Guide pour mettre en place une fonction financière résiliente

La résilience d'une entreprise consiste à garantir la continuité des activités en cas d'imprévu ou de situation d'urgence. À bien des égards, la résilience des services est essentielle dans tout plan de continuité des activités. 

Le département financier et ses activités principales constituent l'une des fonctions les plus critiques pour les organisations. Il couvre tous les aspects, de la gestion des transactions et du contrôle des flux de trésorerie à la gestion des fournisseurs et des dépenses. Après tout, sans flux de trésorerie fiables, aucune entreprise ne peut survivre.

C'est également pourquoi des routines solides et une technologie adaptée sont essentielles, en particulier lors d'événements exceptionnels, afin de garantir qu'une entreprise dispose des systèmes appropriés pour rester opérationnelle.

Ne vous laissez pas surprendre par un incident. Le passage à une situation d'urgence, alors que tout semblait normal, peut se produire presque instantanément, comme nous l'avons vécu pendant la pandémie de COVID-19.

Il faut travailler dur pour s'adapter lorsque les conditions commerciales changent radicalement. Vous devrez peut-être soudainement sécuriser votre chaîne d'approvisionnement ou modifier les méthodes de travail de vos employés, par exemple en passant à des modèles de travail à distance ou hybrides. Vous devrez peut-être numériser vos anciens systèmes afin de garantir leur visibilité et leur accessibilité depuis n'importe où.

Un plan de continuité des activités efficace nécessite une planification rigoureuse et, dans de nombreux cas, le meilleur point de départ est votre service financier. Poursuivez votre lecture pour découvrir les conseils clés de l'équipe financière de Qvalia sur la manière de mettre en place une fonction financière résiliente, ainsi que d'autres informations utiles.

Une fonction financière plus résiliente signifie en fin de compte des flux de trésorerie sains, quelle que soit la tension qui règne sur le marché. Cela signifie se remettre des incidents qui grèvent le budget et permettre à l'entreprise de continuer à fonctionner comme prévu, quoi qu'il arrive.

Compte tenu de l'évolution de l'environnement commercial ces dernières années, il devrait être évident que la résilience vous donne un avantage concurrentiel à mesure que les marchés deviennent plus dynamiques, que les nouvelles technologies bouleversent notre approche du travail et que la mondialisation complique le marché mondial.

En abordant quatre domaines essentiels, vous serez mieux à même d'adapter votre équipe et d'accroître rapidement votre résilience :

Un terme important à connaître est celui de « continuité des activités ». En cas d'échec du lancement d'un nouveau produit, de dépassement du budget prévu pour un projet ou de baisse générale des revenus, disposer d'un plan de continuité des activités permet de rétablir rapidement le fonctionnement normal. La continuité des activités peut concerner presque tous les services de l'entreprise, et pas seulement le service financier. Il s'agit d'un plan visant à maintenir les opérations commerciales quelles que soient les circonstances.

Il existe plusieurs obstacles à la résilience financière auxquels la plupart des équipes de direction ne pensent pas lorsqu'elles entreprennent ce processus.

Pour contrer l'inconnu, les équipes financières doivent réévaluer leurs processus afin de maintenir leurs opérations et leur trésorerie. Voici quelques conseils utiles destinés aux directeurs financiers et aux équipes financières pour renforcer leurs opérations, garder leur calme et poursuivre leurs activités.

Préparez-vous à renforcer votre résilience financière en adoptant d'abord le bon état d'esprit.

Le maintien de l'accessibilité aux transactions et aux données financières, ainsi que la sécurisation des capacités de traitement des transactions doivent être une priorité absolue.

Sécurisez vos routines de gestion des factures. Les factures d'achat entrantes au format PDF, ou pire encore, au format papier, poseront un problème important lors d'un travail à distance prolongé. Si vous ne pouvez pas vous rendre à la boîte aux lettres de votre bureau, les tâches courantes deviendront un défi inattendu :

De nombreuses entreprises font appel à des prestataires de services pourla numérisation des factures et la reconnaissance optique de caractères (OCR). Le traitement manuel comporte des risques, indépendamment de la situation géographique et de l'identité de la personne qui effectue le service.

Vos processus sont vulnérables si les prestataires de services ne peuvent pas respecter l'accord (histoire vraie : c'est ce qui est arrivé à un grand centre de numérisation basé en Europe qui a été mis en quarantaine à la suite de la pandémie de COVID-19 en mars 2020). Vous réduirez votre exposition au risque en diminuant votre dépendance vis-à-vis des services tiers.

L'adoption de la facturation électronique est sans aucun doute le moyen le plus rapide et le plus fiable d'éliminer le besoin de numérisation et de gestion analogique des données.

Le travail hybride est devenu une alternative populaire à l'organisation traditionnelle exclusivement basée au bureau. À mesure que les activités commerciales s'éloignent d'un seul site et se déplacent vers divers endroits éloignés où vos employés choisissent de travailler, il devient plus important que jamais pour les services financiers de définir clairement et de formaliser leurs processus de bout en bout. Vous devez clarifier :

Vous souhaitez également tester vos processus documentés sur le terrain afin de vérifier les éventuels écarts une fois le travail commencé. Avoir une idée claire et précise du fonctionnement des fonctions financières est un pas important dans la bonne direction pour garantir des flux de travail ininterrompus à l'avenir.

Une partie du travail de documentation des opérations internes consiste à collecter des données et des analyses afin de générer de nouvelles perspectives et d'améliorer la prise de décision.

Plus précisément, les équipes financières doivent plus que jamais tenir compte de la visibilité des flux de trésorerie. Compte tenu du délai nécessaire pour percevoir les recettes et effectuer de nouveaux achats, êtes-vous certain de disposer de suffisamment de liquidités ? Pour assurer la continuité de vos activités, veillez à ne jamais vous retrouver dans une situation critique.

Pour atteindre cette visibilité, il faut collecter des données et générer des analyses sur vos niveaux de trésorerie. Une partie du travail consiste à améliorer la qualité des données que vous collectez, ce qui améliore la qualité de votre prise de décision. Au fil du temps, les informations générées deviennent moins ambiguës et plus complètes à mesure que vos sources de données s'améliorent. L'utilisation de l'automatisation à votre avantage accélère également le processus, garantissant que l'entreprise peut réagir rapidement à d'éventuels problèmes de trésorerie.

Testez la résistance de votre processus de vente – et, implicitement, les routines internes de votre client en matière de comptes fournisseurs.

Nous ne le répéterons jamais assez. L'adoption de la facturation électronique est essentielle pour garantir la sécurité des opérations des entreprises. Les formats électroniques améliorent la résilience de l'équipe financière et contribuent à maintenir la dynamique de l'entreprise.

Vous devez explorer vos capacités afin d'accroître l'utilisation de la facturation électronique, tant dans les processus de comptabilité fournisseurs que dans ceux de comptabilité clients.

Les tâches manuelles requièrent toute l'attention de votre équipe. Il est possible d'améliorer et d'automatiser les processus, mais une automatisation durable nécessite des données numériques fiables et structurées. Vous devez donc identifier les goulots d'étranglement potentiels liés aux informations analogiques et aux tâches manuelles dans votre flux de travail.

Voici quelques-unes des tâches manuelles les plus courantes :

Les avantages en termes d'efficacité liés à la mise en œuvre d'outils automatisés sont bien connus, mais ils s'appliquent particulièrement bien au domaine financier, car le travail y est extrêmement réglementé et quantifiable. Par conséquent, votre initiative visant à rendre votre entreprise plus résiliente sur le plan économique devrait inclure l'exploration de l'apprentissage automatique et de l'intelligence artificielle.

Mais nous devons répondre à la question « comment ? ». Il existe de nombreux types d'automatisation utilisés par les entreprises, mais il est recommandé de viser des implémentations haut de gamme plutôt que d'entrée de gamme. Par exemple, l'automatisation robotisée des processus est une utilisation relativement basique de la technologie. Les organisations plus développées peuvent se tourner vers le véritable apprentissage automatique pour faciliter la planification financière et trouver des modèles dans de grands ensembles de données.

Cette évolution ne se fera pas du jour au lendemain, et vous pouvez vous attendre à des difficultés initiales lors de l'introduction de nouveaux outils, mais soyez prêt à évoluer avec le reste du secteur si vous souhaitez rester financièrement résilient.

L'automatisation rend les entreprises plus résilientes en regroupant des fonctions financières distinctes et en leur permettant de travailler ensemble de manière cohérente. Ce flux de travail rationalisé permet en fin de compte :

L'utilisation d'outils d'automatisation pour relier entre elles les différentes parties de la fonction financière permet de réduire les coûts et de libérer du temps que le personnel peut consacrer à des aspects plus importants de son travail.

Les directeurs financiers doivent s'efforcer d'encourager la qualité et la cohérence des données, car les données financières proviennent de plusieurs services distincts et se retrouvent donc dans des formats différents lorsqu'elles sont rassemblées.

Afin de promouvoir une norme d'alignement des données dans tous les services de l'entreprise, le département financier doit consacrer du temps au nettoyage des données et au déploiement de technologies et de plateformes numériques visant à améliorer la qualité des données.

En lien avec le dernier point, la plupart des outils que nous utilisons aujourd'hui proviennent principalement du cloud. Une stratégie axée sur le cloud est donc essentielle pour renforcer la résilience financière. Pourquoi le cloud est-il si populaire ?

L'utilisation du cloud pour soutenir la fonction financière vous offre une base numérique solide sur laquelle vous appuyer. Il est ainsi beaucoup plus facile d'intégrer les données interdépartementales, ce qui permet une collaboration coordonnée et une visibilité plus complète à l'échelle de l'entreprise.

L'un des défis réels liés à l'adoption d'outils numériques pour soutenir les fonctions financières est le risque accru d'incidents de cybersécurité et la nécessité de se conformer à la réglementation en matière de sécurité numérique. La cybersécurité est une considération incontournable pour les entreprises modernes, et elle a un impact sur tous les aspects de l'activité, y compris les finances.

Par exemple, que pouvez-vous faire pour garantir la protection de vos données privées et sensibles contre les violations de données ? Que penseront vos clients si leurs informations personnelles sont divulguées après avoir travaillé avec votre organisation ? Quelles réglementations, telles que le RGPD de l'UE, vous sanctionneront pour un tel incident ?

Les entreprises, tout comme les consommateurs, sont de plus en plus conscientes de l'importance de la confidentialité numérique. Ne négligez donc pas l'adoption des principaux cadres de cybersécurité lors de votre transformation numérique. Le service financier doit être particulièrement vigilant, car il est souvent le premier à être numérisé et constitue une cible privilégiée pour les cyberattaques potentielles.

La résilience repose sur une conformité rigoureuse. Protégez donc l'intégrité et la sécurité de vos données, ainsi que votre image sur le marché, en restant vigilant face aux menaces de cybersécurité et en collaborant avec des tiers qui comprennent les risques et savent comment les atténuer.

L'automatisation est puissante en soi, mais elle ne peut certainement pas remplacer les membres de l'équipe interne lorsqu'il s'agit des aspects plus créatifs et stratégiques du travail. La manière dont vous utilisez et traitez vos employés est également importante lorsqu'il s'agit de développer une fonction financière résiliente.

Les équipes financières doivent se concentrer exclusivement sur le maintien des flux de trésorerie lorsque des incidents surviennent. La résilience financière repose sur la liquidité ; cela signifie qu'il faut consacrer des efforts au contrôle des dépenses, à la gestion des stocks, aux procédures de paiement, à l'automatisation financière et à d'autres outils à la disposition du service.

Les directeurs financiers et autres responsables financiers doivent également réfléchir à l'endroit où l'analyse des données doit être appliquée. Au lieu de se concentrer sur le court terme ou d'analyser exclusivement les données passées, essayez d'orienter la conversation vers les changements et les objectifs à long terme et utilisez les données financières pour prédire ce qui pourrait se passer à l'avenir.

Comme dans tout autre domaine professionnel, la gestion financière devient plus facile lorsque vous pouvez compter sur le soutien d'une équipe. Les responsables doivent s'attacher à trouver des solutions pour résoudre les tâches complexes et encourager les membres du personnel à développer leur propre résilience au travail. Envisagez de mettre en place des formations professionnelles afin de permettre aux employés d'accéder à des postes plus gratifiants au sein de l'entreprise.

Une approche positive permettra à chacun de trouver un sens à son travail, même lorsque des défis majeurs se présentent.

Les services financiers travaillant dans des secteurs traditionnels constatent souvent que leurs opérations actuelles sont soit obsolètes, soit insuffisantes pour les marchés modernes. Il est peut-être temps d'envisager une réorganisation du flux de travail afin que les employés internes aient une meilleure compréhension des facteurs qui assurent la résilience de votre entreprise.

Par exemple, organisez la journée de travail autour de l'analyse des données financières. Au lieu des hiérarchies traditionnelles, regroupez les employés en équipes, chacune puisant dans un pool commun d'analyses de données qui aident à définir les priorités de l'entreprise. De cette façon, tout le monde peut contribuer à résoudre les défis commerciaux.

Et n'oubliez pas d'encourager le développement des compétences et l'épanouissement personnel, que ce soit en demandant aux employés expérimentés d'aider à former leurs collègues moins expérimentés ou en offrant des récompenses et des promotions pour certaines étapes importantes.

L'externalisation auprès de prestataires de services externes n'est pas une stratégie nouvelle, et la plupart des acteurs du monde des affaires sont conscients de ses avantages, qu'il s'agisse de réduire les risques ou de gérer les coûts. Mais saviez-vous qu'elle peut être précieuse pour renforcer la résilience financière ? Cependant, cette stratégie n'est pas sans risques, car vous restez dépendant du travail manuel.

Cette liste n'est en aucun cas exhaustive. Soyez vigilant lorsque vous recherchez des domaines potentiels dans lesquels votre personnel interne pourrait bénéficier d'un travail supplémentaire effectué par une organisation partenaire.

Vos systèmes, vos données comptables et transactionnelles doivent être accessibles partout. Adaptez-vous aux besoins des équipes dispersées et examinez votre accessibilité. Le succès du télétravail ne dépend pas seulement de la technologie, mais aussi de vos habitudes.

Assurez-vous que tous vos principaux systèmes financiers et transactionnels sont accessibles à distance, y compris les logiciels et les outils cloud pour la facturation, les comptes fournisseurs, la comptabilité et le reporting. Si vous utilisez déjà des outils cloud, cela ne pose généralement pas de problème.

Si vos systèmes sont hébergés sur un réseau local, assurez-vous que votre équipe puisse y accéder via un VPN (réseau privé virtuel). Votre service informatique devrait pouvoir vous aider à configurer cela.

Les questions relatives à l'accessibilité sont liées aux configurations d'approbation et aux hiérarchies. Par exemple, disposez-vous d'une solution de secours pour l'accès aux comptes bancaires, aux autorités fiscales et autres services gouvernementaux liés aux entreprises ? Identifiez les faiblesses de la configuration en cas, par exemple, de congés maladie.

Ne négligez pas la sécurité de vos données. Pour l'accès via VPN à distance, il est fortement recommandé d'utiliser des méthodes d'authentification utilisateur robustes. Les mots de passe doivent être forts et aléatoires, de préférence avec une authentification à deux facteurs supplémentaire.

Il est indispensable que les équipes puissent communiquer de manière fluide, en plus d'accéder aux systèmes à distance. C'est là que les équipes financières peuvent s'inspirer de la communauté des développeurs, qui a utilisé et perfectionné ses routines au fil des ans.

Découvrez des outils de communication et de chat conviviaux tels que Slack ou Teams, ainsi que des applications collaboratives telles que Trello ou Asana, afin de maintenir vos opérations indépendamment de l'emplacement de votre équipe.

Mettez en place des routines quotidiennes inspirées des méthodologies agiles et des messages quotidiens dans votre chat pour votre équipe financière, où chaque membre de l'équipe fournit des mises à jour sur les tâches quotidiennes le matin. De brèves réunions d'information virtuelles, combinées à des messages quotidiens, apportent transparence et culture indépendamment du lieu. 

Un modèle courant de réunion debout consiste à fournir aux membres de l'équipe des réponses à trois questions :

Renforcer la résilience du département financier consiste à élaborer des plans et à mettre en œuvre des changements à long terme afin de garantir votre capacité à survivre à toute forme d'imprévisibilité du marché. Une grande partie de cette tâche consiste à adopter les outils et les plateformes numériques adaptés pour moderniser votre flux de travail.

Les exemples ci-dessus ont un point commun : ils reposent tous sur la nécessité d'accélérer la transformation numérique. Le télétravail et les capacités techniques des infrastructures, associés à l'adoption croissante des transactions électroniques, amélioreront considérablement votre résilience.

L'adoption des factures électroniques et la numérisation des transactions constituent probablement le moyen le plus efficace et le plus rapide d'améliorer les processus, qu'il s'agisse de la comptabilité fournisseurs, de la comptabilité clients, de la comptabilité générale ou même de l'analyse des dépenses.