Comment transformer vos grandes idées et vos objectifs en matière de transformation financière en solutions concrètes ? Que fait votre organisation pour mettre en œuvre l'automatisation financière à l'échelle de l'entreprise ? Mener à bien une stratégie d'automatisation pour votre service financier peut sembler difficile, mais avec les bases adéquates, c'est tout à fait possible.
La transformation numérique : c'est un terme populaire que vous avez probablement déjà entendu. Mais une stratégie de numérisation réussie est impossible sans un contrôle total sur les données dont dépendent vos activités quotidiennes.
Et même si la numérisation des processus clés tels que les ventes, les dépenses et autres tâches liées aux comptes fournisseurs et aux comptes clients peut sembler complexe, ce n'est pas toujours le cas.
Cependant, votre entreprise doit comprendre comment aborder ce processus si vous souhaitez éviter d'engager une armée de consultants ou d'augmenter considérablement la taille de votre équipe informatique. Le simple fait d'avoir conscience de cela signifie que vous êtes déjà mieux préparé que la plupart des directeurs financiers.
Les éléments constitutifs de la transformation financière
Une stratégie de transformation financière réussie nécessite les bons éléments constitutifs afin de garantir une automatisation et un contrôle efficaces.
La première étape consiste à vous concentrer sur la numérisation.
Cela signifie que les équipes financières doivent exercer un contrôle sur les informations transactionnelles qu'elles souhaitent modifier. Les directeurs financiers doivent examiner ces processus, ce qui implique de se poser les questions suivantes :
- Comment les données financières sont-elles créées ?
- Comment les transactions sont-elles traitées ?
- Quels sont les objectifs de l'organisation ?
Les éléments constitutifs sont vos données. Des données de meilleure qualité donneront toujours des résultats de meilleure qualité. Ce principe simple s'applique jusqu'à votre résultat net, et un système d'automatisation bien conçu se traduira par une efficacité accrue et des analyses pertinentes.
Cela pourrait même conduire à la création de nouveaux modèles commerciaux, avec pour résultat final une transformation numérique complète.
Étape 1 : Évaluez le potentiel d'automatisation de votre entreprise
Les nouvelles technologies permettent aux entreprises de rester compétitives tout en s'adaptant à l'évolution du climat économique. Mais les solutions de transformation numérique ne sont pas universelles. Une transformation réussie nécessite une compréhension approfondie de vos données et de la manière dont vous envisagez de les automatiser. Les directeurs financiers sont les candidats idéaux pour lancer une initiative de transformation numérique, car ils comprennent les données transactionnelles clés.
Alors, comment une organisation aborde-t-elle l'automatisation ? La première étape consiste à définir le potentiel d'automatisation de votre entreprise.
- Identifiez les domaines que vous pouvez automatiser. Quels avantages votre entreprise tirera-t-elle de l'automatisation ? Définissez votre potentiel d'automatisation en établissant le rapport entre les données d'entrée analogiques et numériques. Prenez en compte des éléments tels que les saisies manuelles, les factures électroniques par rapport aux factures papier ou aux factures PDF, etc.
- Combien de factures papier ou PDF utilisez-vous ? Tout ce que vous pouvez convertir en processus numérique est un atout qui réduit vos risques, augmente la visibilité et constitue une étape essentielle vers la création d'un système d'automatisation des processus de bout en bout.
- Comment distribuez-vous les factures de vente ? Réfléchissez aux formats que vous utilisez. Déterminez le ratio entre les commandes manuelles et les commandes en ligne.
Étape 2 : Améliorez vos entrées numériques
Une transformation numérique réussie nécessite un travail d'équipe. Vous devez également compter sur vos fournisseurs pour soutenir ces changements. Cependant, la majeure partie du risque repose sur vos fournisseurs, car ils pourraient vous perdre en tant que client.
Vous pouvez adopter deux approches différentes. Soit vous incitez ou obligez vos fournisseurs à adopter la facturation électronique afin d'améliorer la qualité des données que vous utilisez dans vos systèmes transactionnels de bout en bout.
Quel que soit le système que vous utilisez, vous devriez prendre le temps de :
- Identifiez les différents formats de données que vous utilisez actuellement.
- Définissez les informations essentielles à votre entreprise pour vos processus d'approvisionnement et de comptabilité fournisseurs.
- Communiquez avec vos fournisseurs afin d'élaborer un plan visant à les encourager à adopter la facturation électronique.
- Évaluez, mettez à jour ou remplacez vos systèmes logiciels afin de compléter vos nouvelles initiatives en matière de données numériques.
Étape 3 : La bonne approche pour l'automatisation financière
Des données de haute qualité constituent la base de tout effort d'automatisation. Les factures électroniques sont le moyen le plus rapide d'améliorer la qualité des données pour la plupart des entreprises.
Les technologies d'IA et de RPA sont efficaces pour les tâches répétitives et hautement structurées, mais elles ont du mal à gérer les écarts. Ces systèmes ont du mal à s'adapter au changement, et aucun réglage ne pourra y remédier.
Votre chemin vers l'automatisation financière commence par réfléchir aux domaines spécifiques que vous pouvez améliorer immédiatement. Commencez par évaluer vos systèmes actuels et créez des graphiques simples montrant comment les données sont traitées. Cela peut inclure :
- Cartographier la manière dont les données transactionnelles sont traitées au sein de votre organisation, depuis les données d'entrée jusqu'aux données de sortie.
- Créer des diagrammes détaillés de vos flux de travail. Ces diagrammes doivent être aussi visuels que possible afin d'illustrer les obstacles potentiels et les possibilités d'optimisation.
- Liste des systèmes et logiciels que vous utilisez actuellement. Chaque système impliqué dans un processus augmente le risque d'endommagement de vos données. Réfléchissez aux systèmes que vous utilisez et à leur coût total.
- Définissez vos défis. Créez une liste restreinte qui met en évidence les complexités organisationnelles, les risques, les coûts et les goulots d'étranglement.
Étape 4 : Connaissez vos fournisseurs
La dernière étape consiste à organiser vos données. Cela comprend le nettoyage des données, la mise à jour de votre registre de fournisseurs et d'autres tâches administratives liées à vos données. Vous devez viser à :
- Analysez la manière dont vous gérez votre registre fournisseurs. Examinez tous les aspects, y compris les rôles, les processus, les logiciels et autres points de contact clés.
- Définissez ce qu'est un fournisseur « actif ». Déterminez les critères qu'un fournisseur doit remplir pour être considéré comme un fournisseur « actif ».
- Déterminez quand le statut d'un fournisseur doit être modifié. Quelle que soit votre décision, assurez-vous qu'elle soit cohérente avec vos autres processus et outils.
- Évaluez tous les risques financiers liés à vos fournisseurs. Évaluez les cotes de crédit, l'insolvabilité, les dates d'échéance, la fréquence des transactions, etc.
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