Facturation électronique en Europe : analyse d'impact dans un nouveau rapport de l'UE

La Commission européenne a publié un rapport sur la facturation électronique en Europe, analysant les effets de la politique et de l'adoption de la facturation électronique sur la base de la directive 2014/55/UE, qui a eu un impact considérable.

Le rapport intitulé « On the effects of Directive 2014/55/EU on the Internal Market and on the uptake of electronic invoicing in public procurement » ( Sur les effets de la directive 2014/55/UE sur le marché intérieur et l'adoption de la facturation électronique dans les marchés publics), publié le 19 février 2024, résume l'état d'avancement de la facturation électronique dans la région et fournit des informations sur les progrès, les enseignements et les défis liés à l'harmonisation du commerce et à la promotion de la transformation numérique à travers l'Europe.

Elle a été menée en analysant des données et en consultant les parties prenantes, notamment les autorités nationales, les PME, les grandes entreprises et les professionnels du secteur. Elle a donné lieu à une étude externe, à des recherches sur le terrain sous forme d'enquêtes, d'entretiens et d'études de cas dans différents pays. Voici les principales conclusions.

Malgré plusieurs défis décrits dans le rapport, il est conclu que l'Union européenne a pris des mesures importantes en faveur de la modernisation des processus de passation des marchés publics, en mettant particulièrement l'accent sur l'adoption des factures électroniques.

La directive 2014/55/UE a constitué une étape importante visant à éliminer les barrières au marché intérieur et les obstacles auxquels sont confrontées les entreprises en raison des différentes règles et normes nationales en matière de facturation électronique. L'impact de la directive a été positif, marquant une avancée en matière d'interopérabilité transfrontalière et d'adoption accrue de la facturation électronique dans les marchés publics.

Il a également été reconnu pour sa contribution au progrès international et à la promotion de l'interopérabilité mondiale. Cette réussite est mise en évidence par l'adoption généralisée du cadre d'interopérabilité Peppol au-delà de l'Union européenne, dans des pays tels que l'Australie, le Japon, la Malaisie, la Nouvelle-Zélande et Singapour, élargissant ainsi la portée et l'influence de la directive.

La directive est étroitement liée aux propositions législatives de la Commission européenne relatives à la TVA à l'ère numérique (ViDA) pour 2022, qui soulignent l'importance de la facturation électronique. Ces propositions visent à actualiser le cadre communautaire de la TVA afin de traiter les questions liées à l'économie numérique et de simplifier les procédures en matière de TVA en introduisant un enregistrement unifié, éliminant ainsi la nécessité de multiples enregistrements dans l'ensemble de l'UE. En outre, elles prévoient la mise en place d'un mécanisme de déclaration de la TVA pour les transactions transfrontalières au sein de l'UE, s'appuyant sur la facturation électronique et la norme européenne. De plus, les pays de l'UE qui souhaitent mettre en place un système de déclaration de la TVA pour les transactions nationales devront également utiliser la facturation électronique. Les propositions comprennent une directive visant à faire de la facturation électronique la méthode de facturation standard d'ici janvier 2028.

L'un des principaux objectifs de la directive était d'assurer l'interopérabilité des factures électroniques dans toute l'UE. Cet objectif a été atteint en imposant à tous les acheteurs publics d'accepter les factures électroniques conformes à la norme européenne en matière de facturation électronique. Cette mesure a non seulement amélioré l'interopérabilité, mais a également entraîné une augmentation significative de l'adoption de la facturation électronique. En harmonisant les exigences techniques et les normes, le rapport conclut que l'UE a efficacement empêché une nouvelle fragmentation au sein du marché intérieur, garantissant ainsi que les transactions entre les États membres soient rationalisées et moins contraignantes.

En 2008, le projet paneuropéen de passation de marchés publics en ligne (rebaptisé par la suite Peppol), financé par l'UE, a été lancé par les agences gouvernementales de 11 États membres afin de faciliter les marchés publics électroniques transfrontaliers, en s'appuyant sur les travaux du Comité européen de normalisation (CEN). Désormais géré par l'organisation à but non lucratif OpenPeppol, il fournit un ensemble de spécifications techniques qui peuvent être mises en œuvre dans les solutions d'approvisionnement électronique existantes afin de les rendre interopérables, et s'est développé pour devenir un réseau de points d'accès pour l'échange de messages commerciaux électroniques, y compris les factures électroniques.

La création de Peppol, une norme européenne de facturation électronique, a facilité l'interopérabilité tant au niveau sémantique que syntaxique. Cela signifie que les informations contenues dans les factures électroniques peuvent être comprises et traitées de manière cohérente dans différents systèmes et pays au sein de l'UE. Cependant, la mise en œuvre de la directive a révélé que pour parvenir à une interopérabilité totale, il faut également résoudre les problèmes liés au niveau de transmission. Cet aspect reste un élément essentiel pour l'échange transfrontalier fluide des factures électroniques.

La directive prévoyait une augmentation significative de l'adoption de la facturation électronique, en particulier dans les relations entre les entreprises et les administrations publiques (B2G) ; l'utilisation de la facturation électronique dans les marchés publics a considérablement augmenté, passant de 10 % en 2013 à 32 % en 2020.

L'obligation pour les pouvoirs publics d'accepter les factures électroniques conformes devait favoriser cette augmentation. Certains États membres ont enregistré un taux d'adoption de 100 % de la facturation électronique pour les transactions B2G, en particulier ceux qui en ont rendu l'utilisation obligatoire ou qui étaient déjà avancés sur le plan numérique.

Les estimations contenues dans le rapport suggèrent que la numérisation et l'automatisation du processus de facturation apportent des avantages quantifiables, avec des économies d'environ 5,28 euros pour chaque facture électronique émise et 8,4 euros pour chaque facture électronique reçue, sur la base d'un coût horaire de main-d'œuvre de 46 euros. En outre, l'automatisation de l'ensemble purchase-to-pay order-to-cash purchase-to-pay (de l'achat au paiement) permet de réaliser des économies encore plus importantes.

Bien que l'adoption de la facturation électronique ait connu une augmentation notable dans toute l'Europe, le rapport conclut qu'elle n'est pas encore devenue la méthode de facturation prédominante. La croissance de la facturation électronique et des autres messages commerciaux électroniques se poursuivra pendant des années.

Malgré ces avancées, des défis persistent au niveau de l'UE. Le rapport indique qu'il est évident que des efforts supplémentaires sont nécessaires pour stimuler l'adoption de la facturation électronique dans toute la région. En outre, la promotion de l'interopérabilité reste une priorité afin de garantir que tous les États membres puissent profiter pleinement des avantages de la facturation électronique. Ces défis soulignent le cheminement continu vers la transformation numérique des marchés publics au sein de l'UE.

Tous les États membres ont transposé la directive dans leur législation nationale, mais les progrès sont inégaux. 17 des 27 pays de l'UE ont rendu obligatoire la délivrance de factures électroniques par les fournisseurs au secteur public, de manière totale dans 13 pays et partielle dans quatre pays.

Pour promouvoir davantage la transparence, il est nécessaire d'améliorer les statistiques. Les pays de l'UE ne sont pas tenus de déclarer les transactions, seules quelques autorités nationales ont fourni des informations détaillées, et encore moins au niveau transfrontalier.

Alors que l'UE poursuit la mise en œuvre, l'objectif commun reste clair : créer un environnement plus efficace, transparent et harmonisé en matière de marchés publics. Les progrès réalisés dans le cadre de la directive sont louables, mais la voie à suivre nécessite un engagement continu en faveur de l'innovation et de la collaboration pour une adoption généralisée de la facturation électronique.

Le rapport souligne que les technologies émergentes et la transformation numérique au sens large sont les moteurs de l'évolution des factures électroniques.

Ces évolutions transforment fondamentalement la facturation électronique, et l'UE et ses États membres doivent poursuivre leur collaboration afin de créer des conditions optimales pour les gouvernements, les entreprises et les innovateurs.