Het proces van uitgavenanalyse: een korte handleiding voor beginners

Heeft uw organisatie te kampen met inefficiënte uitgaven? Tasten ongeoorloofde uitgaven uw kwartaalbudget aan? Wilt u kosten besparen, maar bent u bang voor mogelijke gevolgen zoals een slechtere productkwaliteit of een verminderde interne bedrijfsvoering? Zijn managers van andere afdelingen terughoudend om de controle over de inkoop uit handen te geven? Laten we eens kijken hoe het uitgavenanalyseproces kan helpen.

Dit zijn de problemen die uitgavenanalyse beoogt op te lossen. Door dit proces te doorlopen, dat bij bedrijven overal populair is, weet u al snel wat er precies wordt aangeschaft, wie in het bedrijf de transacties uitvoert en welke leveranciers worden gebruikt. U kunt zelfs de financiële prestaties vergelijken met die van voorgaande jaren en de financiën nauwlettend in de gaten houden om onbedoelde budgetoverschrijdingen te voorkomen.

Uitgavenanalyse kan een ingewikkelde aangelegenheid zijn die elk bedrijf moet doorlopen als het zijn inkoopuitgaven wil optimaliseren. De stappen die een bedrijf doorloopt, verschillen naargelang zijn behoeften, maar laten we het eens hebben over de gebruikelijke stappen die nodig zijn voor een succesvolle uitgavenanalyse.

Het is niet altijd duidelijk waar u alle uitgavenactiviteiten kunt vinden. Sommige afdelingen registreren formeel al hun facturen, terwijl andere afdelingen hun medewerkers toestaan om kleine transacties te doen wanneer dat nodig is. Het resultaat is dat de toegang tot deze gegevens grotendeels afhangt van de kwaliteit van uw crediteurenadministratie.

Elk onderdeel van het bedrijf kan verantwoordelijk zijn voor een aankoop, of het nu gaat om financiën, marketing, inkoop of iets anders. Zelfs middelgrote bedrijven doen uiteindelijk duizenden van deze kleine aankopen, en het is van cruciaal belang om ze allemaal bij te houden om ongeoorloofde uitgaven te voorkomen. U zult waarschijnlijk niet alle bronnen van uitgavengegevens kunnen dekken, maar een poging doen helpt al enorm.

Vergeet niet dat niet alle aankopen die een bedrijf doet, bestemd zijn voor de productie van producten. Er zijn ook indirecte uitgaven, zoals marketing, advies, onderhoud, reizen en andere diensten die verband houden met het onderhoud van de interne bedrijfsvoering. Houd tijdens de analyse zowel de directe als de indirecte uitgaven bij.

De beste oplossing is geautomatiseerde extractie. Er zijn oplossingen om het uitgavenanalyseproces te beheren die kunnen worden geïntegreerd met boekhoudteams, ERP-tools en andere gegevensbronnen om het proces te automatiseren.

De volgende stap is het extraheren van de uitgavengegevens en deze in een formaat te zetten dat gemakkelijk leesbaar is voor uw analysetools. Dit proces, waarbij de informatie meestal in een centrale database wordt verzameld, omvat stappen zoals:

In plaats van met een enorme hoeveelheid afzonderlijke facturen te werken, kunt u door uitgavengegevens effectief te classificeren werken met groepen aankopen. Een veelgebruikt taxonomiesysteem is de United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC).

Financiële analisten houden bepaalde belangrijke prestatie-indicatoren in de gaten. Voor inkoopsystemen moet u kijken naar de gemiddelde waarde van inkooporders, de samenstelling van leveranciers, het bedrag dat per afdeling of productcategorie wordt uitgegeven en zelfs de voorwaarden van uw contracten. Er zijn nog veel meer andere indicatoren, dus zoek de KPI's die in uw situatie het meest zinvol zijn.

Hoe meer details u hebt om mee te werken, hoe nuttiger de resultaten kunnen zijn. Uitgavenanalyse eindigt met uw vermogen om de manier waarop het bedrijf inkoop uitvoert te veranderen. Op basis van de bevindingen kunnen er mogelijkheden zijn om:

Om uw plan voor het analyseproces van uitgaven in praktijk te brengen, is het belangrijk dat alle afdelingen en het hoger management achter het initiatief voor uitgavenanalyse staan. Het kan moeilijk zijn om andere managers te overtuigen om hun gewoonten op het gebied van productinkoop te veranderen, dus maak vanaf het begin duidelijk wat uw bedoelingen zijn en welke voordelen u verwacht.

Het is geen geheim dat uitgavenanalyse een krachtig hulpmiddel is voor bedrijven in vrijwel elke sector. De volgende stap is om dit in de praktijk te brengen. De grootste uitdaging is om de juiste processen in te voeren om het ware potentieel ervan te benutten en de juiste hulpmiddelen te vinden om aan de slag te gaan. Excel is duidelijk geen optie. Uw boekhoudsoftware is niet geschikt voor deze taak.

Qvalia heeft alles wat u nodig hebt om snel diepgaande inzichten te verkrijgen in de uitgavenanalyse van uw bedrijf. Boek een demo voor meer informatie.