisch hoch verschuldet, was ihre Fähigkeit zur raschen Einführung neuer Technologien beeinträchtigen kann.
Dies ist in mehrfacher Hinsicht von Bedeutung, angefangen bei den unterstützten Nachrichtentypen bis hin zu den Funktionen für die Umstellung auf Bestellungen oder für den umfassenden B2B-Handel, z. B. die Verwaltung von Katalogen und Ausstanzungen. Wählen Sie einen Partner mit minimaler technischer Verschuldung, um sicherzustellen, dass er Ihre sich entwickelnden Anforderungen unterstützen kann.
8. Umfassende Serviceabdeckung
Die Wahl eines Partners, der eine breite Palette von Dienstleistungen anbietet, ist von entscheidender Bedeutung. Die Konsolidierung mehrerer Kanäle und Dienste unter einem Anbieter ist oft effizienter und vorteilhafter.
Hier sind wichtige Bereiche zu berücksichtigen:
- Onboarding und Implementierung: Bei der Auswahl eines Peppol-Partners ist es wichtig zu prüfen, wie reibungslos der Einführungsprozess verläuft. Ein nahtloses Onboarding sorgt für eine schnellere Integration, minimiert Unterbrechungen und hilft Ihnen, schneller von der Partnerschaft zu profitieren.
- Peppol-Netzwerk-Registrierung: Wie effizient der Peppol-Partner den Registrierungsprozess für die Endnutzer verwaltet, ist entscheidend für die Skalierbarkeit der Gesamtlösung. Ein Partner mit einem optimierten API-basierten Ansatz stellt sicher, dass Ihre Benutzer schnell und sicher verbunden sind.
- Formattransformationen: Umwandlungen ohne Datenverlust sind der Schlüssel zu einem effizienten, zuverlässigen Prozess. Prüfen Sie, ob Ihr Partner in der Lage ist, Formate in und aus gängigen XML/UBL-basierten Formaten zu transformieren, um eine nahtlose Verarbeitung in verschiedenen Systemen zu ermöglichen.
- Zusätzliche Netz- und Nachrichtenartenabdeckung: Evaluieren Sie zusätzliche Netzzugänge und Vertriebskanäle. Abhängig von Ihrem Dienstleistungsniveau und den Bedürfnissen der Endnutzer können Sie nationale Netze und VAN, elektronische B2C-Rechnungen an Internetbanken, PDF und Druck in Betracht ziehen.
- Portal und White-Labeling: Je nach Angebot Ihres Unternehmens kann es wichtig sein, das Endbenutzerportal und die White-Labeling-Optionen des Peppol-Partners zu berücksichtigen. Ein Portal mit gemeinsamen Messaging-Funktionen ermöglicht es Ihnen, auf die Bedürfnisse von KMUs einzugehen und eine hohe Datenqualität in Ihren Prozessen zu gewährleisten. White-Labeling kann die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Plattform verbessern und sich an Ihrer Marke orientieren, so dass Sie Ihren Kunden ein nahtloses Erlebnis bieten können.
- Datenmanagement und Mehrwertdienste: Beurteilen Sie, wie der Partner Ihre Prozesse im Zusammenhang mit dem Datenmanagement und zusätzlichen Diensten unterstützt, z. B. Datenklassifizierung, Pre-Posting und Workflow. Nimmt der Partner aufkommende Technologien, wie KI, in sein Angebot auf?
9. Möglichkeiten der Datennutzung
Ein entscheidender Vorteil der Verwendung von Peppol ist die Möglichkeit, während des gesamten Transaktionsprozesses hochwertige strukturierte Daten zu erhalten.
Ein guter Partner sollte in der Lage sein, Ihnen dabei zu helfen, diese Daten für die Anreicherung, Analyse und Automatisierung durch KI zu nutzen. Strukturierte Daten bieten Möglichkeiten zur detaillierten Analyse und Klassifizierung von Einzelposten, z. B. zur Ausgabenanalyse.
Mit einer hohen Datenqualität können Sie auch fortgeschrittene Automatisierungsregeln implementieren, wie z. B. "wenn Daten X sind, mache Y", um Ihre Prozesse zu rationalisieren.
10. Sichtbarkeit und Transparenz
Beim Einsatz von VAN gibt es oft ein "schwarzes Loch", bei dem Informationen zwischen VANs ohne klare Sicht übertragen werden.
Traditionell kann dieser Mangel an Transparenz die Lösung von Problemen verzögern, da eine VAN möglicherweise eine andere kontaktieren muss, um Probleme zu lösen. Ganz zu schweigen von den Risiken für die Endnutzer, die sich bei Transaktionen und geschäftskritischem Nachrichtenaustausch unsicher fühlen.
Vergewissern Sie sich, dass Ihr Partner einen durchgängigen Einblick in Ihre Transaktionen bietet, um solche Komplikationen zu vermeiden. Das Peppol-Netz verfügt über robuste Maßnahmen zur Abschwächung von Problemen, und moderne Peppol-Dienstleister sollten diesen Anforderungen gerecht werden.
Partnerschaft mit Qvalia
Wir bei Qvalia wissen, wie wichtig es ist, den richtigen Peppol-Partner zu wählen. Unsere Peppol-Access-Point-Services sind so konzipiert, dass sie eine nahtlose Integration mit dedizierten Partner-APIs bieten und eine vollständige Kontrolle mit einem erweiterten Logging-Dashboard gewährleisten. Unser transparentes Preismodell und unser erstklassiger Support sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen sein Transaktionsmanagement zukunftssicher gestalten und die Vorteile von Peppol Messaging voll ausschöpfen kann.
Peppol Partner, der zu Ihnen passt
- VAN Dienste und Betreiber, die einen wettbewerbsfähigen und effizienten Peppol-Zugang benötigen
- ERP-Systeme und Buchhaltungssoftware erfordern integrierte zusätzliche Messaging-Funktionen
- Integrationsplattformen bemühen sich um eine effiziente Ausweitung ihrer Reichweite
- Beratungsunternehmen, die Kunden bei der Optimierung von Transaktions- und Buchhaltungsprozessen unterstützen
Um mehr darüber zu erfahren, wie Qvalia Ihr zuverlässiger Peppol-Partner werden kann, besuchen Sie unsere Peppol-Partnerseite.
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