Transacties zijn de motor van uw bedrijf. De essentiële taak om ervoor te zorgen dat u wordt betaald voor de producten en diensten die u verkoopt – en natuurlijk het juiste bedrag betaalt voor uw aankopen – plaatst de teams voor crediteuren- en debiteurenadministratie in het hart van elke organisatie. Hoeveel bent u bereid te betalen om deze processen soepel te laten verlopen?
A/P en A/R zijn informatie- en vaak arbeidsintensieve processen. Ondanks de steeds verdergaande digitalisering van de werkplek zijn financiële teams nog steeds sterk afhankelijk van handmatige contactmomenten en dure factuurverwerkingsdiensten. Dat wordt duidelijk als je de cijfers bekijkt om de werkelijke kosten van factuurbeheer te achterhalen.
De kosten van factuurbeheer
Allereerst variëren de kosten uiteraard per organisatie.
Dat hangt af van kwantificeerbare factoren zoals het volume en het aantal formaten dat wordt verwerkt. Een eenvoudige verhouding tussen papieren en elektronische formaten biedt eenwaardevolle maatstaf en een indicatie van de digitale volwassenheid.
Maar de kosten zijn net zo goed het resultaat van zeer strategische factoren: het algemene niveau van automatisering, de structuur van end-to-end processen en uiteindelijk de schaalvoordelen. Voor de onderneming en grote organisaties in de publieke sector zijn dit cruciale factoren.
Dit zijn de zichtbare kosten:
Onderzoek door Billentis op basis van casestudy's concludeerde dat de kosten voor het verwerken van een gemiddelde papieren factuur maar liefst 17,60 eurobedragen .
E-facturen die in semi-geautomatiseerde processen worden beheerd, bereiken gemiddeld 6,40 euro . Bedrijven die gebruikmaken van Electronic Data Interchange EDI)-integraties, zoals toegang tot bedrijfsnetwerken zoals Peppol en het rechtstreeks verbinden van kopers en verkopers, kunnen de kosten verlagen tot 1 euro.
E-facturen zijn niet voldoende
E-facturen maken de processen een stuk eenvoudiger dan analoge formaten. Geen twijfel mogelijk. Directe en verliesvrije communicatie tussen kopers en verkopers is een belangrijke stap voorwaarts in de digitale transformatie van financiële transacties.
Het aantal elektronische facturen groeit gestaag met ongeveer 10-20% per jaar. Deze groei versnelt als gevolg van de EU-richtlijn inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten.
Verborgen kosten
Er is echter nog een lange weg te gaan. Billentis stelt in het rapport dat ongeveer 90% van alle facturen wereldwijd nog steeds handmatig wordt verwerkt. En ondanks toenemende automatiseringsmogelijkheden is 30% van alle facturen afwijkend en moet deze handmatig worden verwerkt. Er is dus ruimte voor verbetering.
Factuurbeheer brengt ook verborgen kosten met zich mee. Te hoge betalingen, dubbele betalingen, verkeerd beheerde btw – de lijst met verborgen valkuilen is lang en niet zichtbaar in een eenvoudige kostenraming.
Deze fouten worden soms ontdekt, waardoor de werklast van uw organisatie toeneemt, maar vaak blijven ze onopgemerkt. In elk geval heeft dit een negatief effect op het bedrijfsresultaat, aangezien tot 1% van de transactie verloren kan gaan.
Het afstappen van papier en pdf's en het gebruik van e-facturen en moderne factuurbeheersoftware is ongetwijfeld de snelste oplossing voor organisaties om hun efficiëntie te verhogen, kosten te verlagen en uiteindelijk hun automatiseringspotentieel te benutten.
Meer informatie: Hoe u fouten in facturen kunt elimineren en e-facturering onder uw leveranciers kunt stimuleren.
Download het rapport: De kosten van fouten in crediteurenadministratie.
Rapport downloaden
Krijg unieke inzichten in de totale kosten van fouten in crediteurenadministratie. We hebben 20 miljoen facturen en boekingenvanenkele van de grootste bedrijven en organisaties in Scandinavië geanalyseerd om de werkelijke kosten van uitdagingen en inefficiënties in financiële processen te bepalen. Download het rapport.
