Hoe kunt u uw grote ideeën en doelstellingen op het gebied van financiële transformatie omzetten in concrete oplossingen? Wat doet uw organisatie om financiële automatisering in de hele organisatie te implementeren? Het succesvol nastreven van een automatiseringsstrategie voor uw financiële afdeling lijkt misschien moeilijk, maar met de juiste basis is het meer dan mogelijk.
Digitale transformatie – het is een populaire term die u waarschijnlijk al eens hebt gehoord. Maar een succesvolle digitaliseringsstrategie is onmogelijk zonder volledige controle over de gegevens waarop uw dagelijkse bedrijfsactiviteiten zijn gebaseerd.
En hoewel het digitaliseren van kernprocessen zoals verkoop, onkosten en andere crediteuren- en debiteurenadministratie complex lijkt, is dat niet altijd het geval.
Toch moet uw bedrijf begrijpen hoe dit proces moet worden aangepakt als u wilt voorkomen dat u een leger consultants moet inhuren of uw IT-team enorm moet uitbreiden. Alleen al door dit inzicht te hebben, bent u al beter voorbereid dan de meeste CFO's.
De bouwstenen van financiële transformatie
Een succesvolle financiële transformatiestrategie heeft de juiste bouwstenen nodig om efficiënte automatisering en controle te garanderen.
De eerste stap vereist dat u zich concentreert op digitalisering.
Dit betekent dat financiële teams controle moeten uitoefenen over de transactiegegevens die ze willen wijzigen. CFO's moeten deze processen onderzoeken, en dat betekent dat ze de volgende vragen moeten stellen:
- Hoe worden financiële gegevens gecreëerd?
- Hoe worden transacties verwerkt?
- Wat zijn de doelstellingen van de organisatie?
De bouwstenen zijn uw gegevens. Betere kwaliteit gegevens leiden altijd tot betere kwaliteit resultaten. Dit eenvoudige punt geldt tot in uw eindresultaat, en een goed ontworpen automatiseringssysteem zal resulteren in verhoogde efficiëntie en inzichtelijke analyses.
Het kan zelfs leiden tot het ontstaan van nieuwe bedrijfsmodellen, met als eindresultaat een volledige digitale transformatie.
Stap 1: Beoordeel het automatiseringspotentieel van uw bedrijf
Dankzij nieuwe technologieën kunnen bedrijven concurrerend blijven terwijl ze zich aanpassen aan veranderende zakelijke omstandigheden. Maar oplossingen voor digitale transformatie zijn niet voor iedereen geschikt. Een succesvolle transformatie vereist een grondig begrip van uw gegevens en hoe u deze wilt automatiseren. CFO's zijn ideale kandidaten om een initiatief voor digitale transformatie op te starten, omdat zij de belangrijkste transactiegegevens begrijpen.
Hoe pakt een organisatie automatisering aan? De eerste stap is het definiëren van het automatiseringspotentieel van uw bedrijf.
- Bepaal welke gebieden u kunt automatiseren. Wat gaat uw bedrijf bereiken met automatisering? Bepaal uw automatiseringspotentieel door de verhouding tussen analoge en digitale invoergegevens vast te stellen. Denk daarbij aan zaken als handmatige boekingen, e-facturen versus papieren facturen versus pdf-facturen, en meer.
- Hoeveel papieren of PDF-facturen gebruikt u? Alles wat u kunt omzetten naar een digitaal proces is een winst die uw risico vermindert, de zichtbaarheid vergroot en een essentiële stap is naar het creëren van een end-to-end procesautomatiseringssysteem.
- Hoe verstuurt u verkoopfacturen? Bedenk welke formaten u gebruikt. Bepaal de verhouding tussen handmatige en online bestellingen.
Stap 2: Verbeter uw digitale input
Een succesvolle digitale transformatie vereist teamwork. U moet ook op uw leveranciers vertrouwen om deze veranderingen te ondersteunen. Het grootste deel van het risico ligt echter bij uw leverancier, aangezien zij u als klant zouden kunnen verliezen.
Er zijn twee benaderingen die u kunt volgen. U kunt uw leveranciers stimuleren of dwingen om e-facturen te gaan gebruiken, ter ondersteuning van uw streven om de kwaliteit van de gegevens die u in uw end-to-end transactiesystemen gebruikt te verbeteren.
Ongeacht welk systeem u gebruikt, moet u de tijd nemen om:
- Identificeer de verschillende gegevensformaten waarop u momenteel vertrouwt.
- Bepaal welke informatie cruciaal is voor uw bedrijf voor zowel uw inkoop- als uw crediteurenadministratieprocessen.
- Communiceer met uw leveranciers om een plan te ontwikkelen om hen aan te moedigen e-facturen te gaan gebruiken.
- Beoordeel, update of vervang softwaresystemen om uw nieuwe digitale data-initiatieven aan te vullen.
Stap 3: De juiste aanpak voor financiële automatisering
Hoogwaardige gegevens vormen de ruggengraat van elke automatiseringsinspanning. E-facturen zijn voor de meeste bedrijven de snelste manier om de gegevenskwaliteit te verbeteren.
Zowel AI- als RPA-technologieën zijn effectief als het gaat om repetitieve en sterk gestructureerde taken, maar ze hebben moeite met afwijkingen. Deze systemen hebben moeite met veranderingen, en geen enkele mate van fijnafstemming kan daar verandering in brengen.
Uw weg naar financiële automatisering begint met nadenken over de specifieke gebieden die u kunt verbeteren – en wel onmiddellijk. Begin met het beoordelen van uw huidige systemen en het maken van eenvoudige grafieken die laten zien hoe de gegevens worden verwerkt. Dit kan het volgende omvatten:
- In kaart brengen hoe transactiegegevens binnen uw organisatie worden verwerkt, van invoer- tot uitvoergegevens.
- Maak gedetailleerde grafieken van uw workflows. Deze grafieken moeten zo visueel mogelijk zijn om mogelijke hindernissen en optimalisatiemogelijkheden te illustreren.
- Maak een lijst van de systemen en software die u momenteel gebruikt. Elk systeem dat bij een proces betrokken is, verhoogt het risico op beschadiging van uw gegevens. Denk na over welke systemen u gebruikt en wat de totale kosten zijn.
- Uw uitdagingen in kaart brengen. Maak een shortlist waarin organisatorische complexiteiten, risico's, kosten en knelpunten worden benadrukt.
Stap 4: Ken uw leveranciers
De laatste stap bestaat uit het ordenen van uw gegevens. Dit omvat het opschonen van gegevens, het bijhouden van uw leveranciersregister en andere huishoudelijke taken met betrekking tot uw gegevens. U moet streven naar:
- Analyseer hoe u uw leveranciersadministratie beheert. Bekijk alles, inclusief rollen, processen, software en andere belangrijke contactpunten.
- Definieer wat een 'actieve' leverancier is. Bepaal aan welke criteria een leverancier moet voldoen om als 'actieve' leverancier te worden beschouwd.
- Bepaal wanneer de status van een leverancier moet worden gewijzigd. Wat u ook besluit, zorg ervoor dat het aansluit bij uw andere processen en tools.
- Beoordeel alle financiële risico's die verband houden met uw leveranciers. Beoordeel kredietwaardigheid, insolventie, vervaldata, transactiefrequentie en meer.
Wilt u meer weten? Qvalia heeft een nieuw e-book samengesteld dat financiële teams begeleidt bij hun digitale transformatie.