Vous dépensez peut-être plus que nécessaire. Découvrez comment identifier, collecter et analyser vos données d'approvisionnement grâce à l'analyse et à l'évaluation des dépenses.
Cet outil vous aide, en tant que directeur des achats ou directeur financier, à gérer votre argent plus efficacement et à améliorer les capacités organisationnelles de votre entreprise en matière de dépenses.
Poursuivez votre lecture pour découvrir les principes fondamentaux de l'analyse des dépenses, comment optimiser vos achats et ce que vous avez à y gagner.
Qu'est-ce que l'analyse des dépenses ?
Pour prendre des décisions d'achat éclairées, il faut tenir compte de variables basées sur les données d'achat historiques, et pas seulement sur un aperçu de la situation actuelle et des projets.
En analysant les dépenses de manière structurée, vous obtiendrez des informations importantes qui vous permettront d'optimiser vos ressources. Compte tenu du volume considérable de données transactionnelles à traiter, il s'agit là d'un véritable exercice de big data, en particulier dans les grandes entreprises.
L'analyse des dépenses vise à répondre à trois questions fondamentales :
- Qu'est-ce qu'on achète ?
- Auprès de qui achetons-nous ?
- Obtenons-nous les résultats promis ?
L'approche moderne de l'analyse des dépenses existe depuis des décennies dans les grandes organisations et entreprises. Ce qui a commencé comme le cube des dépenses, une analyse tridimensionnelle des fournisseurs, des catégories d'articles et des centres de coûts, souvent réalisée manuellement par des consultants experts, s'est développée pour devenir un créneau logiciel à part entière, axé sur la technologie.
L'analyse des dépenses est devenue un outil stratégique permettant aux directeurs des achats et aux directeurs financiers de mieux comprendre les dépenses, de gérer plus efficacement les ressources et les relations avec les fournisseurs, et enfin, de prendre des décisions d'achat éclairées basées sur des données.
Y a-t-il une différence entre l'analyse des dépenses et l'analyse des dépenses ?
L'analyse des dépensesest le système de collecte, de traitement et d'analyse des données d'approvisionnement. Cette discipline permet d'optimiser les performances d'approvisionnement de l'entreprise en intégrant et en visualisant des données d'achat détaillées, telles que les prix, les catégories d'articles et d'autres données d'approvisionnement.
L'objectif est d'identifier les habitudes d'achat grâce à une analyse approfondie des données relatives aux achats.
Les factures constituent la principale source de données, mais d'autres documents commerciaux et diverses bases de données peuvent également être utilisés. Le processus d'analyse des dépenses doit être continu et utiliser des données aussi proches que possible du temps réel. Les données traitées, les chiffres clés et les résultats doivent être facilement accessibles aux parties prenantes sur un tableau de bord.
L'analyse des dépensesest un terme quelque peu interchangeable avec l'analyse des dépenses. La différence réside dans l'accent mis sur un cas d'utilisation spécifique : la recherche ou le projet d'approvisionnement.
Étapes pour analyser les dépenses
La plupart des organisations et des entreprises consacrent beaucoup de temps à analyser leurs processus financiers, d'achat et d'approvisionnement afin de trouver des moyens de réduire leurs dépenses plus efficacement tout en maximisant leurs rendements.
Voici les étapes fondamentales de l'analyse des dépenses :
- Récupérer les données d'approvisionnement
- Valider l'exactitude et l'exhaustivité des données
- Nettoyer les données et répertorier les fournisseurs
- Placez les données par catégorie dans des systèmes organisationnels approfondis et standardisés.
- Analysez les mesures et les repères automatisés pour améliorer la visibilité et obtenir des informations instantanées.
- Identifier les possibilités d'économies, les gains d'efficacité dans les processus et les options pour la création ou la renégociation de contrats.
Ce que vous gagnez grâce à l'analyse intégrée des dépenses
● Optimisation des achats pour réaliser des économies efficaces et saisir les opportunités d'économies futures
Une façon pratique de présenter les données consiste à les classer par catégorie d'achat. Les données d'achat spécifiques à chaque catégorie permettent aux responsables de catégorie et aux décideurs d'utiliser leur expertise pour réduire les coûts, regrouper les fournisseurs et couvrir les contrats.
● Informations sur l'approvisionnement stratégique et les habitudes de dépenses
Les habitudesd'achat sont plus facilement accessibles sur les tableaux de bord, les graphiques et les tableaux. Des outils d'analyse entièrement intégrés fournissent diverses visualisations dynamiques qui permettent d'explorer les données à l'aide de filtres et d'analyses approfondies, y compris au niveau des lignes. Ce processus à valeur ajoutée évite la génération fastidieuse de rapports manuels, ce qui permet à vos employés de se consacrer à des tâches plus importantes.
● Entretenez des relations efficaces avec vos fournisseurs
L'analyse des dépenses permet de réduire le nombre global de fournisseurs, de diminuer les frais administratifs et d'entretenir des relations importantes avec les fournisseurs et les fournisseurs stratégiques. En améliorant les relations contractuelles sur la base de données, vous pouvez bénéficier de prix plus compétitifs et de meilleures conditions de paiement.
● Rationalisation des processus et efficacité du cycle « procure-to-pay » (de l'achat au paiement)
Une connaissance approfondie des habitudes d'achat à l'échelle de l'organisation peut contribuer à améliorer les chaînes d'approvisionnement et les processus. Analysez la connectivité étendue à d'autres parties prenantes et organismes publics, tels que les villes, les comtés et les institutions. Évitez les erreurs humaines inutiles grâce à des processus de documentation rationalisés et à une distribution précise des données.
Comment accéder à vos données d'achat
L'analyse des dépenses est intégrée à la plateforme d'automatisation financière de Qvalia. Grâce à notre outil Spend Monitor, vous fournirez aux décideurs des services achats et financiers un aperçu instantané de vos dépenses en temps réel, des catégories générales aux postes individuels, et bien plus encore. Contactez-nous pour plus d'informations.
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