Votre organisation souffre-t-elle d'une gestion inefficace des dépenses ? Les dépenses non autorisées réduisent-elles votre budget trimestriel ? Vous souhaitez réduire les coûts, mais vous craignez les conséquences potentielles, telles qu'une baisse de la qualité des produits ou une perturbation des opérations internes ? Les responsables d'autres services sont-ils réticents à abandonner le contrôle des achats ? Voyons comment le processus d'analyse des dépenses peut vous aider.
Ce sont là les problèmes que l'analyse des dépenses vise à résoudre. En suivant ce processus très répandu dans les entreprises, vous saurez rapidement ce qui est acheté exactement, qui effectue les transactions au sein de l'entreprise et quels sont les fournisseurs utilisés. Vous pouvez même comparer les performances financières avec celles des années précédentes et suivre de près les finances afin d'éviter tout dépassement budgétaire accidentel.
L'analyse des dépenses peut être une tâche complexe que toute entreprise doit entreprendre si elle souhaite optimiser ses dépenses d'approvisionnement. Les étapes suivies par une entreprise varient en fonction de ses besoins, mais voyons ensemble les étapes habituelles d'une initiative d'analyse des dépenses réussie.
Localiser les données relatives aux dépenses
Il n'est pas toujours facile de savoir où trouver toutes les informations relatives aux dépenses. Certains services enregistrent officiellement toutes leurs factures, tandis que d'autres autorisent leurs employés à effectuer des transactions mineures dès qu'ils en ont besoin. Par conséquent, l'accès à ces données dépend en grande partie de la qualité de votre système de comptabilité fournisseurs.
N'importe quel service de l'entreprise peut être responsable d'un achat, qu'il s'agisse du service financier, marketing, achats ou autre. Même les entreprises de taille moyenne finissent par effectuer des milliers de petits achats, et il est essentiel de les suivre tous pour éviter les dépenses non autorisées. Vous ne couvrirez probablement pas toutes les sources de données relatives aux dépenses, mais vos efforts porteront leurs fruits.
N'oubliez pas que tous les achats effectués par une entreprise ne servent pas uniquement à la fabrication de produits. Vous devez également tenir compte des dépenses indirectes, qui couvrent le marketing, le conseil, la maintenance, les déplacements et d'autres services liés au maintien des opérations internes. Lors de votre analyse, suivez à la fois les dépenses directes et indirectes.
La meilleure solution est l'extraction automatisée. Il existe désormais des solutions permettant de gérer le processus d'analyse des dépenses qui s'intègrent aux équipes comptables, aux outils ERP et à d'autres sources de données afin d'automatiser le processus.
Collectez-le
L'étape suivante consiste à extraire les données relatives aux dépenses et à les convertir dans un format facilement lisible par vos outils d'analyse. Ce processus, qui implique généralement la collecte des informations dans une base de données centrale, comprend les étapes suivantes :
- Capturer les informations en temps réel et les normaliser : les données provenant de différents services de l'entreprise peuvent être disponibles dans différents formats (par exemple, les factures de différents fournisseurs peuvent avoir des mises en page différentes). Facilitez les comparaisons en convertissant toutes les données dans un format commun.
- Vérifiez les données erronées ou obsolètes : vous ne pouvez obtenir des résultats utiles que si votre référentiel de données est exact.
- Comprendre que les données correctes peuvent être difficiles à exploiter : cela est particulièrement vrai si elles ne couvrent qu'un assortiment aléatoire de biens et de services. Vous souhaitez classer les achats par fournisseur ou par type de produit, par exemple. Cette étape vous permettra de savoir où va l'argent dans l'entreprise.
Au lieu de travailler avec un nombre considérable de factures individuelles, le classement efficace des données de dépenses vous permet de regrouper les achats. Le code standard des produits et services des Nations Unies (UNSPSC) est un système de taxonomie couramment utilisé.
Analysez-le
Les analystes financiers surveillent certains indicateurs clés de performance. Pour les systèmes d'approvisionnement, examinez la valeur moyenne des bons de commande, la composition des fournisseurs, le montant dépensé par service ou catégorie de produits, et même les conditions générales de vos contrats. Il en existe beaucoup d'autres, alors trouvez les indicateurs clés de performance qui correspondent le mieux à votre situation.
Plus vous disposez d'informations détaillées, plus les résultats seront utiles. L'analyse des dépenses vous permet de modifier la manière dont votre entreprise gère ses achats. Sur la base des conclusions, vous pourriez avoir la possibilité de :
- Commandez des produits moins chers auprès de différents fournisseurs sans compromettre la qualité.
- Négocier de meilleurs contrats avec les fournisseurs actuels
- Commandez des marchandises en gros pour profiter de remises (par exemple, si deux services commandent des produits similaires sans le savoir).
Une partie de la mise en œuvre de votre plan d'analyse des dépenses consiste à impliquer tous les services et la direction dans cette initiative. Il peut être difficile de convaincre les autres responsables de changer leurs habitudes d'approvisionnement en produits. Il est donc important de leur expliquer clairement dès le début vos intentions et les avantages escomptés.
Avec Qvalia, intégrer l'analyse des dépenses à votre processus est un jeu d'enfant.
Ce n'est un secret pour personne que l'analyse des dépenses est un outil puissant pour les entreprises de pratiquement tous les secteurs. L'étape suivante consiste à la mettre en pratique. Le plus grand défi consiste à mettre en place les processus adéquats pour libérer son véritable potentiel et à identifier les outils appropriés pour vous aider à démarrer. Excel n'est évidemment pas une option. Votre logiciel de comptabilité ne fera pas l'affaire.
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