Analyse des dépenses : 10 avantages à ne pas manquer

Quels sont les avantages de l'analyse des dépenses ? Une définition basique de l'analyse des dépenses la définirait comme l'utilisation des données relatives aux dépenses, des politiques d'achat et des processus d'approvisionnement afin de trouver des moyens de réduire les coûts, de négocier de meilleurs contrats et d'améliorer les relations avec les fournisseurs. En réalité, une analyse des dépenses correctement effectuée peut réduire le coût du processus d'approvisionnement de près de 50 %.

Les dépenses et les achats au niveau de l'entreprise peuvent être complexes, avec de nombreux fournisseurs à gérer et différentes options à envisager en matière de bons de commande, de remises et de commandes groupées. Malgré cela, les experts s'accordent à dire que les avantages en valent largement la peine, puisqu'ils permettent de réaliser jusqu'à 20 % d'économies pour chaque dollar supplémentaire dépensé.

Les analystes des dépenses doivent travailler avec divers états financiers, bons de commande, contrats et autres documents. Il est évident que les données sont à l'origine de la plupart des informations issues de l'analyse des dépenses, et la numérisation est essentielle pour rendre ce processus plus efficace.

Les nouveaux logiciels cloud tels que Spend Monitor, une solution permettant d'obtenir facilement des informations en temps réel, ont permis aux entreprises de mettre rapidement en œuvre des capacités d'analyse robustes, mais quels sont les avantages de l'analyse des dépenses ? Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les principaux avantages que vous pouvez tirer d'un programme d'analyse des dépenses efficace.

Avez-vous déjà entendu parler du concept appelé « cube des dépenses » ? Il s'agit d'une étape présente dans presque tous les processus d'approvisionnement, au cours de laquelle l'analyste divise les dépenses de l'entreprise en différentes catégories. C'est le meilleur moyen de répartir les responsabilités en matière de gestion des dépenses.

La gestion des catégories joue un rôle important dans l'analyse des dépenses, mais elle prend également beaucoup de temps, car il faut collecter toutes sortes de données sur les dépenses provenant de sources disparates et les nettoyer pour pouvoir les analyser correctement.

Parfois, il est plus facile de faire un achat rapide que d'examiner comment il s'intégrerait dans le plan de dépenses de l'entreprise. Les dépenses non conformes surviennent lorsque ces décisions rapides donnent lieu à des contrats précipités et à des transactions inefficaces.

L'analyse des achats permet d'éviter ces achats et vous permet d'obtenir de meilleurs prix et contrats pour ce que vous payez. Elle constitue également un puissant moyen de dissuasion contre la non-conformité juridique et les fournisseurs non approuvés.

L'une des premières optimisations réalisées par une équipe d'analystes des dépenses consiste à ajuster le profil des fournisseurs de l'organisation. En identifiant les fournisseurs inefficaces et en réduisant le nombre total de fournisseurs, vous pouvez gérer les dépenses secondaires et réduire les coûts.

Imaginez un scénario dans lequel deux services distincts achètent approximativement le même produit auprès de deux fournisseurs différents. Le contrôle des fournisseurs permettrait de découvrir que les deux services peuvent passer une commande conjointe auprès d'un seul fournisseur afin de simplifier la transaction.

Parallèlement, il est parfois judicieux d'acheter le même article sur différents marchés afin de tirer parti des légères différences de prix. Ces échanges à court terme peuvent s'avérer avantageux si vous disposez des capacités d'analyse des données nécessaires pour en tirer profit.

Quels que soient vos efforts internes, les prix que vous payez sont finalement déterminés par la dynamique du marché et par des facteurs qui échappent au contrôle de votre entreprise. L'analyse comparative externe examine vos dépenses d'approvisionnement dans le contexte de l'évolution des prix sur le marché.

Comment vos achats se positionnent-ils par rapport au reste du marché ? L'analyse comparative parallèlement à l'évolution du marché (en particulier les indices boursiers) vous permettra de vous comparer correctement à vos performances passées et au marché en général.

Le benchmarking peut également s'effectuer à un niveau interne. Comment comparez-vous les performances financières de différents sites commerciaux ? L'un d'entre eux affiche-t-il des résultats insuffisants et nécessite-t-il une attention particulière ?

En testant différentes conditions de paiement, les analystes des dépenses peuvent modifier le montant du fonds de roulement dont dispose l'entreprise au fil du temps. Il est important de veiller à disposer à tout moment d'une trésorerie suffisante.

Les entreprises disposent généralement d'équipes chargées des «comptes fournisseurs »etdes«comptes clients »à cette fin, mais l'analyse des dépenses joue toujours un rôle dans la gestion du budget en temps réel.

Souvent séparés au sein d'une entreprise, les départements financier et achats doivent collaborer pour tirer le meilleur parti des dépenses de l'entreprise. Plus précisément, le département achats doit convaincre les parties prenantes de l'entreprise d'accepter ses changements en matière de dépenses.

La plupart des responsables hésitent à changer de fournisseur sur les conseils d'un autre service, car cela leur fait perdre une partie du contrôle sur leurs matières premières et leurs ressources. En s'assurant que tout le monde adhère aux avantages de l'analyse des dépenses, l'entreprise peut collaborer pour tirer parti de cette valeur ajoutée.

Quelle est la meilleure façon d'entretenir les relations avec les fournisseurs ? Veillez à respecter scrupuleusement les conditions convenues. Les fournisseurs apprécient le respect des contrats par leurs clients et seront plus enclins à rester fidèles à votre entreprise, voire à vous offrir des remises, si vous vous y conformez. Veillez par exemple à toujours effectuer vos paiements dans les délais impartis.

L'analyse des dépenses est étroitement liée à la gestion des stocks. Un stock insuffisant perturbe votre capacité à fabriquer des produits et à offrir des services à vos clients. Un stock excessif entraîne un gaspillage de ressources. Dans les deux cas, cela se traduit par une perte de revenus pour l'entreprise.

L'analyse des dépenses permet de synchroniser vos dépenses avec votre production, ce qui vous permet de maintenir des niveaux de stock optimaux, quelle que soit la fluctuation de la demande de vos consommateurs.

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