E-facturering in Europa: impact geanalyseerd in nieuw EU-rapport

De Europese Commissie heeft een rapport gepubliceerd over elektronische facturering in Europa, waarin de effecten van het beleid inzake e-facturering en de invoering daarvan worden geanalyseerd op basis van de invloedrijke Richtlijn 2014/55/EU.

Het rapport Over de effecten van Richtlijn 2014/55/EU op de interne markt en op de acceptatie van elektronische facturering bij overheidsopdrachten, gepubliceerd op 19 februari 2024, geeft een overzicht van de stand van zaken op het gebied van e-facturering in de regio en biedt inzicht in de voortgang, lessen en uitdagingen van het harmoniseren van handel en het bevorderen van digitale transformatie in heel Europa.

Het onderzoek werd uitgevoerd door gegevens te analyseren en belanghebbenden te raadplegen, waaronder nationale autoriteiten, kmo's, grote ondernemingen en professionals uit de sector. Dit omvatte een extern onderzoek, veldonderzoek door middel van enquêtes, interviews en casestudy's in verschillende landen. Hieronder volgen de belangrijkste bevindingen.

Ondanks verschillende uitdagingen die in het rapport worden beschreven, wordt geconcludeerd dat de Europese Unie belangrijke stappen heeft gezet in de richting van de modernisering van openbare aanbestedingsprocedures, met bijzondere aandacht voor de invoering van elektronische facturen.

Richtlijn 2014/55/EU was een mijlpaal, gericht op het wegnemen van belemmeringen voor de interne markt en de obstakels waarmee bedrijven worden geconfronteerd als gevolg van verschillende nationale regels en normen voor elektronische facturering. De richtlijn heeft een positief effect gehad en betekent een stap voorwaarts op het gebied van grensoverschrijdende interoperabiliteit en een grotere acceptatie van elektronische facturering bij overheidsopdrachten.

Het wordt ook erkend voor zijn bijdrage aan internationale vooruitgang en het bevorderen van wereldwijde interoperabiliteit. Deze prestatie wordt onderstreept door de wijdverbreide toepassing van het Peppol Interoperability Framework buiten de Europese Unie, in landen als Australië, Japan, Maleisië, Nieuw-Zeeland en Singapore, waardoor het toepassingsgebied en de invloed van de richtlijn worden vergroot.

De richtlijn hangt nauw samen met de wetgevingsvoorstellen van de Europese Commissie voor 2022 inzake btw in het digitale tijdperk (ViDA), waarin het belang van elektronische facturering wordt benadrukt. Deze voorstellen hebben tot doel het btw-kader van de EU aan te passen om problemen aan te pakken die voortvloeien uit de digitale economie en om btw-processen te vereenvoudigen door een uniforme btw-registratie in te voeren, waardoor meerdere registraties in de EU overbodig worden. Daarnaast is het de bedoeling een btw-rapportagemechanisme voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU in te voeren, waarbij gebruik wordt gemaakt van e-facturering en de Europese norm. Bovendien zullen EU-landen die een btw-rapportagesysteem voor binnenlandse transacties willen invoeren, ook gebruik moeten maken van e-facturering. De voorstellen omvatten een richtlijn om e-facturering tegen januari 2028 tot de standaardfactureringsmethode te maken .

Een van de belangrijkste doelstellingen van de richtlijn was het waarborgen van de interoperabiliteit van e-facturen in de hele EU. Dit werd bereikt door alle openbare kopers te verplichten e-facturen te accepteren die voldoen aan de Europese norm voor e-facturering. Deze maatregel heeft niet alleen de interoperabiliteit verbeterd, maar ook geleid tot een aanzienlijke toename van het gebruik van elektronische facturering. Door de technische vereisten en normen te harmoniseren, heeft de EU volgens het rapport effectief verdere fragmentatie binnen de interne markt voorkomen en ervoor gezorgd dat transacties tussen lidstaten gestroomlijnd en minder omslachtig zijn.

In 2008 werd het door de EU gefinancierde Pan-European Public Procurement On-Line-project (later omgedoopt tot Peppol) opgezet door overheidsinstanties in elf lidstaten om grensoverschrijdende e-aanbestedingen te vergemakkelijken, voortbouwend op het werk van het Europees Comité voor Normalisatie (CEN). Het project wordt nu beheerd door de non-profitorganisatie OpenPeppol en biedt een reeks technische specificaties die kunnen worden geïmplementeerd in bestaande e-aanbestedingsoplossingen om deze interoperabel te maken. Het is uitgegroeid tot een netwerk van toegangspunten voor de uitwisseling van elektronische zakelijke berichten, waaronder e-facturen.

De invoering van Peppol, een Europese norm voor elektronische facturering, heeft de interoperabiliteit op zowel semantisch als syntactisch niveau bevorderd. Dit betekent dat de informatie in elektronische facturen op consistente wijze kan worden begrepen en verwerkt in verschillende systemen en landen binnen de EU. Bij de tenuitvoerlegging van de richtlijn is echter gebleken dat voor volledige interoperabiliteit ook problemen op het gebied van transmissie moeten worden aangepakt. Dit aspect blijft een cruciaal element voor de naadloze uitwisseling van elektronische facturen over de grenzen heen.

De richtlijn voorzag een aanzienlijke toename van het gebruik van elektronische facturering, met name binnen de business-to-government (B2G)-sector. Het gebruik van elektronische facturering bij overheidsopdrachten is aanzienlijk toegenomen, van 10 % in 2013 tot 32 % in 2020.

De verplichting voor overheidsinstanties om conforme e-facturen te accepteren zou deze stijging naar verwachting stimuleren. Sommige lidstaten hebben een acceptatiegraad van 100% gezien voor e-facturering voor B2G-transacties, met name die lidstaten die het gebruik ervan verplicht hebben gesteld of die al digitaal geavanceerd waren.

Schattingen in het rapport suggereren dat het digitaliseren en automatiseren van het factureringsproces meetbare voordelen oplevert, met een besparing van ongeveer 5,28 euro per verzonden e-factuur en 8,4 euro per ontvangen e-factuur, op basis van een uurloon van 46 euro. Bovendien leidt het automatiseren van de volledige order-to-cash purchase-to-pay tot nog grotere besparingen.

Hoewel er in heel Europa een opvallende toename is in het gebruik van elektronische facturering, concludeert het rapport dat dit nog niet de meest gangbare factureringsmethode is geworden. De groei van elektronische facturering en andere elektronische zakelijke berichten zal nog jaren aanhouden.

Ondanks de behaalde resultaten blijven er op EU-niveau uitdagingen bestaan. Het rapport stelt dat het duidelijk is dat er verdere inspanningen nodig zijn om het gebruik van elektronische facturering in de hele regio te stimuleren. Daarnaast blijft het bevorderen van interoperabiliteit een prioriteit om ervoor te zorgen dat de voordelen van elektronische facturering in alle lidstaten ten volle kunnen worden benut. Deze uitdagingen onderstrepen het voortdurende streven naar digitale transformatie op het gebied van overheidsopdrachten binnen de EU.

Alle lidstaten hebben de richtlijn in nationale wetgeving omgezet, maar de voortgang verloopt ongelijk. 17 van de 27 EU-landen hebben leveranciers verplicht gesteld om e-facturen aan de publieke sector te verstrekken, in 13 landen volledig en in vier landen slechts gedeeltelijk.

Om de transparantie verder te bevorderen, zijn betere statistieken nodig. De EU-landen zijn niet verplicht om transacties te rapporteren, slechts enkele nationale autoriteiten hebben gedetailleerde informatie verstrekt en nog minder op grensoverschrijdend niveau.

Terwijl de EU doorgaat met de implementatie, blijft het gemeenschappelijke doel duidelijk: het creëren van een efficiëntere, transparantere en meer geharmoniseerde omgeving voor overheidsopdrachten. De vooruitgang die dankzij de richtlijn is geboekt, is prijzenswaardig, maar om verder te komen is een voortdurende inzet voor innovatie en samenwerking nodig om e-facturering op grote schaal in te voeren.

Het rapport benadrukt dat opkomende technologieën en de bredere digitale transformatie de evolutie van e-facturen stimuleren.

Deze ontwikkelingen zorgen voor een fundamentele transformatie van e-facturering, waarbij de EU en haar lidstaten moeten blijven samenwerken om optimale omstandigheden te creëren voor overheden, bedrijven en innovators.