Les transactions sont le moteur de votre entreprise. La tâche essentielle qui consiste à s'assurer que vous êtes payé pour les produits et services que vous vendez – et, bien sûr, à payer le montant correct pour vos achats – place les équipes chargées des comptes fournisseurs et des comptes clients au cœur de toute organisation. Combien êtes-vous prêt à payer pour que ces processus se déroulent sans heurts ?
Les comptes fournisseurs et les comptes clients sont des pratiques qui nécessitent beaucoup d'informations et souvent beaucoup de travail. Malgré la numérisation croissante du lieu de travail, les équipes financières dépendent encore fortement des points de contact manuels et des services coûteux des opérateurs de facturation. Cela devient évident lorsque l'on examine les chiffres pour déterminer le coût réel de la gestion des factures.
Le coût de la gestion des factures
Tout d'abord, le coût varie évidemment d'une organisation à l'autre.
Cela dépend de facteurs quantifiables tels que le volume et le nombre de formats traités. Un simple rapport entre le format papier et le format électronique fournit unemesure précieuse et donne un aperçu de la maturité numérique.
Mais le coût résulte tout autant de facteurs hautement stratégiques : le niveau global d'automatisation atteint, la structure des processus de bout en bout et, en fin de compte, des économies d'échelle. Pour les entreprises et les grandes organisations du secteur public, ce sont des facteurs cruciaux.
Voici les coûts visibles :
Une étude menée par Billentis sur la base d'études de cas a conclu que le coût moyen de traitement d'une facture papier s'élève à 17,60 euros, un chiffre stupéfiant .
Les factures électroniques gérées dans le cadre de processus semi-automatisés atteignent 6,40 EUR en moyenne. Les entreprises qui utilisent des intégrations EDI Electronic Data Interchange ), telles que l'accès à des réseaux commerciaux comme Peppol et la connexion directe entre acheteurs et vendeurs, peuvent réduire ce coût à 1 euro.
Les factures électroniques ne suffisent pas
Les factures électroniques, contrairement aux formats analogiques, facilitent les processus. Cela ne fait aucun doute. La communication instantanée et sans perte entre acheteurs et vendeurs constitue une avancée importante dans la transformation numérique des opérations financières.
Le volume des factures électroniques augmente régulièrement, à raison d'environ 10 à 20 % par an. Cette croissance s'accélère en raison de la directive européenne sur la facturation électronique dans les marchés publics.
Coûts cachés
Cependant, il reste encore beaucoup à faire. Billentis indique dans son rapport qu'environ 90 % de toutes les factures dans le monde sont encore traitées manuellement. Et malgré des capacités d'automatisation croissantes, 30 % de toutes les factures présentent des anomalies et doivent être traitées manuellement. Il y a donc matière à amélioration.
La gestion des factures engendre également des coûts cachés. Paiements excédentaires, doubles paiements, gestion erronée de la TVA : la liste des pièges cachés est longue et n'apparaît pas dans une estimation simple des coûts.
Ces erreurs sont parfois découvertes, ce qui alourdit la charge de travail de votre organisation, mais elles passent souvent inaperçues. Dans tous les cas, le résultat nuit au résultat net, car jusqu'à 1 % risque d'être perdu dans la transaction.
Abandonner le papier et les PDF au profit des factures électroniques et des logiciels modernes de gestion des factures est sans aucun doute la solution la plus rapide pour les organisations qui souhaitent gagner en efficacité, réduire leurs coûts et, au final, exploiter pleinement leur potentiel d'automatisation.
En savoir plus: Comment éliminer les erreurs de facturation et augmenter la facturation électronique parmi vos fournisseurs.
Obtenir le rapport : Le coût des erreurs dans les comptes fournisseurs.
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